Как да се гарантира участието и успешното изпълнение на ръководителя на конференция важно ноу-хау за

Ако човек отдавна работи в бизнеса и в този случай се позиционира като експерт, той често трябва да се говори по време на конференции, симпозиуми, изложби и други събития. Съвременните мениджъри също могат да присъстват на конференцията като участник, слушател. Подготовка главата му при такива ситуации често е отговорност на секретаря и личен асистент. Това изглежда трудна задача, обаче, както във всеки бизнес, в подготовката на главата на конференцията има определена последователност от действия и техните нюанси, познаването на което значително улеснява работата на главния секретар. В тази статия ще разгледаме всички основни точки, свързани с посещението на конференцията.

IV Денисов
Вен. RSUH trenerkonsultant, експерт в бизнес културата

Подготовка за управителя на събитие

Първата фаза от подготвителната работа - познат мениджър с прясна информация за съответните професионални категории материали.

Когато поставите задачата за постоянно търсене на информация с определена нагласа често се "включи" интуиция, има "дърпане" информация, която трябва, без значение колко странно да изглежда одобрение. Хората, които често работят с текстове и информация, знаят това. Основното нещо - да се настройва в непрекъснато производство на такава информация.

Системно работа по търсенето на информация, разбира се, също така трябва да се извършва редовно, т.е.. Д. Разпределяне на определен час всеки ден за тази дейност.

Трябва да се помни, че интересът не е всичко новината, а само професионални и промишлени, подходящи теми за управителя и дружеството.

Разбира се, самата глава е необходимо да четете вестник, но това е личен асистент / помощник му помага в посочения по-горе начин, разтоварването го за решаване на други по-важни проблеми в своята многофункционална дейност.

Така например, ръководителят на "узрели" и казва, че иска да присъства на конференцията през следващия месец.

Какво трябва да се грижи за личен асистент като попечител мениджър?

Риза и вратовръзка (ако мъж) ще вземе жената (макар често формирането на изображението е част от по-функционален личен асистент), но да се съберат "на пътя" на определен набор от необходими неща - това е професионален помощник.

Би било хубаво да се съберат част от информацията не само на говорителите и, ако е възможно, и за колеги и партньори, на шефа, който също ще конференцията. За да направите това, можете да се свържете с приятели и приятелски лични асистенти на други компании. В същото време, и това е полезна информация, че главата ти ще се събитие (или по-скоро може да бъде от интерес за своите началници).

Ако управителят взема лекарства, не забравяйте да го поставите в комплект за пътуване за конференцията. С една дума, асистент и секретар трябва, както винаги, шоуто почти майчина грижа за шефа си.

Когато главата е по време на конференцията, личен асистент трябва да е готов / подготвени за факта, че шефът да се обадите (изпратете SMS) по всяко време на деня или през нощта, за да се изясни всичко, така че бъдете бдителни.

Ако управителят изготвя доклад,

след конференцията,

След конференцията личен асистент / помощник може да осигури безценна професионално обслужване на началника си, а не само да се разбере по-малки нови приятели от конференцията за подаване и осъществяване на контакти в тяхната база данни, но също така и да ги изпратите благодарствено букви.

В международната практика, протоколът приета на един познат изпратени след визитки в долния ляв ъгъл на съкращение r.f.s. на писане (В дешифриране - rour честна Connaissance; буквален превод от френски означава "да се запозная", по традиция, преведена като "над / по повод на любовта"). По този начин познат изрази задоволство и желанието да се продължи диалогът, за да установят бизнес отношения с партньора си.

Правила за поведение по време на конференцията

Tacit правила на етикета по време на конференцията са: конференцията реши да се срещнете с приятели, без да се чака трето лице - това е нормално. След блестящото изпълнение понякога се налага дори да се бърза да се притече на говорителя, за да има време да се визитка и му му каже. Ако има възможност и докладчик не е напуснал веднага след речта (това се случва, когато човек е в търсенето и много зает), а след това можете спокойно да отида при него и да поговорим. алгоритъм за запознанства е приблизително една и съща: да се поздравят, да се каже комплимент ( "! Ефективността ви е много светъл и информативен Благодаря", "По време на дебата, ти предположи, че бях много се интересуват!", "Много добре чух за вашата фирма / за активността ви!" и така нататък. р.), а след това изрази желание да продължат да се запознае.

За предпочитане е ръкостискане ръка подаде човекът, на когото дойде да се учи, а днес няма особена разлика между половете в правилата на ръкостискане, въпреки че в еднакво положение (което на конференциите разглеждат априори една и съща) на първото рамо може да се прилага една жена без значение кой някого интересувам.

Преди да отидете на председателя, по време на речта си, че е желателно да се определят за себе си най-важните въпроси, които, когато се занимават с човека, с когото се интересуват от ясен и правилен начин, за да ги попитам. Трябва да се помни, че говорителят е уморен и с него, може би, да се запозная други хора.

С достатъчно опит мениджър обучение за участие в конференцията е проста работа. Често, след няколко месеца тя произвежда алгоритъм, който ви позволява да направите този процес най-точни и отговарят на всички нужди на шефа си. Въпреки това, както във всеки друг бизнес, има няколко трика, знаейки, че не само може ефективно да организирате престоя си в началото на събитието, но също така да се създаде образ на професионален помощник на високо ниво.

