Написано бизнес комуникация - studopediya
2.1.1. Назначаване на писмена бизнес комуникация
Чрез писмена комуникация обикновено прибягват, ако е необходимо:
- поддържа регистър на съобщението;
- да предоставят писмена основа за обсъждане или доказателство;
- изясняване на сложен въпрос;
- да предадат важна или официална информация;
- изпращане на едно и също съобщение до няколко човека.
На първо място, писмено съобщение - документален запис на информация. Написано документ може да служи като инструмент за бизнес отношения. Но той има и други функции: подбора и представянето на информация, комуникация от разстояние, натрупването и съхраняването на информация, доказателства (ако е необходимо може да служи като доказателство при съдебни производства), което представлява (с реквизити, позволяващи да се определи информацията), планиране (в управлението на сложни и отнемащи време въпроси).
Предимствата на писмени доклади са доста очевидни и са тясно свързани с тяхната традиционна цел:
- да ги използват за записване на информацията, до която може да става позоваване впоследствие;
- те ви позволяват да се планира, изберете и изпълнение на правилните мисли;
- да играе водеща роля при предаването на важна и официална информация;
- позволява да се изразят и договаряне на договорни условия;
- осигурява постоянно "информация отпечатък" на съобщения, като получател може да се съхранява и да ги гледа многократно.
В сравнение с модерните комуникационни канали, писмени съобщения, имат редица недостатъци, които трябва да бъдат взети предвид:
- неспособността на корекции и промени след изготвянето и съставянето на писменото съобщение.
2.1.2. Видове, инструменти, и писмени комуникационни канали
Основният вид на писмени комуникации със сигурност са бизнес писма. В допълнение към бизнес писма, публикации в средствата за масово осведомяване директна поща, постоянно става компилация
доклади бележки, инструкции, заповеди, инструкции, договори, както и подготовка на презентационни материали обикновено съдържат текстова и графична информация.
Има два основни начина за увеличаване на влиянието на писменото съобщение на получателя:
- изпращане на съобщението, използвайки най-различни канали
(Например, комбинация от традиционното изпращане с пощенски
по електронна поща).
2.1.3. Написано комуникативни бариери и как да ги преодолеем
Основните видове комуникационни бариери
1. семантичните пречки: проблеми в разбирането на смисъла или значението на съобщението.
3. Междуличностни, индивидуални бариери: проблеми на психологически климат, ценности и негативните нагласи на участниците за комуникация.
5. икономически, географски и времеви бариери: проблемът на време и финансови ресурси, различни места на организациите, офиси и т.н. и разликата в потенциалите на изпращане на съобщението е получено (времева разлика се дължи на часови зони).
6. Технологични бариери: проблеми на използването на технологии за приемане и предаване на информация.
С изключение на технологично провал продължава човешкия фактор, който може да доведе до повреда или отказ на комуникация. В действителност, комуникационни технологии осигуряват само потребители с едно или други канали, но качеството се извършва с тяхна помощ, комуникация продължава да се ръководи от хора.
Правилно отчитане на силните и слабите страни на всеки получател, съзнателно използване на различни канали, комуникационни бариери могат да бъдат преодолени.
Например, трябва да се съгласите да участва в международната конференция. В тази ситуация, факторите, които могат да причинят повреди комуникация, трябва да включват:
Невъзможност за навременното изпращане на потвърждение за участие, в резултат на повреда хардуер
Практически стъпки за преодоляване на пречките, срещани в писмена кореспонденция
Логистика - част от икономическата наука и сферата на дейност, предварително мет което е организацията на една рационална процеса Adv-zheniya стоки от производителя до потребителя, функционирането на лечение сфера-тура на продукция, стоки, услуги, управление на инвентара, създаване дистрибуцията на продуктите инфраструктура.
В най-широкия смисъл, тези стъпки могат да бъдат обобщени в три препоръки: справям се с получателя, да мислят ясно, да достави умело.
Има няколко начина за намаляване до минимум на риска от провал на подателя комуникация. Определяне на обхвата на съобщението, получателят трябва да помисли и да вземе предвид неговото отношение към публикацията, чака интерес.
Съобщенията трябва да бъдат внимателно разгледани, преди да продължите. Най-полезните методи за формиране и организиране на информация в писмена комуникация е да се структурира текста и използването на графики.
Необходимо е да се използват повече от една среда или канал, за да подсили посланието си, да търсят обратна връзка.
Изпратихме чек по пощата. Ние предлагаме на нашите клиенти с 5% отстъпка. Искам да изразя своята благодарност за.
