HR-одит на компанията

Одит ... Do счетоводители и служители на финансови единици, тази тема предизвиква чувство на леко безпокойство, и креативни професионалисти, тя предполага, направо скука. Но за всеки мениджър е важно да се знае какво всъщност се случва на възложената работа станция. Освен това, ако ние се подходи към този проблем "с душа", скуката ще бъде заменен от по-искрен интерес.

Одит позволява на мениджърите да се получи реална представа за какво точно за работници на за постигане на бизнес целите си? Съществува голямо разнообразие от материали за финансов одит на организацията, но начина на извършване на HR-одит? Искам да споделя с читателите своя опит.

Представете си триизмерна форма като куб. Разделяне на вертикални и хоризонтални равнини на определен брой клетки, ние получаваме п равни блокове. Поставянето във върховете на куб стави, ние можем, поддържане на едно място за база да го наклоните във вертикалната равнина - ляво / дясно или напред / назад. Имаме гъвкава структура, с всички промени запазва всички основни параметри: височина, ширина, дълбочина (Фигура 1.).

Фиг. 1. Илюстрация на гъвкавост матрични структури

Matrix структура на холдинг "Атлант-М" може да се оприличи като подвижна куб: тя има офиси - търговски и бюджетни (в отдела на компанията - е независима компания код).

Основните функции на бюджетни служби (например, от отдела за управление на човешките ресурси. Министерството на бизнес развитие), са разработването, изпълнението и мониторинга на изпълнението на административните решения, политики, правила, процедури, и така нататък. Н. Тези единици се създаде рамка "куб" на дейността им осигурява силата на цялото дизайн, защото те:

• описване на опита; оптимизиране на съществуващите бизнес процеси;
• превежда най-добрите практики в други ведомства;
• организира работата на нови предприятия;
• оптимизиране на бизнес процесите с ERP-система и контролира дейността на търговските офиси.
  

Компонентите на "куб" на нашата компания са търговски офиси - индивидуални центрове на автомобили. Под натиска на външни влияния на неговата ос може да бъде изместен от адаптиране към събития (например, световната финансова криза). Създадена и защита на бюджета на системата за управление офис не дава цялата холдинговата структура, да се разпада под влиянието на "изместване" на отделни кубчета. Такива инструменти, чрез който запазва целостта на системата включват одити.

Одит на следните задачи:

• да наблюдава дейността на всички клонове на бизнес процесите;
• събиране на информация за сфери на дейност, които могат да бъдат оптимизирани;
• анализира ефективността на иновациите в областта;
• провеждане на сравнителен анализ на успешни дейности на отдели, работещи в различни пазари с различни марки автомобили.
  

Одитите се провеждат за всеки бизнес процес (въз основа на съответните разпоредби), с помощта на контролен лист (списък - списък с въпроси, тест план), който последователно е описано какво процеси и транзакции са необходими за един отдел. Контролен лист конфигуриран като таблица с индекси (Excel файл на програмата с няколко "листа" - фигура 2, 3.).

Кликнете върху изображението, за да я увеличите

Фиг. 2. Общ вид на контролния лист

Кликнете върху изображението, за да я увеличите

Фиг. 3. Вид отделен лист

Технологични одити в практиките на управление на нашата компания, изпълнявани отдел персонал на развитие на бизнеса. В него работят най-добрите ни специалисти - аса в търговията с автомобили и резервни части, сервиз и гаранционно обслужване, разпределение и логистика, финанси. Имайте предвид, че ние постоянно работни групи, използвани за посрещане на новите предизвикателства и да се създадат нови технологии. Групата, която разработи методология за одит, включително и експерти по персонала на Минск, Москва и Киев (8-10, съставът е различен в зависимост от етапа на работата). Получаването се извършва на специално създадения виртуален сайт чрез Интернет.

В началния етап тя е събрана членове инициатива на групата - предложения, свързани с процедурите за инспекция и предложения относно съдържанието на напускане списъка. Тази информация се обединява, структуриран и представен на членовете на групата, за да учат и да се адаптира. Като цяло, развитието на методи имало няколко такива повторения.

