Инструкции за работа с "работата на главния секретар" "РИ-20-бр"

Тази инструкция определя реда за регистрация, одобрение, регистрация на входящите (входящи) и изходящи (изходящи) документи, резервация на w / е и билети, резервации на хотели и организиране на пътувания, поръчки офис консумативи и питейна вода.

Правилници разпоредби се прилагат за служителите на офиса отдел и управление на качеството.

Определения и съкращения

Институт - АД "VolgogradNIPIneft"

Workflow - работа с документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване за завършване на изпълнението или администрацията.

Vhodyaschiedokumenty - са документи, които идват на Института от други организации.

Изходящите документи - това документи, създадени в рамките на вашата организация и, изпратени от него на други институции или физически лица.

Регистрация - Запис на пълномощията на документа по установената форма, фиксиране на факта на нейното създаване, изпращане или получаване.

Записаните документи - всички документи, адресирани до генералния директор и неговите заместници, началници на отдели и служители по въпроси, свързани с дейността на института.

Счетоводни документи - сметки, фактури приемане сертификат за завършен, договор, акт за съгласуване.

Описание на длъжността секретар

Инструкции "Организация на работата по документа"

Наредба за офиса отдел и управление на качеството

входящо управление на документи

При получаване на документи по пощата.

Пликове са отворени, с изключение на кореспонденция с надпис "лично". Пликове от счетоводни и юридически документи се съхраняват и приложени към документа.

При получаване на факс документи.

Проверени за физическото състояние на документа (повреден текст, непълна получаване на факс), както и наличието на приложения.

При получаване на документа по електронна поща.

Документът, адресирано до генералния директор, печатни и записва.

Първоначално зареждане на документи

Записаните документи подлежат на регистрация, копиране и сканиране.

Недеклариран документи се прехвърлят на ръководителя на катедрата на работния процес и за управление на качеството за решение.

4.2.4 Покани за профила на конференцията са подадени в папката "Покани" с бележка от датата на приемането на документа. Копие от поканата се предава на главата.

Процедурата за регистриране на входящи документи:

В долния десен ъгъл на първия лист на входящия Документът е подпечатан с броя на входящо документ, броя на страниците, датата и име (подпис) на работника или служителя да приеме документа.

Документът се сканира P: \ PAPRPORT \ _Inbox \ година \ месец и отпечатва.

Входящ номер, определен счетоводни документи с буквата "Б". За регистрация на счетоводни документи в базата данни "Дневници документи" трябва да:

Отворете раздела за външен документ "счетоводни документи" и попълнете всички необходими полета;

Оригиналът се изпраща на счетоводния отдел, както и копие се намира в папката "Входящи Счетоводство". От друга страна са поставени всички необходими марката.

Оригиналният документ се подава в папката "Входящи мейл".

Печатната копието на документа, генералният директор за разглеждане.

резолюция Документ премина изпълнител. Указание за необходимостта от предаване се поставя на гърба на подвързан документ в съответното поле на формуляра за регистрация в базата данни.

Изходящ за управление на документи

Изготвяне на изпълнителя на документа.

Проектът на документа, изготвен от изпълнителния, на шаблоните, предоставени в електронен вид F: \ Document Templates \ Проби писма!

Официални писма, съставени от секретаря съхранявани в електронен вид в указателя F: _Delo / Писмо !.

Проверка на валидността на документа, от секретаря.

В документа се проверява за съответствие с образеца на документа, както и наличието на имената на служителя, който е изготвил документа.

В случай на по реда на нормативните документи или литература - офис виза и ръководител на отдела за управление на качеството.

Договор, който влезе в подпис главен изпълнителен директор трябва да бъде одобрен от съвпадение лист.

Memo трябва да има координация виза началник на отдел и заместник генерален директор.

За да бъде подписан от генералния секретар на Директора за издаването му.

Протокол от заседанието и ръководството в рамките на отдела за регистрация идва с лист, за да информира участниците в срещата и отговорен за своите решения.

След проверката на валидността на документите, предадени на подписа на генералния директор.

Процедурата за регистриране на изходящите документи.

На изходящи съобщения в горния ляв ъгъл сложи регистрационен номер и дата на документ.

В оригинал или копие от подписания документ се подава в папка "Изходящи документи" на.

Изходящ номер, определен счетоводни документи с буквата "Б". За регистрация на счетоводни документи в базата данни "Дневници документи" трябва да:

Отворете външен документ за изходяща поща секцията "счетоводни документи" и попълнете всички задължителни полета.

Копие или на оригиналния документ, подадена в папката "Изходящи счетоводството." От друга страна са поставени всички необходими марката.

Документът се сканира P: \ PAPRPORT \ _Outbox \ година \ месец.

Ако документът се изпраща по пощата или чрез експресна куриерска служба, е необходимо да се провери наличието на мотивационното писмо.

На гърба на подвързан документ в базата данни и регистрационният знак е поставен на изпращане по вид и дата на отпътуване.

