Разпределение на счетоводни документи за унищожаване и обезвреждане методи
счетоводни и данъчни счетоводни документи са писмени доказателства за приходите и разходите на организацията, така че бизнес субект е длъжен да организира правилното им съхранение, и след това своевременно унищожаване. Това е възможно само ако срокът на годност и реда за унищожаване на документи. За да разберем особеностите на законодателството и изучава поетапно разпределение процедура на случаите на унищожаване.
Как да се определи срокът за съхранение на счетоводни документи
Счетоводни документи са до 80 на сто от общия документ на организацията. Архивното съхранение и своевременно унищожаване на счетоводни документи - спешна задача за много счетоводители. В основата на правилното познание е унищожаването на документи с правни изисквания, свързани с процедурата и условията за съхранение на счетоводната документация.
Общата процедура за подаване регулира от следните основни документи:
Този списък включва стандартни управление архивни документи, получени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации в изпълнението на един и същи тип (общи за всички или повечето от) ръководни функции, независимо от собствеността, с посочване на срока на годност. Списъкът съдържа групирани по раздели на документи, които могат да бъдат в проектирането на икономически факти от живота организации и неговите указания за кандидатстване. Сред секции, разпределени в списъка, по-специално, има раздел 4, "Счетоводство и отчитане", съдържащ под-4.1. "Счетоводство и отчитане" и 4.2. "The статистическата отчетност и докладване."
Данъчния кодекс задължава данъкоплатците в България в продължение на четири години, за да се гарантира безопасността на счетоводството, данъчните регистри и други документи, необходими за изчисляване и плащане на данъци. Това се отнася за документи, потвърждаващи получаването на доходи, понася разходи и плащания (при източника) данъци. Индивидуални предприемачи, при прилагане на опростена система за данъчно облагане, трябва да отговарят на тази разпоредба, освен ако други условия, които не са предвидени от законодателството.
Ние не небрежно спомена, че четири години - на общи срокове на съхранение. Както по отношение на някои видове документи, данъчното законодателство създава определен период на складиране. Например, той се отнася до документите, потвърждаващи размерът на загубата направени от данъкоплатеца. Кодексът за приходите установи, че тези документи се съхраняват на данъкоплатците по време на целия период, когато тя намалява данъчната основа текущата фискална период на сумата от получените по-рано щети.
Спомнете си, че Данъчния кодекс на България осигурява данъкоплатеца право да носят загуба за бъдещето в продължение на десет години след данъчния период, през който се получава загуба, като документите, удостоверяващи размера на загубата се съхранява от данъкоплатеца в рамките на десет години.
Счетоводни записи на текущата финансова година, се запаметяват в счетоводното обслужване на организацията, както и съхраняването му може да стане или в отделна стая, или затваряне на шкафове в повечето сметки. Тази мярка е насочена към защита срещу неоторизиран лепенки документи. Отговорността за безопасността на документите се лица, назначени от главния счетоводител.
Отговорност за неправилно съхранение на счетоводни документи
На първо място, отговорността за организиране на съхранението на документи на организацията, включително първични счетоводни документи се поемат от главата. Отговорността за безопасността на първични счетоводни документи, счетоводни книги и финансови отчети следва да бъде и главният счетоводител на институцията.
Документация може да се загуби в резултат на природни бедствия или действия на трети лица. Ако документите са изчезнали в резултат на неправомерни действия (кражба, например) на някой друг, този факт трябва да бъде потвърдена от правоприлагащите органи. Загуба на документи, дължащи се на природни бедствия и издава съответните органи. В случай на пожар може да бъде от помощ на Министерството на пожар.
В случай на загуба на първични счетоводни документи ръководител на организацията в съответствие с ал. 6.8 от Наредбата за документите и документира своя ред да назначи комисия за разследване на причините за загубата.
Липса на първични документи, които обосновават отбеляза всеки бизнес сделка, съгласно чл. 120 НК България се отнася за груби нарушения на правилата на приходи и разходи, които се разбират като:
По отношение на отговорността за провала на правилата за съхранение на счетоводни документи, той може да бъде административен, и данък. Както бе споменато по-горе, липсата на първични документи, отчетните регистри е грубо нарушение на правилата на доходите, разходите, данъчни обекти и наказва с глоба в размер от 5000 до 15000 рубли. (Чл. 120 от Данъчния кодекс).
Унищожаване на документи без да се съобразява с условията на съхранението им е незаконно и води до административна отговорност. В съответствие с чл. 13.20 от Административнопроцесуалния кодекс на Република България предвижда административните санкции за нарушаване на правилата за съхранение, складиране, регистрацията или използването на документите, под формата на предупреждение или налагането на административно наказание глоба.
Унищожаване на счетоводни документи и методите на тяхното оползотворяване
Процедура за унищожаване на счетоводни документи стандартизирани и се състои от няколко етапа:
- ценности изпит;
- съставяне на акта за разпределяне на делата на унищожаването;
- физическото унищожаване на документи и изготвяне на съответния акт.
В нея членуват най-квалифицираните на всички съществуващи структурни подразделения на компанията, които могат да оценят историческото и практическата стойност на различните видове документи. Експертната комисия, одобрена от ръководителя на организацията. Това е комисия от експерти в сделките организация с подбора на документи за постоянно и временно съхранение, тя също така взема решение за унищожаване на документи, които срок на годност е изтекъл. Председател на експертната комисия, назначена от един от лидерите, отговорни за документите и архивите.
