документация и класификация на документи System - studopediya

Документ (информационен документ), записана в материален носител с подробности информация, която позволява да го идентифицира (определя от ГОСТ Р 51141-98). В допълнение, на документа като документация на продукта, в съответствие с ГОСТ 16387-70, е средство за осигуряване на най-различни начини за специален материал (носител) на разнообразна информация за факти, събития, явления на обективната реалност и човешката умствена дейност. Този документ представлява средствата и начина на обмен на информация в системата за контрол. Трябва да се подчертае, че формата на документа, играе значителна роля като органи за управление на информационната сигурност, и е невъзможно да не се вземе предвид разнообразието от форми и видове документи.

Чрез документиране разбира запис (фиксиране) на информация за различни медии по установените правила. Правна валидност на документите, предвидени от приложимото законодателство, компетентност, издава неговия авторитет и установена процедура за регистрация (подробности на комплекса).

информация, която се определя от факта, че всеки документ, създаден за фиксиране, съхранение и разпространение на информация;

комуникативно, за хартия служи като средства за комуникация между отделните структурни елементи на обществото, особено сред институции;

културни, тъй като документът е средство за закрепване и предаване на културни традиции, които са най-добре се наблюдават в по-голям набор от документи, например, в научната и техническата документация отразява на нивото на научното и технологичното развитие на обществото.

Характерните особености на документа са:

управление, определя, че документът е на средствата за контрол; тази функция надарен с така наречените административни документи (планови документи, счетоводство, организационни и административни и др ..), специално създадени за изпълнението на целите на управление;

юридически, тъй като документът е средство за определяне и промяна на правни норми и правни отношения в обществото; тази функция надарен с нормативни актове, първоначално предназначена за осигуряване на върховенството на закона и правни отношения, както и документи, придобиване на юридическа функция за времето (например, за използване като съдебни доказателства, той може да бъде всеки документ);

разполагат с исторически извор за документа служи като източник на историческа информация за развитието на обществото; тази функция получава само част от документите, представени (приблизително 12-14%) и едва след като документите са да изпълняват задачите си и ще влязат в склада.

В момента ръководството на запис няма ясна научна класификация на видове и сортове на документи, така че често се използва емпирично еволюирала разделение на документи в системата на документация. Под система документация означава съвкупността от документи, свързани помежду си с функционални и специфични знаци, както и за произхода, обхвата, единни изисквания за регистрация и др. Въпреки това, се приема, че който и да е документ, който се създава в масовия институция принадлежи на съответната документация на системата на висшето ниво като негов елемент.

Тъй като ние сме се интересуват предимно от административни документи, осигуряващи управление на съоръженията в организацията и компоненти, всъщност, офис съоръжение, а след това по-отблизо в системата на административни документи. В съответствие с установените системи за българските единствен документация за управление на систематизиране има няколко, като основните са организационни и административни системи, планиране, отчитане, препратките (фиг. 1.2).

Система на организационна и административна документация е да се гарантира изпълнението на организационни и административни функции в управлението, които в тази документация система се открояват, от една страна, действителното организационната документация, т.е. документи като съставна и регулаторен характер, и от друга страна, документите от чисто административен характер.

Учредителни документи разработени и приети, за да се създаде (реформиране) на организацията; те определят и да определи назначаването, структурата, функциите и правния статут.

Polozhenie- правен акт, който определя реда на образуване, правен статут, права, задължения, организация на институцията, структурно звено (услуга); те могат да бъдат типично и индивидуално. Примерните разпоредби са предназначени за един и същ вид организации и бизнес единици. Разграничаване на положението на организациите и разпоредби за структурни звена.

Изявление на организацията - правен акт, въз основа на което бюджетните организации държавни, които са върховните органи на държавната власт и администрация, федералните органи на изпълнителната власт и др.

Харта organizatsii- нормативен акт, който определя структурата, функциите и организации за правата, институции. Общи разпоредби относно подготовката и изпълнението на статута на организацията, съдържаща се в част I от Гражданския процесуален кодекс на Република България. Процедурата за изготвяне и наредби за регистрация на определени организации (агенции) се уреждат от отделни разпоредби.

Нормативни документи обикновено се развиват в рамките на организацията; те регулират дейността на органите на управление, нейните структурни звена и длъжностни лица; основните видове документи са регламентите за структурните звена, по вид на инструкции за експлоатация, длъжностни характеристики, правила и др.

В нормативните документи, основната цел на която е да се предвидят целенасочени дейности за насочване от подчинените звена и персонала, фиксирани административни решения и насоки за тяхното изпълнение. Състав на административни документи, определени от правния статут на организацията и компетентността. Правото за издаване на съответните административни документи ще има ръководството на всяка организация, независимо от естеството и съдържанието на организацията, нейната организационна-правната форма, компетенциите, структурата и други фактори.

Регулаторни документи предоставят решения, отгоре-надолу система за управление от по-високия орган за управление на подчинените, от ръководителя на организацията, за да структурни звена и длъжностни лица. Именно тези документи са средство за комуникация задачи на подчинените си и приложи управление на обекти вертикално.

По отношение на колективното управление на видове административни документи са резолюции, решения и други (например, препоръки), както и условията за контрол на принципа на единство на командването - заповеди, инструкции и други (например, инструкции).