Процедурата за регистрация на вътрешни документи: бележки, заповеди, планове, графици, вътрешни протокол от срещата, туристически заявки.

Процедурата за регистрация на бележки:

Съгласувано (подписани от ръководителя на катедрата, първи заместник-генерален директор) Memo се изпраща на секретаря на регистрация: F: \ Document Templates \ Utility zapiska_Zayavka!

Секретар на проверки за виза Началник отдел / заместник-генерален директор.

В долния десен ъгъл на първия лист на бележка е подпечатан с номер, дата на регистрация и на подписа на генералния секретар, който е регистрирал бележки.

Регистрирани Memo бъдат копирани.

Копие е подадена в папка "Мемо" и се съхранява в работния процес на отдел и управление на качеството.

Memo се записва в базата данни "документи в дневника" в "вътрешен документ" - с попълване на формуляри "Memo".

От друга страна поръбени копие от документа, в съответните полета във формуляра за регистрация сложи отпечатък върху разделителната способност и предаване на подписания оригинални бележки художника.

Оригинален резолюция бележки се предава на изпълнителя.

Секретарят информира инициатора на решението, както и факта на художника трансферната бележка.

Редът за регистрация на поръчката:

Съставен / хармонизиран проект Поръчка на хартиен и електронен носител, които се предават на генералния секретар за преработка.

В документа се проверява за наличие на модел за съвпадение и хармонизиране на инициаторите визи Поръчка проекта лист, заместник-генералния директор.

Заповедта, издадена на официалната бланка на Института и се записва в постоянното хранилище: F \ _Delo \ канцеларската работа и MK \ _Prikazy \ Поръчки VolgogradNIPIneft \ ПОРЪЧКИ година \ ZAO

Напълно обзаведени Поръчка vised на обратната страна на документа и инициатор на първия заместник-генерален директор.

Заповедта е изпратена до подписването на генералния директор.

Подписано заповед е зададен номер и се поставя датата на регистрация.

На първоначалната поръчка, подадена в "Поръчки" папка.

Секретар познати по електронна поща с реда на лица, на които се разпространява този документ. Документ повторен при необходимост.

На обратната страна на подвързан оригинален печат върху разпространението и броя на копията от документа изпратен.

Процедурата за регистрация на вътрешните протоколи срещи.

Протокол от заседанието, изготвени на хартиен носител и по електронен път, прехвърлени на главния секретар за регистрация.

В документа се проверява срещу модела, както и наличието на срещата на помещенията, наличието на референтен лист, подписите на служителите, участващи в срещата. Protoka номер се състои от: номер на договора, на която да се провеждат срещи, вътрешен номер отдел и серийния номер на срещата (ако броят на срещи, проведени в рамките на споразумението).

По време на срещата на долния десен ъгъл на поставяне на печата с номера, датата на регистрация и подписа на генералния секретар, който е регистрирал протокол.

Протокол от заседанието се записва в базата данни ", вестник на регистрация на документи" в раздел "вътрешни документи" форма "минути на срещата." Трябва да попълните следните полета: срещата на регистрационния номер, дата на регистрация, номер на протокол, възложени от изпълнителя.

Активен срещата на оригинала, за да бъдат върнати на отдел прехвърлени на документа. Един екземпляр от генералния директор за преглед, второ копие се намира в папката "Протоколи от заседанията." Ако документът е върнат от главния изпълнителен директор с виза, е необходимо да се прехвърли на отдела.

Процедурата за регистриране на заявления за пътуване.

Пътникът преминава искане за пътуване до генералния секретар за регистрация.

Секретар на пътувания проверки цел пътнически подписите и началник на отдел / заместник-генерален директор.

В долния десен ъгъл на искането за пътуването е подпечатан с номер, дата на регистрация и подписът на главния секретар, записва исканията в командировка.

Оригиналният документ се изпраща на генералния директор, копие от документа се намира в "Мемо" с папки.

Подписан от главния изпълнителен директор на искането за пътуване се изпраща към счетоводния отдел. На поръбени с печат на подписване на заявлението и да го прехвърля на счетоводния отдел.

Процедурата за регистрация на плана - графики.

Съставител график се изпраща на секретаря за регистрация.

В долния десен ъгъл на таблицата е подпечатан с номер, дата на регистрация и подписът на главния секретар, да се регистрират документите.

Оригиналният документ се изпраща на генералния директор, копие се намира в "Мемо" с папки.

служители на заминаване в командировка

Проверка на валидността на искането за пътни документи и пари в брой

F: \ Document Templates \ пътувания!

Трябва да се отбележи Прилагането: кой отива в командировка, кога, в какъв град, в каква организация, пътуване (вид транспорт, датата на отпътуване), датата на настаняване в хотел, целта на пътуването. Заявлението трябва да бъде подписан от служителя, който отива в командировка, ръководител на отдел, и изпълнителният директор.

