Създаване на фонд за застраховане на документи и използване на фонд на основните правила на обществената

Застрахователни документи фонд е съвкупност от застрахователните копия и е създаден с цел опазване на документи и информация в случай на загуба или повреда на оригиналните документи са неприкосновени и се държат географски отделено от оригинални документи в специални съоръжения на каса за съхранение.

Фондация ползване е колекция от копия на архивни документи на българското фонд извършва на различни физически носители и предназначени да бъдат използвани, за да се гарантира безопасността на оригиналните документи.

Използвайте фонд е създаден:

- едновременно със създаването на застрахователен фонд;

- За да се насочите най-използваните документи;

- в други произведения, включително и разсекретяването на документи, организиране на тяхното използване.

4.10.1. Организацията работи за създаване на осигурителна каса

4.10.1.1. Приоритет застрахован при определяне на стойността или ползата от документите, физическото състояние и интензивността на лечението с тях. От средствата, равни по стойност, са обект на документи приоритетни копиране фондове, които са в лошо физическо (технически) състояние и най-силно се използва, както и цветни филма и снимки, фотографии върху стъкления субстрат.

4.10.1.2. Подготовка на документи за копиране, осигурено в съответствие с правилата на документи, които издават при съхранението (вж. F. 4.6). Тя проверява тяхното физическо състояние, да идентифицират документи с нисък контраст или избледняване текстове, както и документи, които се нуждаят от реставрация и консервация и превантивно лечение.

4.10.1.4. При копиране на застрахователния бизнес, като правило, не са предмет на фугиране. Fancy работи, направени в изключителни случаи, в съгласие с ръководството на архива не могат да бъдат копирани в пълен презредова случай. В края на този въпрос е, преплетени лаборатория или организацията на производството на застрахователни копия отново.

4.10.1.6. Изпълнителят е отговорен за съхраняването на документи, копирани по време на времето, прекарано в лабораторните документи. 4.10.2. Видове застрахователни копия

4.10.2.1. Застраховане копие на документ на хартиената подложка е отрицателен микроформа (микрофилм или микрофиш) 1 - то поколение, направено на фотографски филм съответния тип galogenoserebryanoy чрез фотографиране оптични инструменти.

4.10.2.2. Застраховката е първото копие на филма документира комбиниран копие на оригинала, изработен във филма, съответстващ на вида на метода за контакт печат.

4.10.2.3. Застраховка е копие на снимката документира първото копие на оригинала, направен по филма, съответстващ на вида на метод на размножаване или се свържете с печат.

4.10.2.4. Застраховка Phonodocuments копие е първото копие на оригинала, произведени по метода на магнитен запис лента подходящ тип. На уникални Phonodocuments застрахователни копия могат да бъдат направени на метод механично записване (gramoriginal 1.2).

4.10.3. Set и състава на използването на фонд

4.10.3.1. Spaces фонд, направени в резултат на работата по застраховане Копиране на документи, създадени по задължителен пакет.

4.10.3.2. Задължително използване на набора от фонд включва:

- за хартиен носител документи - един микроформа второ поколение на сребърен халид филм (негативни или позитивни) направени от отрицателни микроформи първата генерация и един микроформа трето поколение, произведени от микроформа второ поколение;

- за фотографски документи - фотографска един положителен и един отрицателен-двойно;

- за Phonodocuments - по един екземпляр от широчината на лентата на 6.25 mm;

4.10.3.3. Редът на използването на копия на документите на фонда, създадени в хода на друга работа, определена архиви.

Използването на фонда да се включат, като правило, копия напълно копирани елементи. Копия от отделните документи могат да бъдат включени в използването на фонда, като част от колекции от документи.

4.10.4. Проверете наличността и условия и технически контрол на каса и използването на фонда

4.10.4.1. Всички застрахователни копия трябва да съответстват на оригинала, както в съдържанието и в броя на външни признаци. копия на застраховката, производителят трябва да гарантира спазването на всички копия, произведени по изискванията на нормативната и техническата документация за застраховка копие.

Всички застрахователни копия преминат технически преглед в лаборатория или организацията на производството, информация за тях, както са записани в Деяния на техническото състояние на копие на каса (във формата, в съответствие с разпоредбите за индустрията).

4.10.4.3. В процеса на съхраняване на копие от застраховка е предмет на:

- проверите наличността и условия, за да се установи действителното съществуване на застрахователните копия на съответствието им с регистрите за данни;

- Технически наблюдение на състоянието и навременно изпълнение на необходими за опазване и превантивни мерки.

4.10.4.4. Технически контрол на каса се извършва веднъж на всеки три години, както и за контрол подлежи на 20% от застрахователните копия на производство всяка година.

4.10.4.5. Резултати от техническите прегледи, записани в акта на техническото състояние на застрахователните копия, което осигурява заключение относно необходимостта и времето на профилактичен и възстановяване на работа и определени срокове на следващия технически преглед.

4.10.4.6. Проверете наличието и използването на държавен фонд се извършва, за да следят за безопасността на копия на документи и организацията на работа за своевременното възстановяване на използване на фонда.

Количеството и честотата на работа, за да се провери наличието и състоянието на използването на копия фонд се определя като се вземат предвид неговата общ обем, композиция, интензивност и честота на издаване на копия на възпроизвеждане, както и условия за съхранение.

4.10.5. Регистрация на прехвърлянето на застрахователните копия за специално съхранение

4.10.5.1. Централизирано съхранение на копия на застраховката осигурява безплатно пространство център-осигурителен фонд (TSHSF) - специална памет на Федерална архивна служба на българската система.

За съгласие за изпращане на застрахователни копия TSHSF архив е превъзходен архивно управление на бизнеса тялото на меморандум за готовност за изпращане на застрахователни копия което показва броя на елементите, от които правят обема на копие от екземпляра (в счетоводните единици, запаметяващи устройства, рамки, кадри , игрово време), техния статус, наличие запаси застраховка фондове и състояние актове. Разрешаващ трансфера на документите за застраховка фондове на каса за съхранение на Център дава Федерална архивна служба на България.

Приемане и предаване на застрахователния фонд въз основа на заповед на Федералния Архивите Закона България (приложение № 25), към което се прилагат:

- Опис на ценни файлове, документи или копие от списъка на делата, документи, които се снимат на каса, или списък с номера на ценни файлове, документи (разпределителното табло);

- инвентаризация прехвърля застрахователен фонд;

- актове на копия на техническото състояние на каса;

- документите, придружаващи транспортния контейнер.

4.10.5.2. Застрахователни копия в местоположението им в процедурата по инвентаризация са поставени в подходяща опаковка за транспортиране, като сериен номерация в рамките изпратен партия и изпратени TSHSF в запечатани контейнери. Придружителният документ за транспортния контейнер, за да покаже своя номер и номера на застрахователните копия от него, подписи на длъжностни лица, отговорни за прехвърлянето.

Деян приемане-предаване на приложения (вж. Стр 4.10.5.1) са поставени в един пакет, който е маркиран "подкрепящи документи".

4.10.5.3. След изпращане контейнери TSHSF архив информира за броя на контейнерите, изпратени и изпращате дата.

Разходите за изпращане на контейнер с застрахователните копия, произведени архив.