Как да се съхранява и да унищожи документи, както и какво да се прави само ако са загубени

Всички, без изключение, на организациите в процеса на трупат документи - първични клетъчни апарати, счетоводство, отчитане. Техните фирми трябва да поддържат определен период от време и по специален начин.

Аз ще ви кажа как да се съхранява документи, какво да правят, ако са загубени, и как да ги унищожи. Ние се фокусираме върху това, което трябва да бъде издаден в такива случаи форми.

Първите въпроси, които възникват всеки счетоводител: къде и как да се съхранява на първични и други документи? Тук всичко е просто и трудно в същото време.

За да се създадат необходимите условия за съхранение на счетоводни документи в компанията, организира архива. В зависимост от обема на документите, тя може да бъде както самостоятелно структурно звено на организацията и отдела, като част от живота в офиса. правила за запазване на съветват изрични в каквито и да било вътрешни актове на дружеството. Например, това може да е позиция на архива (виж примера по-долу - .. Имайте предвид, Ед ..).

Ще обръщаме внимание на няколко важни точки. стриктни отчетни форми в Vault, метални шкафове или специални съоръжения, за да им се даде възможност да се гарантира безопасността. Касов ордер, отчети за разходи, банкови извлечения и за свързаните с документи се събират в хронологичен ред, и шият.

Документи, маркирани с "търговска тайна" се съхраняват на сигурно. Що се отнася до другите документи, те пазят в специални помещения или затворени шкафове под отговорността на хората, които е разрешено да главен счетоводител.

Фактурите се записват в бордовия дневник, в хронологичен ред. И не пази записи за най-малко четири години от последната дата на влизане в тях.

Семинар участник

- Какво ще стане, ако не успеете да се съобразят с процедурата за съхранение на документи?

- Много е вероятно, че инспекторите ще глоби фирмата. Така че, ако липсват счетоводни документи, той се счита за грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите. За negostatey 120 NC България предвижда данъчно задължение в размер на до 30 хиляди души. Разтрийте.

В допълнение, за всеки unaccorded по искане на документ дружеството данък ще плащат 200 рубли. (Чл. 126 от Данъчния кодекс).

Но това не е всичко. Съдът по искане на инспекторите могат да налагат на длъжностни лица от дузпа за нарушение на реда и условията на съхранение на документи със скорост от 2 до 3 хиляди души. Разтрийте. (Гл. 1, т. 23.1, стр. 15,11 Административен кодекс).

Но в някои случаи и на хартия ще трябва да се съхраняват по-дълго. Например, документи за закупуване на дълготрайни активи трябва да бъдат в компанията през периода, докато обектът е регистриран в сметката. И това може да бъде 10-15 години, и в продължение на дълъг период от време.

Ако една компания декларира загуба, тя ще трябва да се пазят всички документи, доказващи техния обем. Това трябва да се прави по време на целия период, докато организацията носи отрицателен финансов резултат в бъдеще (стр. 4 на чл. 283 от Данъчния кодекс).

загуба на хартия в първичните и други документи,

Сега предполагам, че документите, потвърждаващи отчитането на сделки, са били загубени. В този случай, не забравяйте да се вземат мерки за разследване на причините за загубата и възстановяване.

Първото нещо, което един служител, открил загубата, за да напишете бележка в свободна форма.

Въз основа на бележката Подредете подписан от ръководителя на назначаването на комисията за разследване на изчезването. Ето един примерен модел на такъв документ (вж. По-долу. -Primech. Изд.).

И накрая, резултатите от комисията Подредете акт (виж по-долу образец - .. Имайте предвид, Ед ..).

Какво става, ако по време на работа на комисията ще изисква данъчните документи, които са били загубени? Резултатът от такава лепкава ситуация там. Просто попитайте на инспекторите да се увеличи срока за подаване на документи. Така че ви позволява да направи алинея 3 на член 93 от Данъчния кодекс. Бъдете внимателни: писмо с искане за документи трябва да бъдат изпратени по-късно при инспекцията на следващия ден, след като получил обаждане от IRS.

За да се установи комисия за разследване и актът на липсващи документи ще бъде документирана обосновка. И в същото време да поискате дубликат от ценните книжа с контрагенти.

Но това не е изключено, че бизнес партньорите няма да могат да ви предостави документите. Така например, организацията вече не съществува, което означава, че документите не питат никого.

В този случай, за съжаление няма да е в състояние да потвърди данните, Счетоводство и данъчно облагане. Това със сигурност води до данъчни оценки.

Закон Документ унищожение

Рано или късно ще трябва да унищожи документи. Това не се отнася само за тези ценни книжа, които се съхраняват за неопределено време. Нека да видим как да се организира унищожаването на всички правила, които се предоставят от действащото законодателство.

За да направите това, да създаде специален закон, който ще приеме ръководителя на организацията (виж по-долу образец - .. Имайте предвид, Ед ..). В акта на унищожение е задължително подробно да рисува подробности за всички документи.

Какво книжа приемат за хомогенни, компанията има право да определи себе си. Например, може да е документи с едно и също име.

Папки с документи, които да бъдат унищожени, е необходимо да се прехвърлят на обработката (рециклиране) на специализирана компания. Кандидатствайте за прехвърлянето на фактурата или акт. Той уточни датата на прехвърлянето на броя на документите и тяхното тегло.

Зареждане и отстраняване на хартия за рециклиране трябва задължително да се контролира офицер гарантира опазването на документите в организацията.

Но на практика, фирми често са подходящи за унищожаване на документи по-лесно. Това означава, че се използва за унищожаване на документи на хартия, да ги запишете, или просто да се изхвърли.

Но бъдете внимателни тук: неразрешеното изгарянето - нарушение на екологичното законодателство. Изхвърлете ненужното документация също е рисковано.

Така например, според Кодекса на труда работодателят е длъжен да осигури защитата на личните данни на работниците. В допълнение, бизнес хартията може да бъде от интерес за конкуренти.

Ирина Mamina - генерален директор на LLC "Одит-Consulting партньорство Mamina" ekspertzhurnala "Семинар за счетоводители"