Как да направите своя ефективен управленски контрол
Процесът на мониторинг има три отделни фази:
- Разработване на стандарти и критерии.
- Сравнение с тях реални резултати.
- Като необходимите коригиращи действия.
На всеки етап от изпълнението на пакет от различни мерки.
Първата фаза на процедурата за контрол - да се разработят стандарти и критерии. Тя показва как в близост контрол и планиране на функции. Стандарти - конкретна цел, напредък, срещу които да се измери. Тези цели са ясно растат от процеса на планиране. Всички стандарти, използвани за мониторинг трябва да бъдат избрани от многото цели и стратегии на предприятието.
Вторият етап от процеса на мониторинг е да се сравнят действителните резултати, постигнати с установените стандарти. На този етап, мениджърът трябва да определи дали постигнатите резултати съответстват на очакванията му. В същото време е необходимо, е още един много важно решение: до каква степен са приемливи или относително безопасно установяване на отклонения от стандартите.
През втората процедура за контрол на етап оценка, която служи като основа за решението за започване на дейността. Дейностите, извършвани на този етап на контрол често е най-видимата част от цялата система на управление. Тази дейност е да се определи мащабът на отклоненията, резултатите от измерването, предаването на информацията и нейната оценка.
Третият етап от процеса на наблюдение - предприемане на необходимите коригиращи действия - извършва след отстраняване на процеса на оценяване контрол. Мениджърът трябва да избере един от трите линии на поведение:
- Не се прави нищо. Основната цел - да се постигне ситуация, в която управлението на процеса на организация ще направи функцията й в съответствие с плана.
- За да се премахне отклонение. Смисълът на корекция във всички случаи е да се разберат причините за отхвърляне и да постигне връщане на организацията към правилния курс на действие.
- За да се ревизират на стандарта. Не всички съществени отклонения от стандартите трябва да бъдат коригирани. Понякога самите стандарти могат да бъдат нереалистични, тъй като те се основават на планове, както и планове - това е само на бъдещите прогнози. В преразглеждане на плана трябва да бъдат преразгледани и стандарти.
За контрол може да се постигнат целите, тя трябва да има няколко важни свойства.
Мониторингът трябва да бъде стратегически, т.е. отразяват общите приоритети за организацията, за да ги подкрепят. Дейностите в области, които не са от стратегическо значение, не трябва да се измерват много често, и получените резултати може да бъде всеки и не се съобщават, докато отклонението няма да е необичайно голям. Абсолютен контрол над обичайните операции (като непредвидени разходи) няма смисъл и ще отклонява само сили от по-важните цели.
Вижте още: Как са елит, елит теория Mosca, Парето и Михелс
За да бъдат ефективни, мониторинг на процеса, трябва да отговарят на следните принципи.
1. Съсредоточете се върху резултати
Крайната цел на контрола не е за събиране на информация, за да се определят стандарти и да се идентифицират проблемите и да се отговори на предизвикателствата, пред които е изправена организацията или управителя. Измерване и уведомяване за резултатите от тях, е важно само като средство за постигане на тази цел. Ако искате да се контролира ефективно, трябва да се наблюдават внимателно, за да се гарантира, че тези очевидни средства за контрол не заемат по-важно място от първоначалните цели на организацията.
Още повече, че е безсмислено да се твърди, че системата ви е предназначен за получаване на конкретни резултати, ако в действителност той не може да ги постигне. Безполезно е да има пълна и точна информация за различните отклонения от целите, ако тази информация не се използва за прилагане на необходимите коригиращи действия. Това означава, че резултатите от информацията за мониторинг е важно само, когато става въпрос за тези, които имат право да правят въз основа на нея съответните промени.
Когато контролният механизъм не работи, това е най-често причината се крие във факта, че е необходимо да се подобри структурата на права и задължения, а не процедура за измерване. По този начин, за да бъде ефективен, контролът трябва да се интегрира с други контролни функции. В резултат на това на ефективен контрол може да се нарече само когато организацията всъщност постига желаните цели и формулиране на нови цели, които ще гарантират оцеляването си в бъдеще.
2. Спазване на делото
За да бъдат ефективни, наблюдението трябва да се съобразява с контролираната дейност. Той трябва обективно измерване и оценка, което е наистина важно. Неправилното механизъм за контрол, е по-вероятно да се скрие, а не да събира важна информация.
Така например, е прието да се направи оценка на ефективността на търговията чрез задаване на определена квота и сравнение с реалните си продажби в долари. Но това може да доведе до огромни загуби на компанията, защото тя всъщност е успех не се определя от обема на продажбите и нива на печалба.