Тази експертна комисия разглежда стойността на документа. стойност опит - е изучаването на документите, въз основа на критерии за тяхното практическо значение, за да се определи срок на годност, за подбора на постоянно съхранение и освобождаване на унищожаването на документи с изтекъл срок на годност; Тя се провежда ежегодно.
Избраните произведения унищожаване, са включени в "Акта относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват" (приложение 4 към стр. 2.4.1 Основните правила на архивите). Акт относно разпределението на разрушаването, одобрена от ръководителя на организацията. Процедурата за разглеждане на стойността на документи е определен в "Насоки за архивите на правилата за работа на организацията" (гл. 2 "Разглеждане на стойността на документи").
Унищожаване на документи с ликвидация на организацията
Ето защо, ако периодът на задържане не е изтекъл, ликвидационната комисия организира тяхното подреждане и трансфер на държавни или общински архивите по договора.
Ако организацията не е източник на придобиване на държавни, общински архиви, унищожаване на документи се извършва без координация с архивни власти.
Организации, които не се предават документите на държавните архиви, документи, за да бъдат унищожени, се определят само след изготвянето на годишни инвентаризации прегради случаи на постоянно съхранение, както и за персонала - само след одобрение от страна на ръководителя на организацията.
Трябва да се отбележи, че независимо от това дали организацията е източник на придобиване на държавни архиви или не, разпределението на делата за унищожаване може да се извършва от специална (за архив) компания.
Този подход позволява:
- заличава се сведе до минимум рискът от погрешна (злоупотреба) подбора на документите за унищожаване или за своя делегат на трето лице;
- намаляване на тежестта върху отчитането на второстепенни;
- значително подобряване на ефективността на разпределение на делата на унищожаването;
- да се подготвят акта на разпределение на делата за унищожаване в строго съответствие с нормите на законодателството.
Унищожаване на документи с изтекъл срок на годност е задължително формализирана от акта, който подготвя експертната комисия и одобрени от ръководителя на организацията. Законът е единен формуляр (приложение 4 към стр. 2.4.1 Основните правила на архивите).
Актът на разпределяне на делата за унищожаването на вземане на списък с документи, предназначени за унищожаване, с посочване на общи заглавия, както и тяхното количество. В акта се посочи, според някои нормативен документ (и статия), направен унищожение.
В края на акта, за да унищожи запис може да се направи за одобряване на списъка на случаи на персонала на организацията през годините, посочени в акта. Акт относно разпределението на унищожаването на документи, съставени в организацията само след пълно научно-техническа обработка на документи.
Физическото унищожаване на документи. методи за обезвреждане
След избора на документите за унищожаване и направи акта, те са изпратени за унищожение. Организацията може да унищожи документите сами по себе си, или се обърнете към съответния организацията, която е в състояние да рециклира с необходимото ниво на документи за сигурност.
метод унищожаване зависи от индустрията и практики за унищожаване на документи на организацията, както и финансовите възможности на фирмата. Основните начини на обезвреждане на документи с изтекъл срок на годност е shredirovanie, изгаряне и унищожаване на изходните документи. След унищожаването на документи, издаден сертификат на съответната проба.
Изгарянето на документи е идеален за унищожаване на поверителна информация, както в професионален подход само пепел остава на хартия. Привидната простота на подвеждаща много лидери, които забравят за рисковете, свързани с самостоятелно изгаряне документи. Освен елементарен опасност за здравето на работниците и служителите, е вероятно, че хартията не ще изгори сам. Ние не трябва да забравяме, че изгарянето на документи без разрешение от съответните органи е изпълнен със сериозни санкции.
унищожение Кетъринг на документи се извършва от служители на специализирана фирма, които ходят на клиента със собствен оборудване. За тази цел се използват шредера на място, в действителност е един камион-базирани, обикновено 10-tonner. Затвореният тялото намира шредер с висока производителност (до 2 тона на час). Основното предимство на този метод на обезвреждане е minimazatsii риск документи на загуба по време на превоза, като цялата документация е унищожена в непосредствена близост до административната сграда. В допълнение, шредери извън площадката режете хартията, за да позволи на четвърто ниво на сигурност, което значително надхвърля възможностите на офис устройства.
водещ експерт отдел обработка на архивни "Delis Архив"
Бившият ръководител на UNP в Тринити храст Челябинск област Melnichuk не го знам, защото вече и бивши съдии в същото за съжаление не знаят, че едно грубо нарушение на закона води до верига от нарушения. Но като цяло, правова държава, се превръща в един нелеп фарс. В съответствие с това на данъкоплатеца поставя въпроса за ползата от знанието? Или все пак все още остава неотложен проблем: "Горко от Wit"
въпрос: как да се справят с голям обем на временните счетоводни документи. когато няма място за съхраняване и срокове за унищожаване все още не са дошли?
Чудя се кой и одит, инспекция трябва да се извършва? Данък, или нещо такова. И ако 10 години данък не идва, които пазят тези документи?
Данъчно интересуват от 3 години, но по правилата на разпределение на документи до унищожаването на 5 години наляво, а останалата част в коша за боклук.