При разработването на контролния лист потърсихме:

1. Сведете до минимум времето, необходимо, за да го запълни.
2. Използвайте важни и измерими (!) Критерии, не го претоварвайте излишен детайл.
   

За да тествате контролни листове за успешно представяне преди началото на планираната одитите, са били осъществени няколко пилотни проекта.

Какви ползи ще донесе на данните от одита?

• Служители на подразделения с високо интегрирана оценка в края на годината, получават бонус дейност. (Интеграл оценка е сумата от оценките на одита и основни функции чрез (поддръжка) на бизнес процесите, с определено тегло.)
• Експертно мнение и препоръки посочват възможността за оптимизиране на бизнес процесите.
• Според резултатите от одитния доклад, всяка служба получи план за действие, който ще ви помогне да оптимизирате работата му.
  

Разплащателната много внимание на основните бизнес процеси, ние не забравяме и за бюджетните ведомства (финанси, информационни технологии, маркетинг, управление на човешките ресурси), редовно се подобри тяхната дейност.

система за управление на персонала "Атлант-М" може да бъде представена схематично под формата на звезда с пет основни лъчи - дейности (Фигура 4): подбор и използване на човешки ресурси; развитие; оценка; мотивация; безопасност.

Кликнете върху изображението, за да я увеличите

Фиг. 4. контрол на управлението на персонала в холдинг "Атлас М"

* "Човешки баласт" - неприспособими служители редовно се ангажират сериозни грешки и неточности в работата; хора с ниска мотивация, дълго време не е достатъчно за да изпълнява ефективно своите функции; не желае или не може да се научи / ре-профилиране на дейността. Ако управителят ги счита за неподходящо по-нататъшна работа, той започва процедура за уволнение, или (ако е приложимо) изпраща списъци на служителите на отдела по човешки ресурси за преквалификация.

Младите лидери и професионалисти, които нямат опит в управлението на персонала, "Star" схема помага да се научат основите на управлението на хора и млади eychary - да се подготвят за лицензиране. В нашата компания, лицензиране - вътрешна проверка, за да се докаже необходимия обем знания за извършване на определени дейности.

Одит на изпълнението на "Управление на човешките ресурси" на бизнес процеси (UP) в офисите ни държат под формата на оценка. Основанията за това са следните:

Целта на проверката - да се предостави достоверна информация за дейностите, извършвани в съответствие с корпоративните стандарти за провеждане на работа, ако е необходимо - да се разработят мерки за премахване на недостатъци в работата с персонала. Процесът на одит е описано в съответната позиция, което е указание за панелистите. Позицията помага на мениджърите офиси и членове на комисията за определяне на изискванията за всеки критерий и да се разгледа спорни въпроси.

Всяка посока HR-дейност - лъч "звезда" - се състои от няколко елемента и да се отрази на отделна страница списък (фигура 3.). Тестовата програма са включени:

• изчисление и оценка на UE икономически показатели;
• проверка за съответствие с подзаконови актове;
• документ на персонала за инспекция.
  

Икономическите резултати в НАГОРЕ, преценяваме, че съотношението на план / действителна: проверите текущото отклонение от планираните показатели - производителност, рентабилност и оборота. Оборотът, от своя страна, се измерва в две групи показатели - общо оборот и за оборота на ключови позиции. Оценката се базира на скала с три точки, когато:

"1" - работата отговаря на изискванията, описани в документацията;

"0.5" - работа се извършва не в пълен размер, има коментари;

"0" - работата се извършва в минимален обем или не се провежда най-малко.

Одит Комисията извършва, като част от най-малко двама души. Две групи от критерии са посочени в справката списък:

• да се провери наличието на документи и на валидността на регистрацията им;
• за провеждане на интервюта.
  

Интервюираните представители на трите групи на персонала: мениджъри; експерти; работници. Брой служители на ответниците трябва да бъде необходима и достатъчна за одиторите, за да получите ясна представа за групата оценява критерии. Както Нашият опит показва, че е достатъчно да се интервюират 10-20% от броя на раздяла.

