Основните видове административни документи
Като правило, в документа, изготвен на формуляр, в съответствие с приетите стандарти. Формулярът може да бъде определено като лист хартия с него се причинява постоянен хартиен носител или подробности за техните части (подпори - това е задължително знаци, законови или официални разпоредби за определени видове документи). Има два вида форми: 1) за писма; 2) организационно и административно и други документи. ГОСТ 9327, ние сме използвали две форми A4 (210x297 mm) и А5 (148h210 mm) (Фигура 6 и 7.), първата от които притежава ъгловите подробности за местоположение, а втората - надлъжен. Форми на документите трябва да имат полето: от лявата страна - 20 мм от дясната страна и по-долу - не по-малко от 8 mm от върха - най-малко 10 мм.
По-голямата част от детайлите върху документите за вътрешна и външна употреба са същите, но има и някои разлики.
1.Gosudarstvenny герб (за държавните предприятия форми). Неговият образ е поставен на най-горния етаж на административни документи, в съответствие с Правилника за устройството на държавния герб на Република България.
2. Логото на организацията. Нейният образ е също така поставя върху горното поле на документа, но под националното герба.
3. Награди изображение. Въпреки, че това предложение не се отменя досега, но сега той е почти не се използват.
4. Код на Enterprise Организация - Obschebolgarskomu класификатор на предприятия и организации. Изобразени като номера в горната дясна част на документа.
5. Код на документа За K CA - документация за управление на obschebolgarskomu класификатор. Изобразени като номера в горната дясна част на документа.
6. името на министерството или ведомството. Разположен само във формите на публичните предприятия, отдели принадлежност.
7. Име на фирмата (където документът е изготвен). Определен в съответствие с Наредбата за организацията.
8. структурните подразделения. Това показва, ако съответното звено има право да публикува този вид документи. Поставени под името на организацията.
14. Място на препарат или публикуване на документа. Посочени са върху всички документи, с изключение на писмото до ръководството: София или Ленинград регион, Луга.
15. Гриф ограничи достъпа до документа. Изобразява в дясната страна на горната част на документа. С такъв лешояд върху документа може да се използва само по време на работа. "Класифицирана" дава право да се запознаят с него само за тесен кръг от служители със специален разрешителен режим.
Министерство на общото и професионалното
образование България
Служба за чуждестранни студенти
Министерство на общото и професионалното
Българското образование федерации
Служба за чуждестранни студенти
Началник на отдел, NP Голубев
Ръководителят на отдел за работа с чуждестранна
студенти на Министерството на Общото
и професионално образование
Ако документът е изпратен до няколко организации. техните имена са посочени общо следното:
и професионално образование
Трябва да сте влезли Всяко копие на този документ. Word копие на втория, третия и четвъртия копия не са представени.
113833 GSP, София, М-93, бр. Lusinovskaya, д. 51,
Министерство на общото и професионалното
образование България
194156, град София, Гранд
Samsonievsky PR. Ж. 81, р. 35
17. документ Гриф одобрение. Разположен е в горната дясна част на заглавната страница и включва думата "одобрен", длъжност Одобряващото на. личния му подпис и трите имена и дата:
Началник на кабинета
Чуждестранните студенти NP Голубев
При одобряване на поръчките на документа, решения, декларации протоколни врата включва думата "одобрен", на името на документа в инструментален делото, датата и номера:
Заповед на Ректора Sofiyaskogo
State University 10.06.99N 538
среща протокол OJSC акционерите
20. знак за контрол. Ако срокът на изпълнение на документа не е посочено в резолюцията, се определя на един месец или, както е посочено в документа.
22. Оценка на наличните приложения. В присъствието на документа е запис на формата:
Приложение: 5 л. 2 копия.
