Дневник, като инструмент за ефективно управление на времето

Дневник не винаги се използва по предназначение. Тя може да бъде стилен аксесоар бизнес подложка за случайни записи за съхранение място карти. Това се случва, защото те не знаят всички правила за работа с него. Докато дневника - това е бизнес инструмент, са неразделна част от планирането и ефективно използване на времето.

В главата ми просто няма да се запази

Когато става въпрос за случаи, планиране, някои хора обясняват, че те се използват за "държите всичките си неща в главата ми." Може би някои от тях наистина има прекрасен спомен. Въпреки това, в повечето случаи, човек, който твърди, че той може да направи, без да дневника просто неискрен или съзнателно погрешно.

Ако министърът не е много, това не е проблем. Но веднага след като задачите става по-голям (съзнание обикновен човек може едновременно да работят на обекти 7 ± 2), част от тях не е забравено или изселени. И в хода на обучението по управление на времето, този факт може лесно да бъде потвърдена.

Как съответния дневник в ерата на компютърните технологии?

В допълнение, тренировка във дневника и оформяне с него навик ефективно планиране, можете лесно да преминат към използването на който и да е "притурка".

На второ място, ежедневно бизнес е добре разпознаваем аксесоар. Наличност и използване на дневник по време на преговорите показва, че собственика му - човек, който цени времето си и планиране.

Приличен външен вид на дневника, както и бизнес облекло помага да се подчертае, състоянието и желания ефект от събеседника.

Какво дневник изберете

При избора на дневник трябва да се ръководи от един фактор от личния удобство.

Основните параметри, които се различават една от друга дневници:

Бизнес дневник трябва да бъде не само представителен по отношение на статута, но и приятен за неговия собственик.

Размер зависи от това къде е трябвало да се извърши и съхранява всеки ден, както и планирания брой записи. Малък компактен дневник подходяща за да го носите в джоба си и винаги да имате под ръка. A5 дневник може да се съхранява в куфарче или чанта, тя съдържа твърде много бележки. Както дневника за работния плот, който е много записи, можете да изберете A4.

Наличието на маркери, или специални подвижни сегменти (горната или долната част) на използваните страници ви позволява бързо да отвори текущия дневник страница.

Наличието на датата, на страниците на дневника дава възможност да се планират нещата в дългосрочен план, но трябва да се намери стая в същото време всички задачи за определен ден, в една страница. Недатирана дневник позволява да приемате всеки ден като една или няколко страници, но това не може да записва неща, на определена дата в бъдеще.

Как да работим с дневник

Дневната нужда от ефективни работи за планиране. Тя фиксира планираните цели, както и в хода на изпълнение, те системно се изхвърли.

Използването на такава схема дава възможност за повишаване на производителността, но това не изчерпва възможностите на дневника.

Тя носи максимална полза не е просто компилация от списъка на делата в деня на и спазване на основни правила за управление на времето и да ги използват в работата им с дневника:

Обикновено ориентация задачи на резултати;
Обикновено разделянето на задачи в "гъвкав" и "твърдите";
върховенството на бюджетиране на всички задачи по време;
Като цяло разпределението на задачите в "слоновете" и "жаби";
Обикновено приоритети задачи по разположение;
Като цяло задачите за делегиране и контрол.

Нека ги разгледаме по-подробно.

Обикновено се съсредоточи върху задачите резултати

Цели трябва да бъдат формулирани правилно, т.е. постави в резултат ориентирани начин. По-добре е да се напише "попитам Петрова резултат на търговска оферта", а не просто "повикване Петров".

Ако е направено обаждането, и Петрова не беше там, се оказва, че задачата е направено, но няма продуктивен резултат.

Обикновено разделянето на всички задачи на "гъвкави" и "твърдите"

Има неща, "вързани" за определен период от време (например на среща насрочена за 10 часа, или бизнес среща в три часа следобед), и има неща, които са важни за извършване на определен ден, но това не е от значение по кое време. Съгласно този принцип, всички задачи са разделени на "твърд" и "гъвкави". За грамотен местоположението "твърда" и "гъвкави" задачи в дневника има смисъл да се всяка страница се разделят на две части и празнуват "твърд" Задачата наляво, когато има времева линия, и "гъвкави" на правилните задачи.

