Описание на длъжността административен сътрудник

I. Общи положения

1.1. Наемането и освобождаване от длъжност на административен сътрудник извършва по реда на генералния директор.

1.2. Основните задачи на административен сътрудник е организационна и документация подкрепа на дейностите по управление на дружеството, както и подобрено управление на документи.

1.3. Офис асистент докладва директно на ръководителя на административния и икономически отдел на Службата на материална и техническа помощ, а в негово отсъствие - администратор на отдела за поддръжка на Службата на материална и техническа помощ.

1.4. От липсата на административен асистент (бизнес пътуване, ваканция, болест и т.н.), неговите права и задължения се прехвърлят на длъжността секретар рецензент, който се назначава със заповед на генералния директор.

1.5. Административен асистент се ръководи в своята дейност:

- Българската Конституция;

- Български граждански кодекс;

- Кодекс на труда на Република България;

- Инструкция за реда на трудовия стаж на книги на предприятието, институции, организации, подзаконовите и методически материали RF Министерство на труда;

- Несъстоятелност. Основните разпоредби. Основни изисквания към услугите за управление на документи и записи;

- Типично инструкция за управление на документацията във федералните органи на изпълнителната власт;

- ГОСТ R51141-98. управление Records и архивни термини. Термини и определения;

- фирма архив (НПО). Пособия и примерен списък на документите, представени в работата на неправителствени институции, с посочване на срок на годност;

- Единна система за управление на записи състояние;

- Правила и инструкции Rosarkhiv;

- Инструкция за офис на Дружеството;

- вътрешните правила за труд на Дружеството;

- Поръчки, резолюции на ръководството на Дружеството;

- Това описание на работни места.

1.6. За позицията на административен сътрудник се назначава лице, което има висше професионално образование, без да изисква стаж или от лице, което има вторичен (пълен) образование и специфично обучение на инсталираната програма и професионален опит от поне една година.

На административен сътрудник, отговарящ за следните функции:

- получаване, изпращане и регистрация на входяща и изходяща кореспонденция;

- подготовка на проекти на документи, по заповед на генералния директор;

- контрол на качеството на представените документи за подписване на генералния директор;

- контрол на изпълнението на документи и заповеди;

- организация на работата получаване на генералния директор;

- документиране на дейността на консултативни органи;

- развитие на местните разпоредби за поддръжка документален филм на Дружеството;

- организация на документите в офиса на работа;

- организация на безхартиени услуги генерален директор.

III. ЗАДЪЛЖЕНИЯ

3.1. изпълняват технически функции за осигуряване на експлоатацията и поддръжката на генералния директор на Дружеството или неговите клонове;

3.2. Тя получава и регистрира кореспонденция, вписано в регистъра за входящи документи, в съответствие с резолюция директори на Дружеството или негови звена прехвърлят документите за изпълнение;

3.3. след преминаването на документи, той ръководи изпълнението им;

3.4. осигурява необходимата информация за регистрираните документи;

3.6. Той гарантира безопасността на документация преминаване услуга;

3.7. Той получи информация от офисите на служители за генералния директор, като ги призовава за негова сметка;

3.10. Тя работи по подготовката на заседанията или срещи, проведени от генералния директор (събиране на необходимите материали, участниците време уведомление, място, дневен ред на заседанието или заседанията и запис), и е регистрирано в протокола;

3.11. извършва печат и копиране работа;

3.12. след предоставянето на генералния директор на канцеларски материали, офис техника означава, създава благоприятни условия за ефективната работа на главата;

3.13. приема документи за подпис на генералния директор;

3.14. следи за качеството на обучението, правилната подготовка, проверка и одобрение на представените документи за подпис от генералния директор;

3.15. контролира изпълнението на документи и указания на Генералния директор на ЮНЕСКО приема оперативни мерки за качествено и в срок на тяхното изпълнение;

3.16. организиране на приемането на посетителите, да се улесни бързото разглеждане на искания за представяне на предложения и служители на дружеството;

3.17. Той поддържа регистър на забавяне от персонала на компанията, за да работят;

