Това включва подготовка за приемане на делегации абонат издава списание "ръководство

Това включва подготовка за приемане на делегациите? Бих искал да се получи ясна последователен план за действие, така че нищо не е за изпускане. Освен това, аз съм особено заинтересован от протокол част от посещението.

Подготовка за делегацията включва програмата за развитие на посещението на делегация, организацията и провеждането на необходимите мероприятия протокол.

Необходимо е да се разбере от главата на датата (ден, месец) на пристигане и заминаване на делегацията, размерът на сумата на парите, отпуснати за посрещане на делегацията, както и приемане на покани страна разходите, свързани с пътуване и настаняване.

Лицето, което отговаря за приемането на делегацията, разработва и представя на ръководителя на временната програма на посещението на делегацията.

програма на престоя може да включва: среща програма (разговори), на официалния прием на програмата в ресторант, културна програма, социални събития.

В допълнение, трябва да се махна от списъка кани страна на членовете на делегацията, в т. Н. Списъкът на официални членове на делегацията и списъка на присъстващите.

Ако делегацията са включени чужди граждани, е необходимо да се изясни дали визи на посещението, както и да се направи списък на хората, които се нуждаят от подкрепа виза.

Тя трябва да се съгласува с упълномощеното лице на канещото лице:

Институционална уредба относно приемането на делегацията включва:

• резервации на билети;
• резервация хотел;
• отдаване под наем и стая украса, която ще бъде домакин на официалните събития;
• планиране на събития с времето си и продължителност;
• развойни дейности протокол;
• Поръчайте официалния прием в ресторанта; Поръчайте билети за културни и социални събития; посетете на превоз;
• разпределение на задълженията между служителите, участващи в организацията на приемането на делегацията.

В навечерието на пристигането на делегацията, следвайте тези стъпки.

1. Проверете информацията за пристигането (заминаване) на делегацията: мястото, точното време на пристигане (заминаване), самолетни номера.

Уверете се, че билетите, закупени от тях и им гост (ако тарифа носи канещото лице).

2. Изясняване на списъка с официални членове на делегацията и придружаващите ги гости.

Текуща позиция, фамилия, име и презиме.

3. Уверете се, че имате входни визи за гости (ако делегацията включва чуждестранните гости).

4. Потвърдете хотели.

5. Уверете се, че всички необходими поръчките, свързани със събитието.

6. Изяснете маршрут движение и график на движение на транспорта и, ако е необходимо, да информира водачите за промените.

7. Подгответе стаята за преговори, вижте:

• според броя и разположението на мебелите;
• пространствен дизайн (фирмено лого, снимка, растения и т.н. ...);
• техническо оборудване на помещението и състоянието на оборудването:

хартия (преносими компютри) регистрите, химикалки, брошури, календари.

9. За да закупите напитки (алкохолни и безалкохолни), сладкарски лакомства за гостите след срещата.

10. За да се осигури крайната информация за възможните промени в програмата на посещението на делегацията на всички служители, участващи в социални събития.

11. Поръчка допълнително визитки за участници, които получават канещото лице.

12. Поръчка на цветя за пристигане и отплаване (други дейности), ако е в състава на делегацията и / или сред присъстващите са жени.

13. информира главата на извършената работа.

Като правило, работната група е създадена организацията на реда приемане на ръководителя на делегацията (организационния комитет) с разпределението на отговорността за отделните области на подготвителни дейности.

Protocol аспекти, които получават делегация

Протокол - набор от стандартни правила, традиции и конвенции, се спазват в дипломатическия и бизнес комуникация. За да отговарят на стандартите на протокола е желанието да се подчертае статуса на изтъкнати гости и уважение към него хост. Протоколът определя:

• процедура за срещи на делегацията и количествен състав на официалните приветливи и придружаващи лица, в класа на автомобилния транспорт, който се използва за срещи, окабеляване и поддръжка на делегацията;
• Дрес код на лицата, участващи в приемането на делегацията;
• подаване на поръчката на масата за преговори и за банкетна маса;
• използването и разположението на символите страни, именни дизайн карти;
• нивото на културни и социални събития.

