Работата на главния секретар за организиране на срещи, конференции

Ясно организиране на срещи подобрява ефективността на всички свои членове в най-важната работа на организацията на срещи подготовка на необходимата документация и да я предоставят на всички участници. Секретар организира печат и пощенски материали не по-късно от три работни дни преди срещата на ръководителя на списъка, одобрен от пълна и навременна информация за срещата го прави възможно да се съкрати времето на срещата и приемането на най-мислех ефективни решения. Информира участниците на времето и мястото на срещата записи, ако е необходимо. Навременното други организационни задачи изпълняват от главния секретар в подготовка за заседанията на конференцията или широки с представители на чуждестранни предприятия често.

В този случай, секретар:

Поръчка на покани бюлетин.

Книга хотелски стаи.

За подпомагане на работниците и служителите по време на конференцията, за да установят контакти с високоговорителите, за да се установи контрол върху материалите, получаването и репродукция.

За да решите проблема, ако на заседанието ще бъде в стенограмите.

В навечерието на срещата:

1. Заедно с икономическия отдел персонал гардеробна заседателната зала, съответстващ на броя на местата в залата и да осигури съществуването на борда, креда, показалеца, и така нататък, възможностите за обслужване на оборудването, микрофони, магнетофони, слайд проектори.

Преди срещата:

Самостоятелно или съвместно с други работници, за да се регистрирате участници, ако участниците е известно, използвайте списъците под формата на осем, като този списък се използва за разпределение на материала и поканите.

По време на срещата на протокола се посочва: обсъждане на въпросите, обсъждани, имената, направените разисквания по всеки от въпросите, които взимат решения и срокове.

След края на срещите:

1. Секретарят на препечатки, коригира и допълва текста на срещата.

2. Предоставя за подписване на председателството на протокол от срещата в рамките на един - два дни след срещата.

За да се контролира времето и размера на perepechataniya преписи или записи.

Оригиналите на протоколите, срещите и представен на материалите, съхранявани от секретарка. Време за изпълнение на решението на събранието, се изчислява от датата на заседанието.

Контрол върху изпълнението на поръчките носи секретар на заседанието.

Ако е необходимо, да организира реда на заседателни и развъдни материали (пишете басейн, печат, копиране)

Съгласуване с глава на списъка на лицата, които се нуждаят, за да изпратите материалите за събранието.

Организирайте своята електронна поща в рамките на един - два дни след подписването на протокола.