На отделен лист списък е представен модел за оценка (Фигура 5.): Всеки критерий се определя определено тегло, изчисляване индикатор се извършва въз основа на възможно максимална оценка. По този начин, броят показва отклонение от възможно най-добрия резултат.

Кликнете върху изображението, за да я увеличите

Фиг. 5. Оценка модел на бизнес процесите, "Управление на човешките ресурси"

Фиг. 6. визуализация рейтинги

Излагането на оценката, като всеки член на комисията работи индивидуално. В края на Комисията ще обсъди резултатите, общо решение и да направи препоръки. В доклада за оценка се съставя. В рамките на един месец след мениджър одиторски персонал заверено отдел подготвя план за по-нататъшна работа, с конкретни мерки (в съответствие със списъка на препоръки).

Всички наши фирми са ангажирани в една линия на бизнеса и имат типична структура. В същото време управлението е изградена така, че началниците на отдели да се насладят на достатъчна степен на свобода в стратегическо и оперативно управление (с цел максимизиране на гъвкавост, за да се вземе предвид спецификата на пазара). Организационна структура на стопанството, единици са различни един от друг, тъй като дружеството, както и главите им са на различни етапи на развитие. Това неравенство е често маскирани сложността, присъща на всеки отделен клон, не дава възможност да се оцени (и сравни) ефективността на административните решения, взети от техните директори.

Одитите ни помогнаха за идентифициране на неефективни топ мениджъри, както и тези, които "преследва субективни интереси." Например използването на разположение в рамките на автономията, предоставена възможности, някои от които допринасят за организационната структура на корекция, които да доведат до прекомерни нива на управление и дублиране на функции. От друга страна, това е ясно, че във всеки отдел трябва да влезе в офиса на заместник-директора, който ще регулира отношенията между взаимосвързани функции (бек офис) за нас. Всички тези проблеми са очевидни за резултатите от проверките.

Получените оценки също показват колко важно значение за ефективното управление на хора е опитен и стабилна работа на управителя на персонала, неговата лоялност към дружеството, и в допълнение - последователност и приемственост в тази дейност на нивото на отдели и на холдинга като цяло.

Резултати от HR-одит показа ясно:

• намаляване на процента на текучество на персонала е възможно само когато системата работи с персонал;
• Приета от стратегията за управление на персонала има пряко влияние върху резултатите на отдела като цяло.
  

контролни листове за оценка са ни помагали в работата ни с преките ръководители. Например, ние постоянно говорим с тях за важността на периода на адаптация: по-малко внимание в първите дни на работното място е отделено на нов служител, толкова по-вероятно, че той ще напусне компанията или ще работи с ниска производителност. Обективна оценка на Комисията, проведено на резултатите от интервюта с 10% от работниците и служителите, за преките ръководители е много по-убедителни от думите.

Как може на самите служители реагират на извършването на одити? На първо място, хората са притеснени и помолиха членовете на въпросите на екипа преглед: "Ние се провери? Какво не е наред "По време на интервюто, аз за пореден път каза на хората за общата система на управление" Атлант-М ", част от която е на одита - системен контрол на коректността на изпълнението на бизнес процесите. Ако поведението си, ние не преследва "репресивни" цели ( "провери" - наказание "), резултатите от оценките се използват само за подобряване на организационната структура и клонове на дейност.

Един от моите колеги, отпечатан текстът на Корпоративна кодекс и вътрешните правила, и ги даде на служителите в навечерието на одита, заедно с работната заплата. Тази информация помага изясняване на персонала какво става, в резултат те стават по-удобни от процедурата за проверка. От задавани въпроси по време на интервюто не са били резултатите на индивида, както и системата за управление на персонала като цяло, хората с желание и говори открито за проблемите и постиженията. В резултат на това, което получихме от обратната връзка на персонала за качеството на работата на отдела за управление на персонала, както и оценка на техните преки ръководители и мениджър HR отделение. Eychary Аз препоръчвам редовно подобряване на уменията на интервюто!

Провеждане на одити (включително HR-одит) в нашата компания се оказа много добре; резултатите помогнали за идентифициране на слабостите и да намерят скрити резерви за по-нататъшно усъвършенстване и развитие

Процент и Сподели