Електронен архив банковата документира нов инструмент за ефективно изпълнение на работата - статии за архиви

Със заповед - свикнали да проверка - готов

Всеки банкер знае стойността на време и пари, но често забравяме стойността на изходния материал, от който работата се състои от кредитната институция. операциите на Банката е неизбежно, свързани с необходимостта от създаване, процес, и по-нататъшното съхраняване на големи количества документи на хартиен носител (мемориални заповеди, платежни нареждания и др.) Проблемът с организирането на голям набор от данни, съхранявани на хартиен носител, се сблъскват почти всички ключови звена на управление на банката :. кредитна и инвестиционна управление на търговията на дребно, управление на касовите операции, управление на валутните сделки и международни плащания и т.н. Как да се организира правилно банкови документи от различни отдели и в същото време с увереност да се срещне с представители на регулаторните органи?

Електронен архив - нов инструмент за широк кръг от бизнес проблеми, които са в дневния ред на всяка кредитна институция. В същото време тя позволява да не само да се реши проблема с физическото съхранение на документи, като ги превръщат в електронен вид, но също така да доведе до фрагментирана поток хартия в пълен структуриран файл, преди сканиране етап. Известно е, че банковите извлечения, често се водят в съответствие с принципа на прословутия български "на случаен принцип": без никаква структура, а понякога и извън закона. В резултат това води до факта, че дясното документът е трудно да се намери (ако не е загубил), а общият брой на документи (сделки с контрагенти, файлове и др.) Са трудни за измерване.

Какви проблеми се решават електронен архив

Електронен архив - технологията на успешен бизнес от въвеждането на тази система в рамките на организацията ни позволява да решим редица проблеми:

• архив за привеждане в пълен ред в зависимост от посочените параметри,
• намаляване на рисковете, свързани с различните проверки,
• повишаване на нивото на защита на банкови документи,
• намаляване на общите разходи за правене на бизнес и подобряване на ефективността на работния ден.

Структурирана организация за съхранение

Често, преди да се пристъпи към преки цифровизацията на банковите архиви. трябва да го попитам ясна референтна рамка, това е, за да възстанови реда. Какво прави той? Структуриран съхранение ще реши няколко проблема наведнъж. На първо място, подредени система (все още) документи на хартиен носител ще улесни търсенето на физически архив в случай, ако имате нужда от оригинала на хартия. Управителят или лицето, което отговаря винаги ще имате представа колко документи, свързани с един отдел или вид договори, съхранявани в архива си. Освен това, при създаването на електронен файл, който има ясна структура опрости, а оттам и за ускоряване на внедряването на системата, тъй като работата по структурирането вече е извършено по време на подготвителната фаза.

Подготовка за одити и проверки CBR

Повишаване на нивото на сигурността на документите

Електронен архив работи не само като база данни, както и хитра система с права приспособима за достъп до определени документи. Всеки служител, подразделение или клон на организацията ще имат достъп само до тези документи, които са отворени за настройките на програмата. Правото да редактирате документа също може да бъде ограничено в зависимост от снимачната площадка на професионални идентификационни данни. Освен това, благодарение на автоматизираната система за счетоводна отчетност на базата на бар-технология за кодиране може да се проследи движението на всеки банков документ.

ефективност растеж работното време

Електронната архива на работата, има едно важно правило: по-малко време един служител прекарва на търсения документ, толкова по-ефективно става време той може да посвети изпълнението на съответните или повече приоритети. Автоматизирана електронни банкови документи архив система ви позволява бързо търсене на изображения с подробностите онлайн и архивно съхранение. Това значително намалява разходите време на създаване, обработка и съхранение на архива, което води до общо повишаване на ефективността на работа.

Контролиран достъп до документи

Намаляване на паричните разходи за правене на бизнес

Възможността за нова система за банката

Преди да започнете да създавате електронен архив в банката, е необходимо да се определят възможностите на електронната система, която, когато се свържете с архива на дружеството, може да се превърне в изискванията за бъдещото архив. Разбира се, не съществува универсален набор от изисквания, но някои типични характеристики могат да бъдат описани като най-съществените за успешното функциониране на архива.

Синхронизация с основните банкови програми

Професионална електронна система архив трябва да бъде интегрирана с ABS, EDS, CRM, ERP и други системи на банката. Тя ви позволява да се работи с електронни изображения на документи в основната програма офицер. Освен това, важно е да се осигури възможност за автоматично повторно ролка / качване / изпращане на документи от ABS в електронен архив в края на всеки работен ден. Документи автоматично се задават атрибути, посочени от клиента (например, банков клон, текущата дата, срокът на съхранение на документи и т.н.). Според резултатите от тази работна програма генерира отчет за броя на документите, качени в архива, който се нарича "Информация за броя и общата сума на първични документи за всеки от тях."