3.18. всеки месец, да представи доклад за разтакаване с работници и служители;

3.19. провежда график за работа на водачите;

3.20. разглежда въпроси, свързани с проектирането на покани, визи, паспорти, книга и закупуване на билети за служителите, намаляване в командировка;

3.21. Той влезе във владение на структурните подразделения на документи на дружеството, пълно водене на отчетност;

3.22. участва в разработването на случаите, номенклатури, проверява валидността на образуването и регистрирането на случаите, когато те се прехвърлят в архива;

3.23. в съответствие с приложимите правила криптира случая;

3.24. организира и е домакин на делото, то се съхранява регистър;

3.25. изготвя обобщен списък на случаи на постоянни и временни време на съхранение, както и актове за прехвърляне на дела на държавното съхранение, отписване и унищожаване на документи, които периодът на складиране, е изтекъл;

3.26. участва в разглеждането на стойността на архивни документи;

3.27. Тя осигурява резервни копия и документи, необходима информация се основава на наличната информация в архивните документи и поддържа регистър;

3.28. съветва персонала във връзка с подготовката на делата за доставка до архива.

Административен сътрудник има право да:

4.1. разработване на процеси за работа с документи, основаващи се на използването на организационна и компютърна техника;

4.2. искане от структурни звена на компанията, необходими материали и обяснение на причините за края на задачи и управление на поръчки;

4.3. преглед на документите и да ги изпращате на ръководителите и специалистите на дружеството;

4.4. представя на ръководството на предложения за подобряване на съвършенството на формите и методите на административно работа чрез използване на електронно оборудване;

4.5. изисква ръководството да създадат нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на документацията на персонал;

4.6. работа с документи, които са маркирани като "само за служебно ползване";

4.8. визуализация на документи и определи кои от тях могат да бъдат прехвърлени към изпълнителите, избягване на генералния директор;

4.9. организиране и приоритизиране приемане на посетителите;

4.10. да се изисква спазването на правилата за работа с документи в структурните звена на Дружеството;

4.11. прави препоръки за намаляване на междинното документация и оптимизиране на работата с документи на Дружеството;

4.12. разработване на стандартизирана система за документиране, карти за оценка на документи, списъци на документи;

4.13. да взема решения и да одобрят документа в рамките на своята компетентност;

4.14. прави предложения за подобряване на работата с персонала;

4.15. поиска обяснение в писмен вид от страна на служителите, които нарушават трудовата дисциплина;

4.16. изискват документи за завършване изпълнители, изготвени в нарушение на правилата за изготвяне и регистрация на документи за персонала;

4.17. работа с документи, които са маркирани като "Поверително" или "търговска тайна".

V. ОТГОВОРНОСТ

Административен асистент е отговорен за:

5.2. своевременното изпращане на изходяща поща;

5.3. качеството на представените документи за подписване на управлението на Дружеството;

5.4. безгрижни, небрежно отношение към регистрацията и управлението на документи;

5.5. късно предаване на информация на генералния директор;

5.6. безопасност на изходящи, входящи и вътрешни документи;

5.7. разкриване на информация, представляваща търговска тайна на дружеството и друга информация, която е станала известна по време на работа;

5.8. оборудване за безопасност, предвиден да му от Дружеството да изпълнява своите функции;

5.9. нетактичен отношение към служители на Дружеството, други граждани, които са подали молба до административния сътрудник;

5.10. неспазване на тези инструкции.

VI. ОТНОШЕНИЯ в пост

6.1. с генералния директор - на документален филм и недокументирана поддържане на дейността му;

6.2. с отдела за поддръжка - по въпроси от административен асистент канцеларски материали и необходимото оборудване;

6.3. с всички подразделения на фирмата - за управление на записи.

VII. Оценка на изпълнението

7.1. Основният критерий за работата на секретар референт са бързина и старание.

VIII. Определение от описания редакция на работни места

8.1. Това ръководство може да бъде преразгледана в следните случаи:

- променя Структура на компанията;

- промените документален технология поддръжка;

- променят функциите на секретар на референта.