система за планиране на документация предвижда планиране на организацията като основно функции за управление, предназначени да направят работата на организацията възможно най-ефективно.

Планирането се записват в плановите документи, различни по съдържание и форма. Планирани организация документи са разработени въз основа на съответните решения на ръководителите на тези организации; в някои случаи, самите решения могат да бъдат приписани на планови документи. Обикновено, планиращи документи включват в програмата, дългосрочният план, план, график, график и т.н. Програмата за разлика от други планови документи, като правило, се развива в бъдеще, за да се определи и да консолидира целите и основните направления на развитие.

Особеността на плановите документи, е, че те винаги са съставени в определен период от време (управление на цикъл), като една година, половин година, тримесечие, месец или по време на конкретна задача, определена от административен документ. Планови документи, разработени като, ако е необходимо, решения на сложни проблеми, както и за правилното организиране на текущата дейност.

Трябва да се подчертае, че плановите документи след одобрение, както и на изпълнителите изпращат административни документи, поради което не е възможно да се създаде строга разлика между организационно и административно и планиране документация.

Държавната статистическа и ведомствени отчети са представени своевременно съответните териториални органи. По отношение на представянето, тя може да бъде от десет дни, месечни, тримесечни, шестмесечни, годишен. Съответните органи представлява първа инстанция на изготвения доклад и електронно копие на документа.

В допълнение към държавната статистическа и ведомствено докладването във всяка институция, подготвени вътрешни доклади за изпълнението на планове, задачи, инструкцията или указанията на добрите организации на еднократна инструкции. Този вид отчетни документи, изготвен от експерти на отдели и се представя на ръководството на тази организация или родител.

Докладване документация институции се състои от няколко набора от документи: състояние на статистическата отчетност и Междуведомствената докладването.

Основният документ доклад е доклад; тя съдържа информация за резултатите от дейността за определен период от време, изпълнението на дейности, задачи, работни места, и представлява от ръководителя на структурното звено, организация, или по-висша инстанция. Докладите се съставят в общата форма, или стандартен лист хартия. Задължителни реквизити на доклада или удостоверението за отчитане на характера са: име, име на възел (ако това е отчет или сертификат на работните звена), името на вида на документа, дата, номер на документ, мястото на изпълнение, заглавието на текста, подписване, одобрение от страна на врата (на докладите), или резолюция на главата (от характера на помощта за докладване). Докладът може да бъде придружен от обяснителен меморандум и други справочни материали.

Помогнете система документация, предназначена да осигури добри управленски решения, базирани на обективна и надеждна информация. Тя включва справочна информация и справки и аналитична документация, документите, които действат като услуга във връзка с организационни и правни и административни документи. Документи на тази група не съдържат инструкции, не задължават да действат в строго определения начин, както административните документи, и да докладва информация, за да се насърчи да се вземат някои решения, с други думи, да инициира решения за управление ви позволяват да се избере конкретен начин на действие.

Особеността на тези документи се крие във факта, че, като правило, те отиват от долу нагоре от системата за контрол на роба в главата, от началника на отдела за ръководител на организацията.

Трябва да се има предвид, че е показано на фигура 1.2 отразяват видовете документи, въпреки че основните версии на документите, до известна степен, присъщи на всички организации, независимо от спецификата на тяхната дейност, но не изчерпват типологията на административни документи, което предполага по-нататъшно разделение на документи, като се отчита спецификата на областта на дейностите на организациите, в съответствие с метода на документация (дизайн, заключване на данните), чрез коригиране на зрелостта и други функции.

Въпреки това, типологията на административни документи, използвани в различни области (отдели), придобива специфични особености.

организация документи могат да бъдат класифицирани според различни критерии, а именно (фигура 1.3.):

съдържание - R & D, маркетинг, производство, персонал и др.;

от информационния дисплей процес - текст (например, заповеди, инструкции и т.н.); графики (карти, диаграми, диаграми, таблици и т.н.), графични (фотографски, филмови документи);

от носещ материал - на хартия, магнитен носител, фотографски и филм и др.

на мястото на развитието и използването - изходящи, входящи и вътрешен;

от спешността на изпълнение (изпълнение) - спешно и vnesrochnye;

за ограничаване на достъпа - тайна и некласифицирана;

степен на достоверност - оригинали (първи блок или копие), копие (факсимиле или безплатно) и дублира (копие от официалния документ);

на срока на годност - постоянни документи, дългосрочно (над 10 години) и временно (до 10 години) за съхранение;

Въз основа на изложеното по-горе, и в съответствие с ГОСТ Р 51141-98, определяне на вида на документа като писмен документ, принадлежащ на документацията на системата въз основа на съдържанието и целта, класификация на документите е следната. Системата на организационна и административна документация разпределени позиция (за организацията) правилници, наръчници, ръководства, указания (наредби), заповеди, наредби, инструкции и други; документи система за планиране се открояват програми, планове, графици и др. система счетоводна документация предполага наличието на документи, като например доклади, отчет, доклад, потребителски профил, лична карта, баланс и т.н., както и система за справочна документация - наличието на следните документи.

Закон Помощ Обобщение Обобщение обяснителна записка за преглед Списък с доклад