Вашият архив на счетоводни документи - нечуплив правила
Марина Rizvanova. генерален директор на одит и консултантска група "Урал съюз"
Най-голям брой документи, натрупани в сметките. И понякога става триизмерен архив, така че новите документи просто няма къде да поставят. Трябва да се вземе решение за всеки проблем може да бъде елиминирана, и които ще трябва да се съхранява в продължение на известно време. В крайна сметка, ако се унищожи документите преди време, че ще има какво да се оправдаят разходите. При проверка на данъка ще премахне разходите и удръжките на ДДС оценени допълнителни данъци, глоби и лихви. Поради това е необходимо да се разчита на срока на годност на безупречно.
Как и колко за съхраняване на документи
Има три наредби, които регламентират срока на годност на ценните книжа:
Оказва се, че да поддържа счетоводна система (първична, финансови отчети и записи) трябва да бъде най-малко пет години. Въпреки това, този срок може да бъде по-дълъг, ако е необходимо по реда на списъка на Министерството на културата (виж таблицата по-долу - .. Имайте предвид, Ед ..).
Как да съхранявате документи
Най-малко пет години (най-малко 75 години в опасни, трудни и опасни условия)
* По време на периода на работа на компанията.
Опазване на данък счетоводни документи трябва да се осигури стриктно в продължение на четири години. Това се посочва в параграф 8 от параграф 1 от член 23 от Данъчния кодекс. В същото време четири години трябва да се брои от деня след края на данъчния период (година или тримесечие), в които компанията е използван този документ.
Така че, ние открихме, че оригиналните документи трябва да се съхраняват в продължение на най-малко пет години. Той е на това изискване е установено в Закона за счетоводството.
В същото време срокът за съхранение на счетоводните документи, данъчни - четири години.
Въпреки това, в някои случаи, инспекторите ще имат право да изисква документи и извън четирите години (виж таблицата по-долу - .. Забележка Ед ..). Аз ще се спра на това по-подробно.
Когато инспекторите имат право да изисква документи извън четирите години
Според загубите, които дружеството води към бъдещето
По време на целия период на прехвърляне загуба плюс още четири години, след като компанията отписа тя напълно
Според отписване на вземанията или задълженията
Четири години след като лош дълг отписва в приход или разход
Дълготрайните активи
В рамките на четири години след:
- дружеството завърши амортизация на обекта;
- тя се прилага;
- изцяло да заличи загубата от продажбата му
Компанията купи актив. Счетоводител го взе за третото амортизация групата и създаде полезен живот, равен на четири години. Ето колко компанията ще се обезценява обекта. След това документите, потвърждаващи първоначалната цена на операционната система, които трябва да се съхраняват в продължение на осем години
Грешки при изчисляването на данъка
Дружеството е длъжно да съхранява документите, удостоверяващи данъчната изчисляване на периода, в който неточността. Срок - четири години след края на периода, в който компанията е поправена грешката
Нестандартни сроковете за запазване на документи ще бъдат от компании, които претърпят загуби в бъдеще. Позволете ми да ви напомня, че организациите, които плащат данъци върху доходите могат да намалят база текущия период на стари загуби. Може да търпи загуби за 10 години от времето, когато компанията ги е получил. Въпреки това, ако организацията ви използва тази възможност, тогава той трябва да бъде хартия, потвърждавайки старата загубата: отчети, регистри и основната клетка.
По-дълъг от стандартния период е необходимо за съхраняване на документи, написани на несъбираеми вземания. А именно, в рамките на четири години след дълга взети под внимание в разходите.
Между другото, това се отнася и за безнадеждни вземанията. Документите по него (фактури, сметки, извлечения и други помирение документи, потвърждаващи дълг) могат да бъдат унищожени само четири години след като компанията е взела предвид дълга към доходите.
Да речем, че сте продали на активите. След това хартията по проекта трябва да се съхранява в продължение на четири години след продажбата или загуба отписване на сделката. Те са необходими, за да се потвърди на остатъчната стойност на операционната система, трябва да вземе предвид в разходите.