Когато ранга на официалното посещение на работата на среща от хоста трябва да съвпада с официален ранг на ръководителя на делегацията пристига. След по-малко официални поводи, ако ръководителят на делегацията идва на главата на компанията, да ръководи делегацията се срещна с депутата може първо лице, който отговаря за ръководството на сътрудничество, ръководителите на съответното структурно звено.

За срещата представител на страната домакин обикновено идва придружен от 2-3 души.

Отвежда гостите до мястото, където живеят, трябва да се каже сбогом на тях във фоайето, като се уверите, че формалностите за регистрация са завършени успешно и за приемането на посещение протокол (учтивост посещение).

Не трябва да се придружи гостите до вратата на стаята, като по този начин ги принуждава кани видян от помещение за чай или кафе.

Според традицията, преди започване на бизнес част на посещението, ръководителят на делегацията пристигна причинява посещение любезното съдействие на ръководителя на приемащата страна. Необходимостта от това посещение е фактът, че в хода на главите си на делегациите укажете на програмата домакин, да се направят корекции в него.

В допълнение, на посещение учтивост да се възприемат и като форма на отговор за посрещане на гостите на делегацията.

Обикновено, на среща протокол проведе в офиса домакин. Гост във фоайето трябва да се срещнат и да извърши за помощник на място (секретар) на главата. Само в случай, че идва много почетен гост, главата му отговаря лично.

В съответствие с протокола на госта се поставя в зоната на масичката за кафе в офиса на ръководителя на организацията. На това място на чест е разтегателен. собственик на офиса седи на един стол, в лявата част на дивана. Ако гостът и лицето домакин седне на дивана, гостът трябва да е от дясната страна на капитана.

не трябва да настани гостите са изправени до прозореца, или да ги вземе, седнал зад бюрото.

Обикновено, посещение протокол продължава около 20-30 минути. В началото на срещата гостите предлагат освежителни напитки (чай, кафе, бисквити, шоколади). Не се сервират Алкохолни напитки по време на протокола за посещение. Инициативата на разговор е в приемащата страна, оставяйки инициативата остава с гостите.

правила за вътрешно изискват от собственика да извърши гости на зала, асансьор или стълбището.

В деловата част на посещението

Като правило, бизнес част на посещението (преговорите), назначен от следващата сутрин.

Делегации към преговорите трябва на входа, във фоайето, за да се срещнат и да носят в стаята, където ще се проведат, представител на компанията разговорите: асистент-мениджър, секретарка, офис мениджър, служител на отдела за протокол.

Важно е, че срещата не е била преговори страна.

В състава на делегацията домакин очакват гостите на масата за преговори.

Седалки на масата трябва да бъде направено в съответствие с общоприетите правила и като се вземат предвид официалните редиците на лицата, участващи. Има няколко възможности за поставяне на участниците в преговорите.

Ръководителите на бюджетни кредити може да бъде поставен в главата на масата, на другите членове на делегациите са разположени низходящ ранг служители (вариант 1). Въпреки това, повечето от ръководителите на делегациите се настаняват в центъра на масата един срещу друг, а останалите участници в разговорите са разположени от двете страни на масата според нивата на клас (вариант 2).

За всяка от тези опции и ако преговорите се провеждат с представители на чуждестранни компании, преводачи са разположени от лявата страна на ръководителите на делегации.

Възможностите за настаняване на масата за преговори

Трябва да се отбележи, че формата на масата, с изключение на протокола има и психологическа стойност.

Например, кръг (или овална), масата създава по-свободна атмосфера, тя премахва различията в статута между преговарящите, затова се използват кръгли (овални) таблици, като правило, когато работят заедно по проект на преговорите, които се мениджъри проведе в средата на ниво.

Културната програма на посещението, обикновено включва посещение на театър, изложби, концерти, музей или обиколка на града. В организирането на културни събития (за предварителна поръчка на билети и автомобилния транспорт, за предизвестие), че е целесъобразно да се изготви списъци на хората, които искат да посетят определено събитие.

посещение Транспортна услуга е в реда на лични превозни средства за официалните лица от делегацията и, ако е необходимо, за придружаващите лица, при определяне на вида (клас, цвят, капацитет) на транспорта за всяко събитие, както и в развитието на маршрута за придвижване.

Обявления за бъдещи номера

Вашият личен избор

Свързани новини