Как да се организира работата с документи на компютър

Организация на файлове на компютъра - не само един от най-простите, но и най-пренебрегвани аспекти на организацията.

Ако мислите, че компютърът ви е ОК, тествайте следното: Опитайте се да намерите документи, които използвате най-често, без помощта на Windows Search. Ако не работи - просто трябва да се справят с документите.
Как да се опише в статията.

Няколко прости правила за съхранение на документите

Не поставяйте файлове на работния плот

На работния плот трябва да се работи само бързи клавиши.

В много редки изключения, можете да оставите в текстов файл, ако го използвате редовно.

Свикнете да се мисли йерархично

Този тип мислене изисква уроци умения. Това отнема време, за да свикне с. Но ако искате да работите с файлове и документи ефективно, трябва да се научиш.

Има 3 основни йерархия раздяла: нагоре, надолу и настрани.

Например, Apple продукти.

И ако ние се движат в посока на йерархията, стигаме до Ipad. В йерархията в посока описано с термина на съществуващо ниво йерархия.

минималните папки

Намалете броя на папките. Повечето от файловете и документите може да се побере някъде в йерархията, ако първоначално добре го структурирана.

Вземи архив

Имайте в папка "Архив" и я поставете във всички документи, които вече не ви трябват. Така че това ще бъде по-лесно да се намери файловете, които работят с и извличане на информация от старите файлове, ако е необходимо.

Използвайте Dropbox. Това е абсолютно невероятно средство за архивиране на документи, което е чудесно за споделяне.

Създаване на двете папки, за да отделяте вашите лични и бизнес документи.

Лични документи

Разделете ги според области на личния си живот. Например, финанси, здравеопазване, образование, отдих и т.н.

Бизнес документи

Организиране на бизнес документи, до голяма степен ще зависи от вашата професия, фирма и позиция.

За организиране на фирмени указатели, вземете лист хартия и марки на компанията в детайли, на базата на това, което правите всеки ден. След това, група род дейности в логически групи.

Преглед за папка

десктоп

Както бе споменато по-рано, това не е мястото за съхранение на произволни файлове, документи и всичко, така че не може да намери място.

Останете тук само шорткъти към програми, които използвам редовно.

Start Menu

Ако използвате Mac, инсталиране на приложения, които използват всеки ден, Док.

потребител папка

Заявление. Този задник трябва да се попълни, ако имате потребителски приложения.

Документи. Това са вашите документи по подразбиране.

Изтегляне. Този браузър съхранява файлове. Можете да създадете една малка структура на папките да се прави разлика между различни типове файлове, като например приложения за софтуерните пакети, системи за съхранение на Windows драйвери.

Dropbox. Ако използвате Dropbox, организират го по същия начин, както и папка с документи.

Филми. IMOVE може да създаде някои файлове.

Music. Itunes и GarageBand може да създаде някои файлове.

Снимки. IPHOTO ще съхранява снимката тук по подразбиране.

Общи. Използвайте тази папка, за да споделяте файлове с други потребители

на вашия компютър.

Надяваме се, че тези съвети ще ви помогнат да организирате работата си с файлове по-ефективно.

Прочетете също така как ефективно да се направи план за деня и да се гарантира неговото изпълнение.