Много фактори могат да доведат до квоти, когато действително търгува по-ниско ниво на производителност. Например, една компания може да предложи отстъпки необичайно висока или необичайно голямо количество следпродажбено обслужване, чрез която се получава нови поръчки, или цените може да се увеличи в резултат на инфлацията. В такива ситуации, компанията ще загуби пари от всяка продажба, но не ги правят.
3. Своевременно контрол
За да бъдат ефективни, контрол трябва да бъде навременно. Срокове за контрол не е изключително висока скорост или честота на него, и в интервала от време между измерванията или оценки, което съответства адекватно контролирани явление. Стойността на най-подходящия интервал от време, като се има предвид, определена времевата рамка на основния план, степента на промяна и на разходите за извършване на измерване и разпределение на получените резултати.
Вижте още: Как да се организира и успешно провеждане на среща
магазин на дребно, например, може да се наложи доста точни седмичните данни за запасите. Необходимо е да се уверите, че в магазина има какво да търгувате. Въпреки това, действителната физическа инвентаризация на стоки за определяне на загубите от кражби трябва да се правят не повече от веднъж на тримесечие.
По същия начин, търговецът трябва да го определя и записва продажбите си на дневна база, за да се правят пари в банката и да контролира паричния поток. Но от време на време е необходимо на търговеца на дребно да се определи обемът на продажбите на час, за да се определят максимални и минимални продажби на часовника и съответно да организира своите служители в областта на продажбите.
Това е една от причините, поради проверки компютъризирана касиерски са отпечатани върху времето за продажба. Друга причина е, че знаят към момента на продажбата, управлението може да се определи отговорността в случай на грешка или лоша поддръжка.
4. Гъвкав контрол
Ако нещо неочаквано може да се прогнозира, контролът става ненужно. Control, както и планове следва да бъдат достатъчно гъвкави, за да се адаптират към промените.
Лека промяна на плановете рядко включва нужда от големи промени в системата за контрол. Например, компанията, която произвежда 100 различни продукти, трябва да се използва с методите за контрол на инвентара, за да се контролира всеки сравнително голям увеличаване или намаляване на количеството на стоките, както и количеството на всеки един от тях, на разположение в даден момент.
Без достатъчно (и доста голяма) степен на гъвкавост в системата за контрол ще бъде неефективен в ситуации, за които е предназначен. Например, ако изведнъж има нов фактор в разходите, причинени от, да речем, на необходимостта да се адаптират към наскоро приеха ново законодателство, а след това до момента, когато той няма да бъде интегриран в системата за контрол на предприятието, системата за контрол няма да може да следите на производствените разходи.
5. Обикновено контрол
Като правило, най-ефективният контрол - това е най-простият контрол по отношение на целите, за които е създадена. Най-простият метод за контрол изисква по-малко усилия и по-икономичен. Но най-важното нещо е, че ако системата за контрол е твърде сложно и хората взаимодействат с него, не разбират и не го подкрепят, системата за контрол, не може да бъде ефективна.
Вижте още: Индикатори за изпълнение на бизнес процеси
Прекомерното сложност води до объркване, е синоним на загубата на контрол над ситуацията. За да бъдат ефективни, контрол трябва да отговаря на нуждите и възможностите на хората, взаимодействащи с мониторинг и прилагане, неговата система.
6. Цена-ефективен контрол
В много редки случаи се стремят да постигнат чрез контролиране на пълно съвършенство в работата на организацията като прогресивни разработки и подобрения в по-късните стадии изискват прекомерни разходи на усилия и пари.
Ние никога не трябва да забравяме, че всички разходи, извършени от сега, би трябвало да доведат до увеличаване на приходите и ползи. означава разходи трябва да увеличите с целите на фирмата. По този начин, ако общата стойност на системата за контрол са по-добри за ползите, създадени от него, компанията е по-добре да не се използва тази система за контрол като цяло, или поне да се въведе пълен контрол.
Тъй като контролът се крие много непредвидени разходи, като например време на персонала и отклоняване на средства, които могат да бъдат изразходвани за други задачи, е да контролира е икономически изгодно, съотношението на разходи за потенциалната печалба трябва да е доста ниска.
Разбира се, за да се определи действителната баланс на разходите и ползите за системата за контрол, трябва да се разглежда като дългосрочните аспекти и краткосрочно. Ако има някакво силно и бързо контрол правило, това е, на първо място, е, че който и да е контрол, който е на стойност повече от това дава за постигане на целите, не се подобри контрола върху ситуацията и ръководи работата на грешен път, който е друг синоним на загуба на контрол.