Въз основа на подписано заявление за бизнес пътуване и резервира билети и хотели.

Резервирай своя хотел с помощта на специализирани агенции

В съответствие с искането за пътуване за преглед на информацията за хотелите в различни градове, където служителите на института вече са спрели: F: \ _ дело \ документи и МК \ хотели.

Съгласен съм, получени варианти на настаняване в хотел с пътника. Агенция Мениджър отчети избран вариант.

Създаване на заявка за резервация на хотел в предвидения формата на F: \ _ дело \ документи и HOTELS \ хотели MK \ _BRONIROVANIE цена

знак за кандидатстване на генерален директор, главен счетоводител, щампован организацията.

Заявка за резервация на хотел факс диспечер агенция, се уверете, че е получил, за да координира крайния срок за потвърждаване получаването.

При получаване на потвърждение резервация за да се провери, че данните, посочени броня, проверка на условията на плащането до хотела, номер на паспорта, дават на куриера оригиналното приложение. Копие от папка с файлове регистрацията на заявления за хотелски резервации.

Получената сметка за трансфер хотел в счетоводния отдел.

Независим резервация хотел

В съответствие с искането за бизнес пътуване, да намерите информация за хотели, в които членове на Института вече са спрели, че е в F: \ _ дело \ документи и MK \ _GOSTINITSY. Ако на хотелите в града не разполага с информация, трябва да се намери в Интернет.

Уверете се, възможност за избор на хотел с персонала на мисията.

В съответствие с подписания заявлението за бизнес пътуване, да отправи искане до хотела.

Изпратете ни факс, се уверете, че тя е получила, за да се изясни времето, необходимо за извършване на резервацията, както и приемането на тази форма хотел потвърждение (уведомление за резервации, изпращане на факс, брой резервация съобщение диспечер, устно потвърждение на резервацията).

След определено време мениджър, обадете се в хотела и се уверете, че стаята се записва, за да провери дали посочените данни за резервация.

Резервация w / е и билети

билети, за книги

Според заявлението за издаване на документи за пътуване, за да заявите специализирана агенция за наличието на тази тенденция и време, номера не се интересуват от полети и влакове.

Въз основа на управителя на информация, в съответствие с искането за пътуване да се направи прилагането на стандартен модел в F: \ _ дело \ документи и MK \ ПОРЪЧКА САМОЛЕТНИ БИЛЕТИ ЖЕЛЕЗОПЪТНА.

Заявлението трябва да попълни таблица, която съдържа следните редове: име, фамилия, бащиното на персонала на мисията, дата на раждане, номер на паспорт, напускането / датата напускане на мястото на заминаване - дестинация, номер на полета / влак, час на заминаване / напускане, наличието на обезщетения, начин на плащане , знак за кандидатстване на генерален директор, главен счетоводител, щампован организацията. Копие на заявката за регистрация на папка с изходящи документи.

Изпрати запитване към диспечера по факс, да провери получаването му, уточни времето на билети за доставка.

При получаване на билети за осигуряване на подходящо време и време на заминаване, показан на билет, датата и часа, посочени в заявлението, проверете номера на паспорта на билета, дай на куриера оригиналното приложение.

Получаване на фактурата за билетите за прехвърляне на счетоводния отдел.

Билети за предаване на пътника.

Поръчки за питейна вода и канцеларски материали

Подреждане питейна вода

Вода Проверете ежеседмично / (при необходимост). Непосредствено преди поръчка, посочен номер на бутилки, които трябва да бъдат осъдени.

В разговор с диспечера, което трябва да се посочи броят на бутилки с вода, и да определи срок на доставка.

Получената оценка за доставка на вода, за да прехвърли на счетоводния отдел.

Поръчка на офис консумативи

Заявления за канцеларски отдели се формират независимо от формата и се изпращат на генералния секретар за формирането на крайното приложение чрез електронна поща.

При получаване на писмото, съдържащо формата за поръчка на канцеларски материали, трябва да отворите базата данни "Поръчка на офис консумативи."

Прилагането под формата на "Подреждане офис консумативи" в "Приема се" да се постави датата на получаване на поръчката.

Ако полето "Advanced" не е празен, това означава, че работникът или служителят не е намерен в списъка на канцеларски материали е необходимо. В този случай, трябва да се провери дали е върху името на списъка. Ако имената Канцеларски не, трябва да добавите, като използвате бутона "Добавяне на канцеларски материали" в края на формуляра. Ако служителят, който е изпратил на поръчката не е наред, и там е даден списък на канцеларски материали е необходимо, можете да го добавите към списъка на поръчката, както и "Extras" чисти.

След издаване на заповедта, трябва отново да отворите приложението, намерете приложението с помощта на списък на "Намери поръчка" в долната част на формата и попълнете "забележителната". Едва след този ред се счита за обработка и съответно маркирани на вътрешния сайт на Института в дирекция "Управление на документ" на стр "История на канцеларски поръчки."