Помощ подробности за структурата на документа

Състав детайли на документа. ФОРМА НА ДОКУМЕНТ И НЕГОВИТЕ ВИДОВЕ

Всеки документ е носител на информация и съдържа набор от информационни елементи. Цел на тези елементи е неясна: някои от тях да съдържа информация, която характеризира явлението, при които потвърждението на документа, а други носят информация за самия документ, като нейни основни атрибути.

Конвенционална работа в офис, който обект е документът, като цяло, работи в по същество само тези информационни елементи, които характеризират и документ са нейните координати в пространството и времето.

Информационният елемент на документа, описващ документа, неговата цел или мястото, което заема в пространството и времето се нарича подпори.

1 - Държавният герб на Република Беларус;

2 - лого или търговска марка (марка за услуга) на;

4 - документ код съгласно Националния класификатор на Република Беларус 010-95 "единен документ" (OKUD);

5 - В името на организацията-майка;

6 - име на организацията;

7 - името на структурното звено;

9 - комуникация и бизнес данни;

10 - името на вида на документа;

12 - регистрационния код на документа;

14 - място на препарат или публикация;

15 - врата за ограничаване на достъпа;

17 - одобрение лешояд;

19 - заглавие на текста;

20 - знак за контрол;

22 - отбележа присъствието на заявлението;

24 - приложения лешояд;

25 - лешояд хармонизация;

28 - марка на изпълнителя;

29 - марка на заверени копия;

30 - отпечатък върху изпълнението на документа и да го изпратите по делото;

31 - при получаване на марки (регистрация печат на входящи документи);

32 - отпечатък върху трансфера на данни на носители за съхранение.

Помислете за някои от тези данни по-подробно.

Вида на документа - план за класификация, се използва за описание на група от документи на едно и също име (например протоколи - един вид, поръчки - друг вид, актове - трета). Вид на документа в детайли идеята за форма (различни - различни видове), изяснява характера на дейностите, документирани в този вид, като акт на експертиза, получаване на акт, акт на инвентара.

Реквизит "името на вида на документа" - един от най-важните детайли на всеки документ, с изключение на писмо. Индикатор за типа документ предоставя на първия преглед на документа, определена от нея цел, форми, юридическа стойност и характер на представянето на информация.

Документи атрибути определят различни детайли в различни мащаби, те се допълват взаимно и позицията на детайлите на документа до най-малкия детайл.

Така че, с помощта на подпори ", на името на организацията-майка" може да се определи по какъвто и сфера на дейност (индустрия), създаден документа и подпори "код за регистрация" - случай, в който документът ще бъде зашит след контролното устройство ще вземе съответно решение по него. Тази група трябва да включва подробности графично изготвя подробности - "Държавният герб на Република Беларус", "лого или търговска марка (марка за услуга) а", които илюстрират документ, който описва организацията, от която произхожда документът.

Позицията на документа във времето се определя от датата. Реквизит "дата" показва времето на създаването на документа. Дати, придружени от някои други независими детайли - "лешояд хармонизация", "одобрение лешояд", "подпис", "Visa", "отпечатък върху изпълнението на документа и да го изпратите на бизнеса" и др., Т.е. тези, които дават документа необходимата правна сила.

Импресия "марки заверени копия", "подпис", "печат", "одобрение лешояд" удостоверяват автентичността на документа.

Imprint можете да докладвате на документи и друга информация. Така че, отбележа присъствието на заявлението показва, че отделно взети документ все още не съдържа цялата необходима информация, и следва да се разглежда заедно със приложените други документи, или че документът не е независима информация стойност и само информира изпращане на други документи (като придружително писмо).

Наличието на подпори "текст" показва, че става дума за конкретен документ, който е средство за предаване и съхранение на информацията във времето и пространството.

формуляр на документа - набор от данни за официален писмен документ, подредени в определена последователност. С други думи, под формата на документ - диаграма на неговото изграждане, което определя характеристиките на документацията на системата или отделен тип документ.

Всеки документ е дадена информация на мястото, което се определя от формата пробата - особен матрица, съдържаща концентрация свойства и качества на определен набор от организационни и административни документи.

Форма - проба от документа - модел изгради формата на документа, който определя обхвата на формати, полетата, изисквания за изграждане на структурна мрежа и основните реквизити.

Свой собствен набор от детайли, характерни за различни видове документи, което дава основание да избирам индивидуални и стандартни формуляри. Образец - Тази форма, която е характерна за определен тип документ. Индивидуална форма - Форма за конкретен документ.

- подробности форма, които показват на конкретен документ принадлежи орган за управление на организацията. Необходимо е да се образуват, възпроизведено от точното име на контрола, система, която се отнася документът, които могат да бъдат от значение за обжалването на решенията, за създаване кореспонденция по въпроси от компетентността на органите майки;

- на печат, което е още едно доказателство за автентичността на документа. Seal трябва да бъде поставен върху документите, които се съдържат информация за фактите по-специално правно значение за организации на работниците, служителите и другите граждани, както и документи за разходите на пари и материални ресурси, както и други финансови транзакции. Печат се използва за показанията на истинността на копия, както при нормална и в нотариалния признаване на техния произход;

- индекс документ, който е законно съответните подпори, което показва преминаването на документа, предоставен от нормите на стъпките за организация офис предварителна обработка в организацията. Той също така служи като допълнително потвърждение, че документът е легитимен, официален характер;

- се изисква датата на документа за правна оценка на отношенията, възникващи, изменено или прекратено във връзка с изразено в управление на документи тяло. Ако документът е маркиран минало или бъдеще ден (т.е. промяна на дата), реалните отношения, създадени въз основа на наличието на правната стойност на информацията могат да се разглеждат като незаконосъобразно. Пълно или частично липсата на дата, има слабо представяне на този реквизит може да доведе до фалшифициране на датата, добавете или коригиране на дата, месец, година;

- подпис (и) на упълномощени служители е задължително споменаване на документа, с наличието или отсъствието на което е свързано с наличието или отсъствието на празнота в документа. От съществено значение е, че всякакъв вид документи са подписани само от оторизирани длъжностни лица, е в съответствие с инструкциите, заповеди и други актове на разпределението на отговорностите.

Специални правила, свързани с регистрацията на някои видове документи, могат да предвидят, в тяхно присъствие, както и други подробности за групата, които са уникални за този вид документи. За тази цел, инструкции и други нормативни актове за офис организация правят уговорката, че за специални видове документи за установяване на допълнителни задължителни данни като "одобрение лешояд", "белега на заверените копия" и други.

Андрей Рибаков, директор Belobolgarskogo
Изследователски институт за документация
и архиви, Ph.D.