На първо място, идва на ново място, трябва да попитате предварително какво лидер конференция посещава редовно. Графикът на главата ми, например, има около 2-3 на година. На високо ниво събития с много участници може да се наложи да се намери хотел в продължение на половин година по-рано. И ако се научи за решението си да присъства на конференцията, в краткосрочен план, може да има проблеми с настаняването, но това е ненужни нерви и за вас и за него. По същата причина аз си купят билети предварително, който в случай на отмяна на пътуването, можете лесно да преминават. За да се избегнат опашки по регистрацията в деня на откриването на форума, аз винаги се опитвам да получа значка за главата вчера. В допълнение, много добре може да бъде знанието на наличието и местоположението на заседателни зали и кафене в конференцията в случай на шефа си иска да продължи с някой говори след представлението.

Ако шефът ви е лектор на конференцията, може да помогне на този малък трик, като ярък обект в дрехите. Да предположим, че в този случай винаги ярка вратовръзка обесване в офиса - той може да служи като ярък акцент в образа на шефа, освен това, той винаги изглежда добре на снимките и привлича вниманието на заден план от същия тъмен костюм и лека риза.

Ако мога да придружава шефа си, не само се знае предварително разположението на стаята, където той служи, но и го предоставя най-добрите (централно или в непосредствена близост до модератора) в Президиума на аванса постави върху него, например, една папка с материалите. Но дори и тук трябва да бъдем внимателни: папка може да премине към по-близкия стол по-пъргави говорители!

Уверете се, че табелката е ясно видима. Това е полезно за справяне с въпроси от публиката, и ще бъде на съобщение с допълнителна информация като отпечатъци не винаги се подписва от имената под снимката.

Но основният съвет - Поставете се на мястото на човека, който заминава за няколко дни за една конференция, и се опитват да предотвратят всички възможни въпроси и нужди. И тогава шеф ще оцени вашата загриженост и професионализъм, което означава, че можете да създадете стабилна основа за вашата дългосрочна връзка.

Анна Buyalsky, личен асистент на генералния директор

Такова пренебрежение към правилата на добрия вкус, може да показва липса на уважение към публиката и на публиката, че не е най-добрият начин влияе върху репутацията на лицето.

Дрес код за говорителите: бизнес костюм (костюм е за предпочитане и "състояние", за мъже и жени, а не просто яке и панталон / пола / дънки), ризи, дамски - светла блуза (това създава усещане за чистота на мисълта и намерения); обувки - обувки или затворени обувки (мъже винаги тъмни, дори ако летен костюм, светлина (което е разрешено), ботуши / обувки трябва все още да са в по-тъмен тон).

Спомнете си, че бели обувки носят булка, здраве-курорт в Рио deZhaneyro, хирурзи и мъртвите селяните по тежки тъмни дрехи. В допълнение, бели обувки тенденция за бързо стане удобно и покрити причина постоянни фрактури.

Слушателите могат да си позволят стил случайни, т. Е. ежедневно износване. И все пак, можем да препоръчаме сако, блуза и други елементи на кода на бизнес рокля, тъй като тя има смисъл да се поддържа имиджа на бизнес човек, дори и ако в настоящето не е седнал на публиката.

За съжаление, много млади жени, понякога идват в сладка лятна рокля с отворени обятия, като резултат, когато е време да се запознаят с потенциалния партньор, те рискуват да мигновено печелят репутацията на "красиво момиче", а не бизнес човек и сериозен човек. Същото важи и за пищните орнаменти или звъненето за коса. Това работи срещу бизнеса изображение.

Като личен асистент на търговския директор на най-известните големите компании с почти 6 години опит, често съм се организира за главите на тяхното участие и презентации на различни конференции. По време на престоя ми в компанията заменя три търговски директор. Всеки един от лидерите, разбира се, е отношението си към тези събития, техните искания, но общите правила на участие като слушател и като лектор в речта остават непроменени. И аз, като асистент, трябва да се съобразяват с тях при подготовката за конференцията.

Първо потвърди участие в събитието, а след това в мениджъра календарен ден на конференцията ще бъдат освободени от срещите, които са прехвърлени на други дати, транспорт напред-назад, се изготвя и изпраща на ръководителя на папка с хартия или лаптоп, химикалки (възможни с логото на фирмата), както и информация за график на конференцията и нейните високоговорители / слушателите, ако има такива.

Независимо дали лидерът на конференцията е като слушател или като оратор, но и във всички случаи ще трябва визитки. Визитки трябва да бъде едностранно! Тогава няма да има възможност да си водят бележки на гърба. Ако чуждестранна компания или ако ръководителят на българската компания иска да види своята позиция и информация за контакт на два езика - английски и руски, подредени визитки отделно за всеки език.

Друг важен момент: има с контакти и без тях. Визитки с контакти присъдени персони, с която главата биха искали да продължат да комуникация и сътрудничество. Визитки, без контакти, но с пълното име и името на ръководителя на дружеството се прехвърлят на тези, с които ръководителят няма планове да развиват бизнес отношения. За "нежелани" хора, това е един вид знак, че не трябва да се търсят по-нататъшни срещи.

Благодарствени писма, изпратени от името на помощник-началника на всички онези, с които е желателно да си сътрудничат и да общуват с някого по време на конференцията беше приятна и продуктивна, компанията ще покаже най-доброто крило и добавете точки при избора на бизнес партньор.

Елена Sosnovsky, личен асистент мениджър

Но, разбира се, времето не стои на едно място, и дрескода също зависи otformata събития директно от позицията на човека.

Ако е известен производител на спорта, той може да действа като един добър тъмно сако, бяла риза, дънки и скъпи обувки (присъствието на дънки в неговия ансамбъл, той изрази "спортен компонент" в изображението). И ако това е популярно събитие-експерт, той може да дойде във форума (като творческа личност) в стилна дънково яке (не якето!) И цветна риза. Тук става дума за образа на лицето, което се смята за марката.

Обявления за бъдещи номера