Работата на главния секретар за организиране на срещи, конференции
Ясно организиране на срещи подобрява ефективността на всички свои членове в най-важната работа на организацията на срещи подготовка на необходимата документация и да я предоставят на всички участници. Секретар организира печат и пощенски материали не по-късно от три работни дни преди срещата на ръководителя на списъка, одобрен от пълна и навременна информация за срещата го прави възможно да се съкрати времето на срещата и приемането на най-мислех ефективни решения. Информира участниците на времето и мястото на срещата записи, ако е необходимо. Навременното други организационни задачи изпълняват от главния секретар в подготовка за заседанията на конференцията или широки с представители на чуждестранни предприятия често.
В този случай, секретар:
Поръчка на покани бюлетин.
Книга хотелски стаи.
За подпомагане на работниците и служителите по време на конференцията, за да установят контакти с високоговорителите, за да се установи контрол върху материалите, получаването и репродукция.
За да решите проблема, ако на заседанието ще бъде в стенограмите.
В навечерието на срещата:
1. Заедно с икономическия отдел персонал гардеробна заседателната зала, съответстващ на броя на местата в залата и да осигури съществуването на борда, креда, показалеца, и така нататък, възможностите за обслужване на оборудването, микрофони, магнетофони, слайд проектори.
Преди срещата:
Самостоятелно или съвместно с други работници, за да се регистрирате участници, ако участниците е известно, използвайте списъците под формата на осем, като този списък се използва за разпределение на материала и поканите.
По време на срещата на протокола се посочва: обсъждане на въпросите, обсъждани, имената, направените разисквания по всеки от въпросите, които взимат решения и срокове.
След края на срещите:
1. Секретарят на препечатки, коригира и допълва текста на срещата.
2. Предоставя за подписване на председателството на протокол от срещата в рамките на един - два дни след срещата.
За да се контролира времето и размера на perepechataniya преписи или записи.
Оригиналите на протоколите, срещите и представен на материалите, съхранявани от секретарка. Време за изпълнение на решението на събранието, се изчислява от датата на заседанието.
Контрол върху изпълнението на поръчките носи секретар на заседанието.
Ако е необходимо, да организира реда на заседателни и развъдни материали (пишете басейн, печат, копиране)
Съгласуване с глава на списъка на лицата, които се нуждаят, за да изпратите материалите за събранието.
Организирайте своята електронна поща в рамките на един - два дни след подписването на протокола.