Разбира запознати ситуация - за доставчика на покойния донесе документите, и поради това не може да се научи разход в квартала, в който искате. Това няма значение. Такава хартия може да се извърши в текущия период. След грешка при изчисляването на данъка може да бъде коригирано в настоящия доклад, ако заради този данък надплатили (Sec. 1, чл. 54 Данъчно България).
Но за това, което трябва да бъде хартия, потвърждаващ разходите в периода, в който трябва да се разглежда на оригиналните документи. Тяхната безопасност е необходимо да се предвидят допълнителни четири години след като поправите грешка в настоящия доклад (виж например в таблицата по-горе - .. Имайте предвид, Ед ..).
въпрос участник
- Възможно ли е за съхраняване на документи в електронен вид? Например, съобщава. Или те определено трябва да отпечатате?
Самото дружество реши където документите си магазин. На практика повечето организации поставят документите в офиса. Ако файлът е твърде обемист, след това го пуснете в отделна стая. Когато офис пространството не позволява такова, документите се депозират в архива на групата.
дали фирмата е длъжна да възстанови първичен
Понякога една компания губи документи до момента, когато изтече срокът им на годност.
Поради липса на първичните инспекторите могат да бъдат глобени по силата на член 120 от Данъчния кодекс на България (за грубо нарушение на правилата за приходите, разходите и данъчни обекти). В този случай, ако документите са не само един данъчен период сумата на санкциите - 10 хиляди рубли .. и ако за някои - 30 хиляди рубли .. Освен това инспекторите могат да разберат, че поради липса на компания ценни книжа малък от данъчната основа. След това организацията ще се наказва с глоба 20 на сто от просрочени плащания, но не по-малко от 40 хиляди. Разтрийте.
Ако компанията не изпрати документа по искане на инспекторите може да наложи глоба от 200 рубли. за всеки документ (чл. 126 от Данъчно-България). Може би, сумата ще бъде не значително. Но тук важното. Съществува риск, че контрольорите ще включват план за проверки на място фирма, която не ги изпрати на хартия.
Загуба на документи може да доведе до неприятни данъчни последици, така че хартията по-добре да се възстанови. За да направите това, използвайте следния алгоритъм.
На първо място, главата назначава комисия, която ще разследва причината за загубата на документи. При разследването е било акт. Тя информира Комисията, която документите са били загубени и поради каква причина.
В следващата стъпка се поиска копие от документите от насрещната страна или да го направите сами. Например, ако сте загубили документа по сделката, на която компанията е доставчик.
Марина Викторовна Rizvanova - за д .. п. Завършва Vsebolgarsky Кореспонденция финансова и икономическа институт със специалност "Счетоводство и контрол". Успешно доведе одити в големи компании от сферата на жилища и комуналните услуги. транспорта, търговията и др. Той има диплома по МСФО ACCA, един сертификат за одит и диплома носител на "Публикуване" Главен счетоводител "."
Да предположим, че документите Възстановяването не бе успешно. Така например, на доставчика, чиито ценни книжа са изчезнали, са елиминирани. След това се допълва акта, че документите не могат да се възстановят и да определи причината.
Какво да правим с търговия, срок на съхранение е изтекъл
Документи с изтекъл срок на съхранение, трябва да имат правото да се унищожи. Например, те могат да бъдат смазани от дадена машина или разкъсване на ръка.
Но този факт е необходимо да се определят правилата. Трябва да кажа, че заповедите и наредбите, които ще бъдат обсъдени по-нататък, няма стандартизирани формуляри, формите на тяхното произволно.
На първо място, на главата издава заповед за създаването на комисия от експерти. И го прави опис на стари документи.
Едва след хартията избран, те могат да бъдат елиминирани. Ако една компания прави това само по себе си, по някакъв начин се направи акт на унищожаване на документи.
Кратък обзор получава Albina Kashipova