Условия за съхранение на документи

В тази статия са изброени основните точки, които трябва да се обърне внимание, когато създават архив, тъй като правилата за съхранение на документи. По този начин, ние считаме, основните политики за задържане на документ.

1. хартия и мастило

правила за съхранение на документ предполагат, че хартията, на която са отпечатани архивни документи, е физически и химически стабилен в продължение на дълго време. В действителност, това е малко вероятно да бъдат изпълнени условия, както и в използваната хартия днес, повишена киселинност (дървесна маса).

Какво означава това?

Киселинността стимулира хидролизата на химически връзки в целулоза, така унищожаване на хартията. Освен това, модерни мастила често са разтворими във вода и имат висока киселинност. Замърсяването на въздуха също има отрицателно въздействие върху запазването на документи.

2. Основните врагове на хартията

Без съмнение, правила за запазване на документи са написани, за да се гарантира запазването на документи. Кои фактори могат да причинят вреда на документите и как най-добре да ги защити? За да отговори на тези въпроси, ние трябва да разберем какво е особено вредно за документите на въздействието. На първо място, самата хартия е опасен за документа, отпечатана върху нея. Това е по вина на киселинността, която е спомената по-горе.

Пожар - основният враг на хартия

правила за запазване на документи осигуряват настаняване архивни кутии като плътно, колкото е възможно един до друг. С това споразумение, в случай на пожар, огънят се разпространява по-бавно по този начин по-вероятно да запазите документа.

Този огън ще бъде в състояние да се премахнат

Така че, не оставяйте пропуски и пукнатини между кутии и папки в архива. Условия за съхранение на документи също казват: колкото повече разделителите, толкова по-добре. С други думи, според съхранение правила документ, архивни кутии трябва да бъдат отделени от вътрешната страна, документите трябва да се съхраняват в папки и файлове с подходящ размер.

Но не забравяйте за вода

правила за запазване на документи забраняват използването на архив стая с висока влажност. Сурови документи бързо, покрити с мухъл и плесен почистване и възстановяване е скъпо, освен това, не гарантираме възстановяването на документа. Един наистина ефективен метод - е замразяване и изсушаване на лед, но по този начин възстановяването на документа изисква огромни разходи. В случай на потопа ще бъдат ефективни като цяло голям брой бариери и разделители.

3. Кутии за архивиране

Материали, които са опаковани документи да играят важна роля в периода на съхранение на документи. Кутии и папки са предназначени за защита на документи от вредните ефекти на прекомерна топлина, влага, те изпълняват механична функция, а понякога и химическа защита.

изискванията за съхранение

правила за запазване на документи, които се нуждаят от архивните документи се съхраняват в специално определени архивни кутии. Според правилата на съхранение на документи, е недопустимо да съхранява документацията в пластмасови кутии. Също така, в съответствие с правилата за съхранение на документи, документите не трябва да се съхраняват в пластмасови файлове и папки, които не са предназначени за архивиране.

Защо да не се съхранява в пластмасов

С течение на времето, пластмасата се топи неизбежно се придържа към хартията и реагира химически с мастилото. За архивиране на документи, за предпочитане не-киселина архивни кутии и папки.