Член бюджетиране време за всички задачи,

Всички планираните дейности трябва да се оценява от гледна точка на размера на времето, необходимо за изпълнението им. В този случай, на бюджета е необходимо да положи и време, за да се подготвят за тяхното изпълнение. Например, когато се планира среща, важно е да се разгледа не само очакваната продължителност на срещата, но също така и времето, прекарано в транзит на турнира и гърба.

Бюджетът на дневник време за всяка задача е посочен до съответните задачи. Например, "30 минути" или "2" часа. Удобно, времето на бюджета се празнува писалка с различен цвят.

Обикновено разделянето на всички задачи на "слоновете" и "жабите"

"Слоновете" - мащабна и бизнеса, които трябва да изпълните в части (образно казано, "има слон на парчета, пържоли").

"Слон" да "яде" в поредица от последователни цели и въз основа на "швейцарско сирене": всеки случай от списъка на задачите, включени в "слон", се извършва в произволен ред, "дълбае сирене малки парченца."

"Жаби" - малки и неприятни неща, да отговарят на тази нужда възможно най-бързо.

Невнимание да zadache- "слон" е изпълнен с пиковите работни места, а не яде "жаба" е причина за влошаването на настроението през целия ден.

В дневника на тези задачи могат да бъдат определени, за да се посочи името на човека в пълна или съкратена форма (под формата на първата буква "S" и "L").

правило приоритизиране

Сред планираните за извършване на работи проблеми с различна степен на важност. Започнете решение трябва да бъде с най-важната задача, да преминат към по-малко важно, и т.н. Единствените изключения са незначителни неприятни неща - "жаба". Те трябва да "яде" на първо място, след това преминаване към правене на нещата по степен на важност.

За да се определи значението на делото, Brayan Treysi (1) препоръчва да си зададете въпроса: "Какво мога да получа като резултат от този случай", "Къде ще доведе това?", "Какви ще са последствията?".

Член задачи за делегиране и контрол

Всички задачи трябва да бъдат оценени от гледна точка на възможността за прехвърлянето им на друго лице за извършване на и трябва да се следи за тяхното изпълнение. От особено значение е правилото за мениджъри.

Но делегацията може да се използва под формата на личен споразумение или искания за семейни и приятелски отношения, както и покупки на формат услуги.

Дневникът на делегирания задача може да бъде изразено намаление на "бизнес". И посочването на лицето, на което то е поверено. Ако задачата изисква мониторинг на изпълнението през целия ден, а след това до съответните задачи изисква марка "контрол". Ако задачата трябва да се извърши в определен срок, и сложи следващия път, например, "К 14-30". В дясната колона на таблицата е пример за това: "Изготвяне на доклад за работа с клиенти в последния месец (20 минути) - A1 работи. Romashkova (R). " Това е проблемът, представени под формата на ориентиран към резултатите, т.е. времето на бюджета за нея (на бюджета за проблема и да контролира неговото изпълнение). подчерта значимостта на делото, тъй като е делегирана задачата, на лице, определено фамилно име, което тя делегира и контрол на разходите марка.

Задачата се изтрива само след задържано контрола му изпълнение. Ако това изисква наблюдението на изпълнението и в бъдеще, е необходимо да се определи датата, на която искате да извършват контрол и откриване на съответната страница в дневника, за да направи долната част на страницата, влизането "под контрол", показвайки на художника и цели. Контрол марка е най-добре в различен цвят. Когато зададете в дневника по времето на бюджета делегирана задачата да покаже временен бюджет, което е необходимо за контрол на качеството на проблема и неговото изпълнение (ако задачата трябва да бъде завършена в същия ден, като комплекта).

Като се има предвид тези правила, положението на планиране в дневника може да бъде, както следва (виж таблицата).

Министър планиране в дневника

11-00 за провеждане на среща за закупуване на нов офис оборудване (40 минути) - Най-