23. подпис. Това подпори включват: името на лицето, подписало документа, и личен подпис с пояснение:
Подпис AN Ковальов
Ако документът е подписан от двама служители, техните подписи са поставени една над друга, в съответствие с позицията:
Директор на АД "Златоуст" Подписано SN Голубев
Главен счетоводител подпис AF Belkin
Ако документът е подписан от страните на равни позиции, своите подписи са на същото ниво:
Поръчки мениджър ръководител на Търговско отделение
Подпис Подпис B.D.- Malyshev VN Grishechkin
24. съгласие скръб. Включва: думата "одобрен", името на лицето, на което е договорено в документа, личен подпис и трите имена и датата:
Заместник-министър на отбраната
Министерство на отбраната
_____________ BV Яковлев
Лешоядите хармонизация, разположена под подпори "Signature". Подробностите по 17, 23, 24 трябва да посочат реалното състояние на лицето, което поставя подпис. Вие не можете да поставите претекст за или наклонена черта преди името на публикацията.
25. визи. При вида на документа, е необходимо да се постави не само личен подпис, с препис, но също така и датата:
а) ____________ DA. Фьодоров б) Директорът на издателство "Нева"
Подпис ______ _______ R О Bugaev
26. Печат. Редица специални документи, свързани с разходването на средства и имущество, както и друга изисква от приложимото законодателство, отговорният човек подписа трябва да бъде подпечатан (подпечатани, кръгла).
27. Оценка на заверени копия от документи. Марката "True", посочен по-долу подпори "подпис" и заверен от съответната официалното потвърждение, че постави личния му подпис и пълното си име и дата на гаранции:
____________ ръководител на отдела за персонал VS Shkalikov
Когато е необходимо (при издаване на копия на ръцете или да го препрати към други организации) при подписването на увереност се подпечатват.
29.Otmetka за изпълнението на документа и да го изпратите на делото. Тя включва: обобщение на изпълнението; По думите на делото и номера на делото, по който да се съхранява в документа.
30. Оценка на прехвърлянето на данни на носители. Тя се състои от запис "Информацията прехвърлени към носителя на машина", подписано от лицето, което отговаря за трансфера, и датата на прехвърляне.
31. Оценка на документа за приемане. Поставя на дъното и се състои от съкратеното наименование на организацията - получател на документа, датата на получаване на документа и неговия индекс.
Съвкупността от разгледаните данни, които могат да бъдат в даден документ, наречен лекарствения.
Текстът на документа на А4 форми се препоръчва за отпечатване на разстояние половин линия и А5 форми - чрез единен разстояние между редовете. Всички други подробности от препоръчания вид, обикновено чрез един празен ред.
Сами подробности са разделени от разстояние 2-3.
Името на вида на документа, за да бъдат отпечатани с главни букви, с пълно спиране след титлата не е зададен.
Сред административните документи vydedyayut организационно и административно (следователно и по-нататък организационно и административно). Първата група от тях включват: регламенти, структура и брой на система за управление на персонала, набирането на персонал, работни правила и правила за персонала, се прилагат разпоредбите на подразделения на предприятието, длъжностната характеристика. За да принадлежат на административните документи: заповеди, указания и инструкции. Отделно изолира като информационни и справочни документи като акт на протокол, доклад на персонала и обяснителните бележки, сертификат и други документи, и в състава на персонала на предприятието :. Standard трудов договор, форма изявление, характеристики и t.d.Iz подгрупи организационна фокус само върху длъжностната характеристика на подгрупата на административни документи - главно в заповедта, и от подгрупите на справка и за персонала на предприятието - всички изброени по-горе.
Няма единна длъжностна характеристика за работници и служители, които работят в различни компании. Обикновено, специфично указание създадена от служител на обслужване на персонала на компанията, се съгласи с адвокат и одобрена от ръководителя на предприятието. Когато трябва да направи значителни промени, за да го издаде съответната заповед на директора. Ето една възможна форма на длъжностната характеристика (фиг. 8).
Поръчка. Най-често срещаният тип на административен документ, който се намира в практиката на управлението. Поръчка - това е официален документ, който се издава от началника на предприятия и организации (или началниците на отдели), действащ на основата на единство на командването. Заповедта се издава за целите на извършване на определени дейности ", насочени към подобряване на дейността на въпросите, организацията или персонал.
