Концепцията на документа и неговите атрибути

Ръководството на документ запис се вижда, в резултат на консолидация (дисплей) на факти, събития, явления от обективната действителност и умствена дейност на лицето по какъвто и удобен начин за специален материал.

Документи фиксиращи (показване) информация, като по този начин се гарантира опазването й и натрупване, способността да се прехвърлят на друго лице, повторно използване, повторна употреба и повтори завръщането й във времето. Те засягат различни области на човешката дейност.

За социалните науки, в зависимост от техните предмет, цели и задачи, в дефиницията на документ, се характеризира с разпределението на някои от отделните страни. По този начин, в правни науки се фокусира върху правния аспект. В резултат на това в документа се появява предимно като средство за документиране и доказване на правните отношения. В областта на управление на документи изучава главно като средство за фиксиране и управление на предаване решения. В историческата наука документи се разглеждат преди всичко като исторически източници, т.е. медии ретроспективна информация.

Документ - сложен обект, представляващ единство и съществена информация (истинско) носител. Разберете същността си - задача, която се решава с помощта на системен подход - методологически тенденции в областта на науката, която се концентрира върху разработването на инструменти, методи на изследване slozhnoorganizovannyh обекти - системи (на гръцки Sistema. - цяло, съставено от части, връзка).

Документът представлява системата - множество редовно свързани един с друг елементи и части като единство определен неразделна формация. Елемент - пределната устройство за разделяне на документа. Разположен на еднородни елементи, изпълняващи функцията на необходимите за съществуването на системата, наречена подсистема. Ако системата има няколко подсистеми, цялата система става сложно.

Концепцията на системата е относително, като понятието елемент. Ако системата счита документ като такава, тя ще бъде съществените подсистемите и материал информация (реални, значителните) компоненти и структурните елементи на документа (покривния лист, капака, свързване и Flyleaf т. Р.), обединени в комплекс цяло. Подсистема документ може да действа и текст, състоящ се от глави, раздели, параграфи. В документа като цяло - е единството на нейните съставни елементи и подсистеми, супер система във връзка с тях. От гледна точка на общите документи, събрани средства органи информационни библиотеки, архиви, книжарници и др. (В зависимост от мащаба на системата) документ става подсистема или компонент.

Документът е сравнително независима система поради наличието на собствените си черти и характеристики, които определят разликата и приликата му с други физически обекти. Знак отразява външни белези; от комбинацията от характеристики могат да включват наблюдавания обект на документа. За разлика от характерната имота отразява на качеството, т.е. присъща разлика документ. Документ се характеризира с всички свойства в същото време (в различна степен техните проявления) и набор от функции на документа във всеки отделен случай може да бъде.

Отличителни черти на документа са:

а) наличието на семантична семантична съдържание. Документът - смисъл на носител, които се определят от последователни предавани знаци.

б) стабилен недвижими форма, която осигурява дълготрайно съхранение на документа, възможността за повече от една (в дългосрочен план) се използва и трансфер на информация във времето и пространството;

ж) завършване съобщение. Откъслечни съобщение напредък не може да бъде пълна документ. пълнота изискване е относително, защото има редица очакване на съобщения, които са от особена важност за научни изследвания (скици, чернови, скици).

а) първично. най-обобщаващи функция на документа - за съхранение и предаване (разпространение) на информацията във времето и пространството;

б) общите характеристики на документа са типични за всички документи, независимо от техния вид и форма:

информация функция - способността на даден документ, за да задоволи нуждата на обществото за информация, т.е. служи като източник на информация и знания. Основният критерий е информационното им съдържание на информационния капацитет на документа, т.е. количеството и качеството на информацията, записана в документа. Има едно правило: колкото повече информация в най-малкия възможен обем. Тази функция се определя от тези показатели като ползата, пълнотата, надеждността, стойността, новостта на информация и т.н. Информация функция е обща за всички документи, без изключение, тъй като необходимостта да се записва информация е причина за нито един от тях. Информация функция има комплексна структура. Тя включва фиксиране, съхраняване, предаване на информация;

документи ориентирани в определена посока: отгоре-надолу (закони, постановления, заповеди, инструкции) и отдолу-нагоре (меморандуми, становища, оплаквания);

