Съхраняване на документи в архива

Ако имате нужда от организацията на архивно съхранение на документи. Ние помагаме организира съхранение на документите в архива. Това, преди всичко, доставка на файлове към архив. при стриктно спазване на съществуващия ред на доставка на документи на архива. В допълнение, за съхранение на счетоводни документи. в съответствие с действащата нормативна уредба в Украйна съхранение на документите в архива. В този случай са налице всички условия за съхранение на документите в архива. Бъдете сигурни, да се вземат предвид периоди на съхранение на документите в архива. Моля, свържете се с нас, ако не знаете как да предаде документите на архива. Фирмата ни се намира в

Съхраняване на документи в архива на предприятието, организацията на архивни документи.

Изисква се от правило №16 схема за съхраняване на документи в предприятията може да бъде, както следва:

Схемата на организацията на съхранение на документи в предприятията

В съответствие с клауза 2.1 от Правилника №16 за съхранение на документи, попълнени в водене на отчетност в предприятията, създадени архиви. Ръководството на компанията осигурява необходимите архивни помещения, оборудване и персонал. Архивът може да бъде създаден като самостоятелно структурно звено, или част от услугата за управление на документацията на. В дружества с малък брой служители, отговорни за работата с архивни документи се носи в офиса на един от обслужващия персонал (т. 2.2 от Правилника №16).

В дейността на архива на предприятието подчиняват на законите и други нормативни актове на Украйна, както и Наредбата за архива на дружеството. (2.3 Регламент №16). Персонала на компанията въведе поста на ръководител на архива. Отговорности Архив на работниците, определени длъжностни характеристики, които се утвърждават от директора (на третата алинея на точка 2.6 от Правилника №16). В допълнение, длъжностните характеристики на някои от другите служители (инспектор на персонала, ръководителят на Службата, чиновник, секретар и т.н.), е препоръчително да се включат разпоредби, които задължават последния да предаде документите на архива на предприятието, които ги подготвят за доставка до държавните архиви и т.н.

Организация на архивни документи включва:

приемане от структурните подразделения на предприятието и съхранение на архивни документи;
контрол на условията на съхранение и валидност на документите, в структурните подразделения на предприятието;
подготовка и съгласуване на консолидирана номенклатура на въпроси, проверка на съответствието в случай на образуване на документи, одобрени от номенклатурата;
предварителен преглед на стойностите на съхраняваните документи, изготвянето и представянето на предприятието запаси проекти на документи на ЕС, свързани с IFA, описите на дългосрочни случаи съхранение lpisey въпроси по отношение на персонала на служителите на предприятия и актове на отказ за унищожаване на документи, които не са възложени на GAF ;
организация в установения ред за ползване на архивни документи, издаване на архивна информация, копия, извлечения от документи и т.н.

От самото начало на доставка на документи в архивите на предприятието те се съхраняват на мястото на образуване на дела, т.е. в подразделения. В малки предприятия за съхранение може да бъде централизирано в офиса на услуги. В работните помещения бизнес трябва да се съхранява във вертикално положение на затваряне шкафове. Издаването на временната употреба на други структурни подразделения или други фирми с разрешение на директора (стр 3.3.2 Правила №16).

Пълно архивиране, са постоянни и дългосрочни (над 10 години) за съхранение, както и персонала на предприятието, се депозират в архива за съхранение и последващо използване. тяхното предаване е само описи работи.

Какви са, като цяло, условия на съхранение на документите в архива?

№16 правила съдържат редица изисквания за архивиране на помещения, електричество и огън архив оборудване, температура и влажност, светлина и санитарно-хигиенен режим, който, архив оборудване, поставяне на документи в архива, както и редът за издаване и проверка на наличието и състоянието на нещата.

архив за съхранение, за да бъдат отстранени от други промишлени, складови и жилищни помещения, свързани със съхранението или употребата на запалими, химическата, хранително-вкусовата и не трябва да се справят с тях общи канали. В допълнение, съхранението е забранено да се положи газ, вода, канализация и други тръбопроводи. В съответствие с стр 8.1.4 Правила №16 в сградата на архива трябва да бъде авариен изход. Външните врати са изолирани метал пространство, извън времето, те са запечатани.

Изисквания за електрически съоръжения и огън архив включват необходимостта от окабеляване само в скрития формуляр за съхранение трябва да бъдат оборудвани с пожароизвестяване и пожарогасене агенти. Забранява пушенето и използването на отоплителни уреди.

Основното изискване за температура и влажност условия е изискването на параметрите на температура (17 - 19 ° С) и относителна влажност (50-55%).

В случай на мухъл в стаи, насекоми, гризачи, дезинфекция и гризачи. Стаите не водят чужди тела, яде храна, размножаване цветове (т. 7.4 от Наредбата за условията архив документи за съхранение).

Задайте правила и изисквания за поставянето на стелажи с документи. Документация за тях трябва да бъде поставен по начин, който прави всяка структурна единица се съхраняват на едно място и са поставени по реда на годишни приходи. В допълнение, тя съдържа изрична забрана върху съхранението на архивни файлове в купчини по пода, первази и други неназначените места.