гъвкави настройки

За да получите най-ефективната система, тя се изостри от вашата организация, което трябва да знаете предварително за всички възможни опции и настройки. Различни софтуерни продукти се отличават не само от броя им, но също така и степента на контрол. Някои компании могат да предложат система с широка гама от стандартни опции, други с по-малко впечатляващ списък са в състояние да предоставят възможност напълно да персонализирате системата за себе си. В допълнение, все още във фазата на монтаж на искане на банката на фирмата-изпълнител може да променя набор от модули, например, създаде възможност за генериране на отчети, както и раздела различни полеви програми.

Архивиране на документи

За да се гарантира сигурността на информацията на цялата колекция от документи, съхранени в електронна форма, в някои системи, механизъм за създаване на резервни копия на документи. Система за адаптивни разрешения предотвратява неоторизирано копиране, резервни позиции и достъп до техните архиви.

Стъпка по стъпка: изпълнението на проект архив електронен

Изпълнението на електронен архив банкови документи по проекта включва няколко етапа.

2. Избор на софтуера и програмата за инсталиране

При избора на софтуер, помислете не само характеристиките на програмата, но и надеждността на предприемача. Ако в миналото компанията вече е приложена подобни проекти, това ще увеличи шансовете му за успех в работата с вас. Научете повече подробности за проекта. За да направите това, трябва да се направи среща с представител на фирмата, или да дойде в техните офиси, където ще се демонстрират възможностите на програмата. Днес, много компании предлагат безплатна пробна версия за тестване на електронния архив безплатно. Въпреки факта, че тази версия на функционалната и натоварване обем на документи е ограничен, това ще позволи на продукта, за да влязат в контакт с живо и да оценят своите предимства и възможни недостатъци. Освен това, при избора на софтуер е не по-малко важни характеристики, необходими за изпълнение на работната програма (за даден сървър, DLP и т.н ..).

3. Документ сканиране вход атрибути, признаване документ

Лъвският пай от работата пада върху превода на всички документи в електронен формат за създаване на електронен архив. В зависимост от способността на организацията, има няколко възможности за дигитализиране на банкови документи.

Създаване на собствен отдел сканиране.

За да направите това, вие ще трябва да закупите професионален скенер оборудване (най-вече в онлайн скенери), както и за провеждане на обучението сред служителите и наемане на нов, ако е необходимо.

Предаване на документи за аутсорсинг.

Ако компанията всеки ден, голям брой документи, на сканирания материал може да се организира в банката. В същото сканирането ще се извършва от персонала на изпълнителен директор на компанията. Ако документите са малко и се изпращат до централния офис всеки ден, по-добре е да се прибегне до сканира потребител на услугата. В последния случай, служителите на архива ще превод на документи в електронен формат по периоди (например, веднъж месечно).

Според банката търсене архив Фирмата произвежда OCR електронни образи на документи. Необходимо е да се организира бързо контекстно търсене във всички документи. Процесът е съпроводен с вход за сканиране на документи атрибути в базата данни и тяхното едновременно натоварване в електронна система за архив. Това е голям слой от работа. Всеки документ се определя нейните характеристики на атрибутите (обикновено 3-6), които са влезли в програмата. Поради необходимостта от лечение на широк спектър от данни на този етап най-често свързани машинописки.

4. Обучение на служители на банката работи с електронен архив

Очевидно е, че новата програма изисква обучение на персонала, който ще работи с архив електронна система за банка. Дори и да ви се струва, много прост, а интерфейсът - интуитивен, не бързайте с изводите: Само експерти могат да разкажа за всички възможности на програмата за завършване на работата с нея.

5. Модернизация и завършване на програмата

Бизнесът не стои на едно място. Растежът на бизнеса и нуждите на компанията растат. Поради това може да се случи, че след известно време, банката ще трябва да инсталирате нови софтуерни модули. Най-лесният и евтин начин да се справят с тази задача - обърнете се към фирмата-изпълнител. В процеса на работа с електронен архив също може да се окаже незначителен проблем. Някои компании абсолютно безплатно предоставяне на техническа подкрепа за една година.

Всеки документ има стойност. От порядъка на документите зависи от реда на вашите въпроси. Документацията, която се произвежда всеки ден в кредитната институция, която участва при вземането на важни стратегически решения и при изпълняването на малки рутинни задачи. Ако поръчката на работния плот може лесно да разбере един обикновен служител на отдела, координирано и ефективно работата на цялата организация може да осигури съвременна цялостна решение. Създаване на електронен архив на банкови документи - не е проста задача. Освен посочените по-горе етапи на проекта, е важно да се има предвид подготвителните дейности, които ще помогнат да се въведе ред коренно различни потока от данни. Ако вашите документи на организацията хартия приличат по-скоро на склад от професионален файл с последователна структура, а след това преди да се пристъпи към стъпка го сканирате се препоръчва да се архивна обработка на налични банкови документи, за да ги организират в един масив с добре определени параметри (дата, тип документ , разделяне и т.н ..). Тези работи лесно може да поеме архива на компанията. Имат необходимите знания и богат практически опит, професионалната архивна изпълняват архивна обработка на документи в качеството и в най-кратки срокове.