двойно действащи инструменти, свързани помежду си (бизнес и лична кореспонденция, договорните документи);

кумулативната функция - способността да съхранява документа, да се концентрират, да се събират и организират информация, за да се запази и за сегашните и бъдещите поколения;

административен или регулаторна функция - извършва се на документи, които са създадени за управлението и процеса на нейното осъществяване (закони, наредби, правилници, наредби, решения, заповеди, протоколи). Административни документи отразяват етапа на управление и се оказва влияние върху обхвата на контрол. Функцията за управление на документи действа основно в нормативната роля като регулатор на различни аспекти от дейността на обществото, на държавата, на организацията;

правна функция - способността да служи като доказателство означава документ, потвърдете някакви факти (данни). Правна функция на първо място трябва официалните публикации (Конституция, закони, наредби), историческите извори, служи като средство за свидетели. Той също така може да включва всички договорни документи, осигуряване на договорни отношения;

когнитивно или когнитивна функция - способността да служи като средство за получаване на знания за документи и трансфер за изучаване на процесите и явленията на природата и обществото. Това назначение документ е да се осигури общо и професионално обучение процес (урок работилница, читателю, и т.н.), както и научната работа (научни монографии, дисертации, изследователски доклад & D);

хедонистична функция - способността да се документира служи като средство за почивка, забавление, рационално използване на свободното време (художествени произведения, книги за изкуство, филми, дискове, магнитни саундтраци и т.н.).

Познаването на документа дава възможност да се разберат функциите на целта (за което е създаден специален документ) и на читателя (за които е създаден документа - за деца, възрастни, професионалисти, студенти и т.н.) Назначаване на документи, за да го използвате най-ефективно потенциал. Целевата читателя и предназначението на документа зависи от естеството на информацията, която се съдържа в него, тип и тип документ.

функции на документи знанието ви позволява да:

правилно разбиране на ролята на информационен документ (за разлика от орално, nedokumentnoy), за да се отговори на различните нужди на общността на читателите;

провеждане на научни класификация и типология на документа (разпределението на документи към различни атрибути на видовете и типовете);

определят най-подходящите начини и средства за производство, преработка, дистрибуция, съхранение и използване на библиотеки, архиви, книжарници, и така нататък г..;

Теоретичната основа на документация, за да се образува своя концептуален апарат, и т.н.

Функции документи не изразяват в един документ, но в комплекс документ, основен документален масив.

Изисквания към формите на документи

1. Документи, са изработени за целта формуляри.
Създава два основни формати празни документи - А4 и А5; позволено да използват А3 и А6 формати на форми в съответствие с ГОСТ 9327.
Форми на документите трябва да имат поле на не по-малко от, мм:

· 20 - наляво;
· 10 - дясно;
· 20 - отгоре;
· 10 - на дъното.

2. Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла хартия или светъл цвят хартия. Заготовки да бъдат произведени на хартиен носител с помощта на офсетов печат или възпроизведени чрез компютърни технологии директно по време на производството на даден документ. Изключения са форми на организации с държавния герб или герба на България България лица, с цел на производството, както е определено в раздел 5.

3. Форми на документите са планирани в съответствие с Приложение A. Твърдите линии показват границите на фиксираните подробности за местоположението зони пунктирана линия - променлива. Всяка зона се определя от комбинация от съставните детайли.

4. Монтирайте две възможности детайли място на форми - ъглови и надлъжни.

5. Подробна информация за 01, 02, 03 се позиционират над средата на подпората 06. подпори 06 се разрешава да имат върху нивото на реквизита 03.
Основни елементи 06, 07, 08, 12, за ограничаване на нивото на детайли 09, 10, 11, в рамките на ограниченията на подробности за местоположението зони, разположени по един начин:

· Align (начало и край на всеки ред на подпори са на еднакво разстояние от данните за местоположение граници площ);

· Flag (подпори всеки ред започва отляво в граничните подробности за местоположението зона).

6. За организацията, нейните бизнес единици, длъжностното лице, установени следните видове документи форми:
· Общ вид;
· Бланки;
· Форма за определен тип документ, с изключение на писмото.

Цялостната форма се използва за производство на всички видове документи, с изключение на писмото. Образува структурно подразделение на организацията или официален проект, в случай, че ръководителят на отдел или служител има право да подпише.

