отчитането на библиотечен фонд и проверка

Проверка и регистрация на библиотека събирането на документи е доста отнемащ време процес, който изисква внимателна подготовка. Всъщност, благодарение на неговото изпълнение, ние можем да се гарантира безопасността на фонда

Министерство на културата на Република България е била издадена, което одобри процедура за регистрация на документи, които са част от колекцията на библиотеката. Тази процедура се използва за регулиране на процеса и времето на проверката.

На видовете библиотека инспекция фонд

Проверете библиотечния фонд е на три вида:

В рамките на подготовката за изпълнение на извънредно или планова проверка на ръководителя на културни институции, които е длъжна да издаде заповед, които трябва да бъдат одобрени от комисията.

В тази формулировка може да включва не само на служителите на институцията, но и временни работници, привлечени от други организации. От провеждането на тест изисква много сериозен подход, извършва на няколко етапа, а именно:

• първия етап - подготовка;
• вторият етап - основната;
• третия етап - Търсенето на публикации не е намерен по време на инспекцията на библиотечния фонд;
• Четвъртият етап - на финала.

Прочетете безплатно системата "Култура":

• Как да се създаде показатели за изпълнение?
• Как да се печелят повече точки в независима оценка на качеството
• Не съм спал в продължение на нови професионални стандарти в областта на културата?
• Готов показатели за културни дейци по занятие
• 5 грешки при получаването на описания работа
• Планирайте услуги в областта на културата: какви са вашите колеги са глобени

Стъпка по стъпка ръководство за сертифициране на културните дейци
Свали / изглед >>

Алгоритъм: как да се създаде показатели за изпълнение в областта на културата
Свали / изглед >>

На извършване на подготвителната фаза на инспекцията по библиотечен фонд

Подготвителната фаза на тестване се състои от няколко стъпки, например:

• валидиране на счетоводните документи;
• проверка на целия акт и закърпване в случай на пропуски на откриване;
• избор на най-подходящия метод за анализ;
• ваучери за обучение;
• Членовете на брифинг на проверката на библиотечен фонд и определяне на отговорностите на всеки един от тях.

От самото начало, членовете на комисията да продължат да се провери коректността на такива записи, тъй като книгите инвентарни книги общо счетоводни отписвания актове между проверките, удостоверения от предишни одити и оправдателни документи, отнасящи се до приемането на литературата.

Трябва да се помни, че актовете на отмяната на книгите, които са издадени в периода между проверки, за да се изключи vybyvshuyu литература на инвентарните книги, проверени само чрез случаен.

В допълнение, Комисията трябва да предостави документите и свързаното с тях литература, които излязоха в библиотеката между проверки, включително и входяща и вместо загубили потребители. Членове на комисията проверява дали тази информация на данните, съдържащи се в тази литература в учебниците по опис.

Заслужава да се отбележи, че изборът на метод за изпитване зависи основно от няколко фактора:

• обем библиотека колекция;
• Фонд предлага помещения за настаняване в стая на библиотеката;
• специфичен опит на персонала на културни институции.

Като правило, комисията избира един от двата вида проверки - използване на ваучери или инвентарни книги.

Следващата стъпка е да се подготви ваучерите. Все пак, това е необходимо, само ако членовете на комисията са избрали метода на проверка библиотечен фонд използването на ваучери.

Освен това, членове на комисията провеждат брифинги библиотечни участници проверка колекция, след което определя отговорностите на всяка от тях. В този случай, е необходимо да се вземе предвид обема и с необходимата работна да извършва проверки.

Изпълнение на основния етап от изпитването

С оглед изпълнението на втория етап на проверка на библиотечния фонд, могат да се използват различни методи, като например:

• автоматизиран;
• на инвентарните книги;
• ваучери;
• комбинирани.

Същността на комбиниран метод е, че част от библиотечния фонд, която е на разположение на потребителите се извършват в съответствие с инвентарната книга, и частта, към която читателите са проверки за достъп, използващи ваучерите. Като правило, този метод се използва за оптимизиране на процеса на проверка

Прочетете също и в списание "Референтен мениджър културни институции"

От изпълнението на третия етап от проверката на библиотечен фонд

Ако по време на инспекцията отсъствието на някои от публикациите на библиотечния фонд, беше установено, че на този етап е необходимо да се разбере местонахождението им. Изпълнение на търсене трябва да прекарват с цел избягване на грешки в процеса на проверка и отчитане на библиотечен фонд. Също така, проследяване на книги, които трябва да харчат, и по други причини, като например:

• за да се избегне случайно разместване литература от едно ниво на друго;
• да се идентифицират в неизвестност, докато проверявате обема на потребителите на библиотечен фонд литературни върнати или забавено в ремонт, отмяната и да прехвърля на други звена и така нататък.

Тази стъпка се извършва в продължение на един месец, след което в списъка на заглавия, които не се срещат по неизвестни причини.

На провеждане на заключителната фаза на тестване и регистрация на библиотечен фонд

Последният етап от проверките на библиотечните фондове също се извършват в стъпки. Членовете на Комисията обобщават одита и счетоводството и да се пристъпи към разработването на необходимата документация. На първо място е необходимо да се изготви доклад за проверката, с обяснителна записка и списък на липсващите книги.

Смесен със заключенията на Комисията действат, подписан от всичките му членове, както и списък на липсващите литература предоставя на ръководителя на културни институции за одобрение.

Въз основа на протокола за проверка, изготвен, съдържащ всички заключения и препоръки на комисията. Този документ трябва да бъде одобрен от директора на библиотеката. Членове на комисията включват в доклада на всички свои предложения, свързани с компенсиране на загуби на литература, както и препоръки за предотвратяване на загуби.

Навременното и правилно провеждане на одит ще помогне да се гарантира висока степен на безопасност на библиотечен фонд.

На проверка и библиотечен фонд профил с помощта на автоматизиран метод

Ако информацията за библиотечен фонд в електронния каталог е в списъка, за тестване на изпълнение е най-добре да се използва автоматизиран начин. Поставен върху книгата тагове за радиочестотна идентификация, както и уникални баркодове, значително ще се намали времето за изпитване, се повиши неговата ефикасност, че е лесно да се идентифицира липсващите книги и формират своите списъци.

При използване на този метод се основава преди всичко четенето на информация от електронни устройства, поставени във всяка публикация. След това информацията ще бъде вписано в програмата, която записва факта на проверка всяка книга. При идентифициране на липсващи копия формира списък с тях.

проверка за изпълнение за инвентара книги

Изпълнение на проверката за събиране на библиотека с описа на книгите е труден процес, който отнема много време. В допълнение, интензивното използване на описа на книгите може да доведе до преждевременно физическо разрушение. Ето защо, този метод обикновено се използва в малки културни институции, обемът на библиотечен фонд от не повече от 50 хиляди екземпляра.

Все пак, въпреки сложността на процеса и отнема много време, тя има редица предимства, сред които на първо място е максималната точност инспекция. И ако една институция желае да избере за проверката и отчитането на библиотечен фонд е начинът, по който трябва да бъде включен в състава на такива лица, комисионна, която може да валидира възможно най-скоро.

Най-хубавото е, ако проверката на инвентарната книга проведе в затварянето на библиотеката. Въпреки това, на рецепцията на книги, които се отдават под наем от потребителите, което е провеждано.

Следващата стъпка от процеса на проверка на фонда е да се подготвят таблици с инвентарни номера, че членовете на комисията са подготвени предварително, въз основа на обема на библиотечния фонд. Като правило, се използва една таблица за хиляда екземпляра. Към тази сума на материалните запаси Дода още.

В таблицата по-маркиран инвентаризация брой книги, които са поставени на рафтове или са читатели. По този начин в определена последователност, определена от всички налични публикации, и пише на потребителите форми. След това, трябва да се проверят инвентарен номер на таблицата с инвентаризацията на книга.

В случай на няколко книги на стойност от инвентара, за да се осигури за всеки от тях, отговорен служител. Съвместяване маси с документи, които съществуват в инвентарната книга, разкрива броя на публикациите, сам по масите.

При изпълнението на инспекция проверка трябва да бъде маркиран в инвентарната книга на присъствието на копия в библиотеката. Ако тестът показа, изведените от експлоатация публикации, те се отбележи в таблиците. За тази цел има специална графика, който трябва да носи датата на анулиране и номер на сертификата.

Ако публикацията не е идентифициран на рафта, а в инвентарната книга не следи по него, отписани, данните се вписват в списъка за тяхното разследване или касова бележка. В края на теста се внимание на обяснителния меморандум, който включва списък на публикации, които не са открити по време на сканирането.

Също така в акта въвеждат данните, отнасящи се до броя на документите:

• записан по време на проучването;
• на разположение;
• не се предлага в библиотечния фонд по неизвестни причини.

Задължително е да се посочи датата на акта и акта за изпълнението на предишния брой инспекция.

След изготвяне на доклада, както и списък на публикации, които към момента на тестване отсъстваха по неизвестни причини, този документ се подписва от всички членове на комисията, и при условие, ръководител на културни институции за одобрение.

Ако по време на проверката показа, липсващи документи и в същото време не са определени извършители, загубите, свързани с недостига на отписва в съответствие с действащото законодателство.

Като проверени от ваучерите за библиотечен фонд

Този метод проверява библиотека колекцията не изисква затварянето на библиотеката не изисква целия период на изпитването. В този случай, институцията е затворена само по време на ваучерите за обучение. Но ако това е необходимо, фондът може да се направи с чек и без затваряне на институцията.

В същото време посетителите ще могат да се възползват от само проверени копия на книгата, която се щампова върху чека. Точно същата марка и остави в форми на книгата.

Проверка и регистрация на библиотека събирането на ваучери започва с печат. Подготовката им може да стане по два начина:

Следващата стъпка от тестването на този метод е да се изгради ваучери по реда на инвентарни номера. Сортиране тях най-доброто за всеки 500 номера, използвани стоките сепаратори, на която се споменава "при № ___ № ___».

Допълнителна информация, записана на картата на контрольор, се проверява срещу информацията в инвентарната книга. Това се случва, ако при получаването на ваучери, използвани в непосредствена публикуването на най-много.

Книгата за инвентаризация, бележка е вписано, а картата е на файл. За да се избегне дублиране на процеса на съгласуване, тестван купони могат да се поставят в хоризонтално положение. При проверка в инвентарната книга остане немаркирани инвентарни номера, те трябва да бъдат включени в досиетата на липсващи издания за по-нататъшно разследване.

В този случай, ако талоните за контрол са съставени въз основа на данни, получени от описа на книгата, те трябва да се синхронизира с литературата, пуснати на стелажи. В този случай, както в картата, и в публикацията са поставени на определени марки, показващи проверка.

След проверка на всички данни на медиите, включени в листите, е необходимо да се определи в инвентарната книга. Тези купони, на които не маркировка, струва си да се оттегли от картотеката и ги използва, за да създаде списък на документи за по-нататъшно разследване. На рафтовете с одитираните книгите, пуснати на знака за проверка.

Както и при другите методи за проверка на библиотечния фонд, провеждане на счетоводството и проверка на ваучери за финализирането на акта с обяснителна записка и приложението към него списък на липсващите литература.

В закона се записва информация за броя на документите, които са били разкрити по сметката, както и документите на разположение и липсва част от фонда по неизвестни причини. В допълнение, в акта на полов акт фиксиран брой предишната проверка и датата на неговото прилагане.

Членове на комисията подпише акта, след което той е работил за одобрение на директора на културните институции. библиотечен фонд се отписват в случай, че по време на одита бяха установени липсващи документи, както и да се идентифицират извършителите в тяхно отсъствие е невъзможно.

Прочетете в следващия брой на "Референтен мениджър културни институции"