Заглавие на поръчката започва с предлог (около) с добавка на вербална съществително: За назначаването, одобрение ..
Поръчка, както и други административни документи, обикновено съдържа две части констатира и административна. Първият от тях е въведение в същността на проблема. Втората част започва с думата ред, което е отпечатано с главни букви, следвани от нова линия трябва да бъде самата поръчка. Тя трябва да бъде конкретен, ясен, с текста, което не подлежи на различни тълкувания, и посочва актьорите и срокове, както и тези, натоварени с мониторинга на изпълнението на поръчката.
детайлите на структурата на поръчка включва: герб на Руската федерация, министър или името на организацията, вид на документа, както и датата, индекси, местоположение, заглавие, текст, подпис и ако е необходимо - в знак на споразумението. Поръчка проба е показан на фигура 9.
Изхвърляне. Според целта и естеството на този документ е в близост до реда, но това обикновено е публикувана на оперативни въпроси на дневното производство и икономическа и административна дейност на предприятието. Текстът трябва да съдържа: конкретна задача, посочи отговорен изпълнител и крайния срок за изпълнение. Поръчките трябва да се направи, за да се общата форма на предприятието, когато са подписани от директора или негов заместник. Проба за е показано на фиг. 10.
Протокол. Разграничаване пълни и резюмирани доклади. Пълен протокол, ако държи много важна среща, среща, среща. Основната част е заета секции, всяка от които е пряко свързан с точката от дневния ред, се основава на схемата. Чух, говорене, решихме (решено). Последният раздел е най-важното и залозите са строги и ясна формулировка се акцентира върху въпросите за съответствие в процес на разглеждане.
В кратък протокол маркирани само конкретните въпроси, имената на високоговорителите и колективно вземане на решения. Само когато конкретна нужда за кратко протокол може да се направи напълно самостоятелно представяне, или предложения.
Протоколът се подписва от председателя и секретаря на събранието (на срещата).
Проби протоколи са показани на Фиг. 11 и 12.
Закон. Това е документ, съставен от няколко лица в подкрепа на установените факти, действия, събития. Обикновено за изготвяне на доклада, комисионна (постоянен или временен) заповед на ръководителя на организацията. Този документ се издава на бланка на генерала, често се налага единна, форма екран. Актовете могат да кандидатстват за различни поводи: елиминирането на всеки офис, рецепция предаване за всички съществени активи, приемните сгради, инвентар, различни видове инциденти.
акт текст обикновено се състои от три части: 1) въвеждане, където формализирана, посочени в основата на изготвянето на документ, съдържащ списък на лицата, участващи в изготвянето на акта; 2) съображението, който определя целите и характера на членовете на комисията, проведено на работата, резултатите от нея; 3) Крайният (по желание) част, която съдържа заключения и препоръки на Комисията. Акт Един пример е показан на фиг. 13.
Текст бележка трябва да се предхожда от глава, която започва с предлог (около). Вътрешен доклад персонал, издадена на обикновен лист хартия, уточняване на детайлите, подписани от автора, външният - е представена на бланка на общата организация, подписана от нейния лидер. Проба от вътрешния протокол е показано на фиг. 14.
Трудов договор. Както е предвидено в Кодекса на труда на Република България, с идването на работа трябва да е на трудов договор, и в писмена форма. В договора трябва да бъдат посочени:
- бетон работата по определена професия или позиция;
- началната дата на работата и нейното прекратяване (при сключване на срочен трудов договор);
- условия на заплащане;
- отговорностите на предприятието, за да гарантират здравето и безопасността.
Договорът може да бъде определен, както и допълнителни условия, които определят задълженията на страните, например, да напуснат, без заплащане, професионално развитие, различни надбавки към основната заплата и т.н.
Договорът се сключва в два екземпляра, единият от които се съхраняват в предприятието, а вторият - на работника или служителя.
Профил. Този документ, който е под формата попълва идващи да работят. Произведени са потвърдени от документални записи, след което работникът или служителят на отдел персонал, сертифициран правилния подпис и печат. Профил е неразделна част от личното дело (досие) на служителя.