7. Общата форма, в зависимост от устройствени документи на организацията включва подробности по 01, 02, 03 06.
Празни букви в зависимост от организацията на учредителни документи включва подробности 01, 02, 03 04, 06, 07 и, ако е необходимо, за ограничаване на нивото на зоните горната граница на подробности за местоположението 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19. Форма на определен вид документ, с изключение на писмото, в съответствие с устройствени документи на организацията включва подробности по 01, 02, 03 05, 06, 08, 12, ограничителен знак за границите на данните за местоположението на зоните 09, 10, 11, 12; 17; 18.

8. България формира субектите на организации, които имат, заедно с българския език като официален национален език, подпори 06, 07, 12, се отпечатват на два езика: руски и национални, по едно и също ниво на надлъжна форма.

10. При производството на документи в две или повече страници на втория и следващите страници трябва да бъдат преброени. Номерата на страниците са поставени в средата на горната граница на листа.

11. право печатни документи с помощта на обратната страна на листа.

Над името на организацията на съкращение или пълното наименование на организацията-майка, ако има такива.

Имената на организациите на субектите на Руската федерация, които имат, заедно с българския език като официален национален език, отпечатани в два езика (руски и национални) на същото ниво. Име на руски трябва да бъде поставен в ляво и на национално - надясно, ако нормативните актове на субектите на България няма да е друга процедура.

Съкратено наименование на организацията преднина, ако тя е залегнало в основните документи на организацията, и се поставя под пълноценно в скоби или без тях.

Името на чужд език е възпроизведен в случаите, когато това е залегнало в основните документи на организацията, и да го имат по-долу името на руски.

Документът, изготвен от комбинация от две или повече организации, които не са изготвени на бланки. В този случай, имената на организациите да бъдат отпечатани на празен лист хартия и ги подредите според ранга. При обработката на документите на организациите класира имената им, поставени на същото ниво.

Име на подчинените организации, намиращи се под името на майка organizatsii.Esli позволява хардуерни и софтуерни компании, които можете да направите подробности за съвместните форми на компютър.

8. изискванията на реквизит "референтни данни за организацията"

Министерството на правосъдието на Република България Министерство на информатизация и научна и техническа подкрепа

Образцова ОП Ул. Garden, г. 5, р. 12, на Limes, област Kireyevsky, област Тула. 301264

10. Изисквания към датата на документа

11. Процедура за хармонизиране на документи и регистрация на вътрешна и външна координация

Като общо правило, документи, изготвени от организацията, за да им придаде правна сила (подписване, регистрация, ако е необходимо - за одобряване и отпечатване на приложения) подлежат на одобрение. В статията на концепцията; поръчва съответната вътрешна и външна. В работата с документи, преговаря означава предварителна оценка на документацията по проекта и / или съгласие за публикуването му. Matching се извършва в случаите, когато документите съдържат никакви правни норми и е необходима тяхната експертиза за съответствие с действащата нормативна уредба, тъй като те засегне интересите на други организации, служители и т.н.

координация документ на проекта се извършва с организациите и длъжностните лица, които са в съответствие с тяхната компетентност са свързани с въпросите, съдържащи се в проекта на документа. Съвпадение може да се извършва както в рамките на организацията - с структурните звена и длъжностните лица (вътрешна съгласуваност) и отвън - с подчинените си и unsubordinated организации (външна съгласуваност). Порядки издадена виза, външни - печата на одобрение.

Редът на вътрешната съгласуваност на документите

Sight предмет на вътрешни документи и изходящи. На вътрешните визови документи са поставени в ляво на последната страница на първото копие на документа, под подписа, или на обратната страна на последния лист на документа. Второто изпълнение е най-удобен, когато пред очите на административни документи (разпореждания, решения и др.), Тъй като в репродукцията и мейлинг на копия от документа за други организации виза не може да се играе. Изходящите документи (писма, сертификати, меморандуми), подписани от копията на документите, останали в организацията офис работа (т.нар otpuski1), в съответствие със същите правила, както и вътрешните документи. Ако не е възможно да се постави виза документ трябва да бъде отделен лист съвпадение.

Visa включва заглавието на везир личен подпис, пълното име (инициали и фамилия) и дата на наблюдение. Например: