Организация на архивни документи

Начало> Статии> Организация на архивни документи

В хода на търговска дейност на всяка фирма, винаги генерира информация данни в хартиен или електронен носител в определени количества. При завършване на времевата рамка на автентичността им, те се организират, се провежда от архивни документи.

Сортовете на архивни документи

Държавните институции трябва винаги да се отнасят случаи до архивно съхранение изключително в специалните сили архивен фонд на Република България. А търговски структури имат богато разнообразие от начини за съхраняване на документи.

Що се отнася до фирми имат свои собствени форми на работа, на следните критерии:

Дати директен съхранение на документите определя само политика офис на организацията, тоест, до момента, когато нуждата е преминал значението на ценните книжа.
Наличието на ограничен период от време на съхранение, която е показана в положението на списъка - 1, 2, 5 и 10 години. В този случай, на самия архив е в офиса.
Законодателство използването на хартия, организации, ангажирани в търговски дейности, както и вътрешно-фирмени разпоредби, които определят процедурата за постоянно съхранение на документи.
Това даде възможност както на мястото на архивите в клоновете на специализирани услуги, както и организирането на система на нещата в компанията.

Процедурата за архивиране

Организация на архивно съхранение на документи в компанията трябва да се извършва в местните райони или специални зони. Важно е да има система под формата на кутии, архивни папки, кутии и профил - Каталог рафтове, стелажи. В тази книга, която има особена стойност, а тези, които са с висока търговска стойност, задължително се поставя в метални каси, където има касови брави. Когато сроковете изтичат, упълномощеният служител на фирмата извършва документи за ликвидация и прави акт на разрушение.

Ако съхранение се изисква за неопределено време, процедурата за финансиране се извършва, след прехвърлянето на дела на специални институции.

Изисквания за организация на архивни документи

Архивиране на документи предполага известна версия на систематизирането на ценни книжа в компанията, която ви позволява да следват всички съответни разпоредби и законодателство, за да се предотврати загуба на важни данни.

Архив функция в специална сграда или в изолирана стая. Неговата организация не е разрешено в помещения с висока влажност и повишена отопление. Също така, той не може да бъде в близост до хранителни услуги, химическата и хранително складове.

Компанията, която се занимава с поставянето на архивите трябва да има хранилище за клиента документи за изследователски съоръжения. Също така в стаята трябва да бъде включен, когато вземат хартията, осъществяват своята аклиматизация, тук може да бъде временно медии за съхранение.

Изисквания за ценни книжа за съхранение

Организация на архивни документи изисква стриктно спазване на следните правила:

безопасност във всяко едно отношение - самото помещение трябва да са устойчиви на огън, както и защитени от възможни наводнения, човек трябва да има авариен изход;
в стаята се трябва да бъде на тръбопроводи, оставя само тези, които са изолирани от защитните устройства или материали;
в архива могат да се скриват само кабели и свещи херметични гнезда;
Не е разрешено да се използва огън и всякакви отоплителни уреди в архива, както и да се съхранява там храна, както и други чужди тела;
стаята трябва да е метал стелажи мобилен или стационарен тип.

Шкафове, настанени в хранилището трябва да отговарят на редица специфични изисквания. Например, основният пътеката трябва да заема не по-малко от 1.2 m, между рафтовете. - 0.75 m разстояние от рафтовете, които са успоредни на стената на външната стена трябва да бъде равна на най-малко 0.75 m и между края и стената. релса трябва да бъде по-голяма от 0,45 т. на долния рафт на всеки рафт от пода трябва да бъде на разстояние от 0,15 т.

На рафтовете самите документи има само в пакети или кутии. Не позволявайте на документацията на пода или на перваза на прозореца в не разглобявана.

Стелажи е необходимо да има само перпендикулярно към стените с прозорци и батерии. Разстоянието от топлинния източник на стелажа или полето трябва да бъде по-голяма от 0.6 m. Адхезия стелажи до същите източници на топлина и външните стени не са разрешени.

Как да съхранявате документи

Светлината в стаята, където се съхраняват архивите, може да се организира като изкуствени и естествени средства. Ако има само естествено осветление, важно е да се елиминира напълно пряка слънчева светлина, върху хартията. За да направите това, да виси на прозорците плътни пердета и завеси.

Изкуствено осветление - това е крушките с нажежаема жичка, които са необходими в затворени абажури. Ако използвате флуоресцентни оборудване, по-добре е, че те са инструменти с малък UV спектър.

организация за съхранение на документи винаги включва поддържане на подходящи температурни условия и влажността. медии хартия се съхраняват при температура от 17-19 ° С и 50-55% влажност. Ако данните е на филм медии, влажността на въздуха трябва да бъде 40-45%, температурата на черно-бели филми - около 15 ° С, за цвят - 2-5 ° С Ако информацията се поставя върху магнитни ленти и дискове, диапазон на влажност 50-65% и температура 15-20 ° С е идеално.