Използване на електронна таблица като база данни

филтриране на данни MicrosoftExcel 97

Електронни таблици Excel 9x често се използва за правене на проста таблица на база данни, която се използва като база данни, обикновено се състои от няколко колони, които са полета от базата. Всеки ред представлява отделен запис.

Има ограничения за структурата на базата данни:

· Първият ред на базата данни трябва да съдържа различни имена на полета;

· Останалите бази данни серия трябва да съдържа записи, които не са празни редове;

· Информация за полета (колони) трябва да бъде еднакво, т.е. tsiifry само или само текст;

Основната част от работата на всяка база данни е да се търси информация за конкретни критерии. С увеличаване количества запис търсене на информация трудно.

Ако данните се представят по начин, програма Excel ви позволява да се опрости този процес чрез сортиране и филтриране на данни.

Сортирайте - това подреждане на данни в възходящ или низходящ ред. Най-лесният начин да се направи това нещо, като изберете една от клетките и кликнете върху възходящ ред
или Низходящо сортиране
в лентата с инструменти.

съпоставяне команда определя Данни> Сортиране
. Това отваря диалогов прозорец гама Сортирайте
. В него можете да избирате от един до три сортиране полета, и определи реда на подреждане на всяко поле.

Друг начин да се намери информация в базата данни - използвайте интелигентни инструменти филтър. Този инструмент показва подмножество на данните, без да се движат и без сортиране на данни.

Когато филтриране база данни извеждането само на записите, които имат желаните свойства. Най-простият начин на филтриране - AutoFilter. Той управлява екип от данни> Filter> AutoFilter.

В командния AutoFilter
клетките, съдържащи теренни заглавията изглеждат разкриващи един бутон. Ако кликнете върху този бутон дава достъп до списъка с опции за филтриране. опции за филтриране типично писмени чрез използване на прости или съставни условия. условия съединението са образувани от логически изрази и логическа операция ИЛИ И или. Записите, които не отговарят на условията за филтриране не се показват.

Понякога трябва да се работи с подмножество от данните. Например, бихте могли да отделят част от списъка с данни и да ги предава на потребителя, който не иска пълен списък, или вие трябва да получите филтриран изглед на данните за създаване на TSS

не е число ненужна информация. Можете да филтрирате данните, да ги прехвърлите в друг работен лист в друга работна книга или дори към друго приложение. На определен етап от работата, може да откриете, че е необходимо да премахнете нежелани записи от база данни. Това може да стане и чрез филтриране и избор на данни от общия списък.

Екип на данни> Filter> Show All
Тя ви позволява да се покаже на всички записи. За да се премахне използването на филтри, е необходимо отново да възложи на данни> Filter> AutoFilter.

За да създадете произволен филтър, тя трябва да бъде в падащия списък на изберете други.
диалоговия прозорец Advanced Filter
Тя ви позволява да определите комплекс състояние филтриране на терена.

С помощта на разширеното диалоговия прозорец Филтър можете да зададете критериите за сравнение на цени, и да се създаде критерии за И или OR. Например, можете да си поръчате търсене в база данни с информация за всички служители, идентификационни номера са по-малко от броя 650. И с критериите и могат да филтрират всички служители, идентификационни номера по-малки от 650, а броят, които работят в счетоводния отдел. Използването на критерия, или можете да намерите всички служители, идентификационните номера са по-големи от 660 броя, или служители, които са работили в компанията повече от 10 години.

Филтрите Ви позволяват да се покаже от петте вида критерии

• За да покажете всички. Всички вписвания в кутията

• Разширен филтър. Отворете диалоговия прозорец Advanced Filter
, което ви позволява да се установят критерии, използвайки И или OR.

• Точните стойности. Тя показва само тези записи, които съдържат точните стойности в посочените полета.

• Blank. Всички записи с празни полета.

• Non-празен. Всички записи с не-празни полета.

При използване на Засилено филтъра
първо трябва да определите (създаде) три области

· Списък на интервала - площ на база данни, която е обект на филтриране;

· Критерии за интервал - зоната, където посочените критерии филтър;

За да резервирате критерий за сравнение, в горната част на таблицата, можете да вмъкнете няколко реда (ще бъде много по-прегледност, че е възможно да се създаде критерий за произволни места, но ако го поставите в непосредствена близост до таблицата). Критерият може да се състои от няколко колони, всяка от които трябва да има заглавието на първия ред на таблица (името поле) на. Критерии, използвани в заглавията точно трябва да съвпадат заглавията на маса. Да не се бърка Xia, можете просто да копирате заглавията на заглавие (полета) на таблицата в критериите. Под всеки име на поле, което се използва за филтриране трябва да е условие, което определя критериите за филтриране.

· Екстракция интервал - област, в която ще се появи резултатите на филтъра.

Имената на полетата във всички диапазони трябва да съвпадат точно.

За да изпълните екипи филтриране действие neobhodimovospolzovatsya меню Data, Филтър, Advanced Filter
.
В диалоговия прозорец, то е необходимо да се определят координатите на слота.

Ако искате да получите резултатите от филтъра в диапазон от екстракция, изберете Копиране на друго място
и зададени интервал на екстракция.