Вие ще получите нашите проверки по пощата. Вие ще получите 5% отстъпка. Благодаря за помощта.
Правилното използване на думите "вие" и "вашите" съобщение се стига до центъра на вниманието на потребителя.
Има някои общи предложения за това как да се напише кратко: избягване на дълги думи, мулти-фрази думата, ненужни повторения, изтъркани фрази и клишета.
2.1.4. Бизнес писма и тяхното оформяне
Осъществяване под формата на бизнес писмо
Бизнес Писмо -otnositsya за официален бизнес комуникация поле е често срещана форма на оформление и презентация.
Регистрация на бизнес писма трябва да отговарят на общите изисквания на унификация и стандартизация. В местна практика, регистрационните документи писма до ръководството трябва да се съобразяват с ГОСТ R6.30-97. Според изискванията на ГОСТ, официална кореспонденция, проведено с използването на специални форми на имейли.
бланки (хоризонтална или ъгъл) трябва да съдържа следните реквизити 33:
- емблема (лого) на организацията;
- регистрационен номер на документа;
- препратка към номера и датата на входящия документ.
Наличието на тези данни следва да се улесни функционирането
Регистрация и обработка на писма във фирмата получател.
Независимо от предмета и съдържанието, съобщенията, изпратени от дадена организация, разделени в две групи: инициативни и отзивчиви.
Ако проактивен писмено писмо (моля, заявка, предложение, жалба), за удобство на писмото се определя референтен номер, поставени на датата. Предпочитаният вариант настаняване изходящи номера и дати на един ред в горния ляв ъгъл на буквата "шапка" форма, като:
33 Основни елементи - елементи на документа, който трябва задължително да prisugstvovat в него, в противен случай документът ще се считат за невалидни.
Когато пишете писмо на отговор на това, в допълнение към избран номер, трябва да се осигури съответствие на датата и номера на проактивна документ да бъде изготвен в отговор. Референтен номер и дата на буквите инициативните пренаписана.
В допълнение към данните на подателя, писма, дизайнерът трябва да се уточни:
- позиция, фамилия и инициалите на подписващия (в края на буквата под подпис);
- списък на приложения (ако има такива).
Така например, в края на писмото може да изглежда така:
Приложение: Формулярът за поръчка за 2 литра. 1 копие. Поздрави, VI Петров, генерален директор Vers. NM Михайлов тел. (495) 232-55-66
Задължителни данни за получателя, за да бъдат уточнени в писмото:
- наименование на организацията (в именителен падеж);
- името на структурно звено (поименно);
- позицията на получателя (в сменяем);
- фамилия и инициалите на реципиента (в сменяем);
Изготвяне правят писмени искания и жалби
Изготвяне на стандартните претенции
Твърдението - бизнес писмо, съдържащо жалбата на една от страните по договора да му контрагент да не изпълни ангажиментите си към условията на договора задължения. Твърдението обикновено е придружено от изискване за обезщетение на възможни загуби, произтичащи от неизпълнението на тези задължения.
Някои препоръки: в стандартното представяне на текста на иск, изготвен под формата на резюме; искане за конкретно действие се намира в първите редове на електронната поща; необходимо, за да обясни какво е причинило на вземането; в най-учтив начин изрази увереност в разрешаването на ситуацията и поскъпването за изпълнение на заявеното действие. Един възможен вариант на писмо-жалба:
Уважаеми мениджър продажби! Може ли да изпратите "Illustrated речник на Минно-геоложкия университет", за да замени на този, който се върна в приложената парцел? Както представено на 25 май много илюстрации на книги не са правилно оформени, особено на страници от 200 до 256. Копие от разписката за плащането, което се придружава от книга приложен. Ако няма копие от девствена, тя ще ме задоволи възстановяване. подпис Дата
. Kov, намаление на цената, щети (от щетите се наричат също печати (английски искове. - изискване).
1) за основа на искането;
2) доказателства (действа медицински преглед, протокол от изпитване и т.н.);
3) специфичните изисквания на потърпевшата страна.
Подгответе писмена жалба по-сериозно
Жалба - официална декларация за искане недоволство да одобри или елиминиране на причините за недоволство.
Ако проблемите не може да бъде решен със стандартен иск е необходимо да се изготви писмена жалба. Жалбата трябва да бъде ясно и убедително: жалбата трябва да бъде ясно формулирана; състои от къси точки; всички свързани с следва да бъдат споменати подробности по случая; трябва да приложат копия (не оригинал) на всички документи, свързани с делото; предоставя информация за това как да се свържете с автора на жалбата; считат също за валидни в изрази.
По-долу е модел на писмена жалба: