5 основни съвети за компетентно управление на проекти
Ако ние считаме, проект-мениджмънт като процес, който ни помага да постигнем целите си през съзнателно планиране, организиране, мотивиране и контрол, че е разумно да се извърши този процес по начин, че използването на ресурсите е оптимизирана и се използва изключително в полза на постигането на планираните резултати. На практика, това може да бъде много по-трудно, отколкото изглежда.
- Актуализиране с плана в съответствие с действителния напредък
- Постоянно повторна проверка на времето на завършване
- Сътрудничество с членовете на екипа на дневна база
- Насърчаване на подчинените си за качество и производителност
- Съхранявайте информация за дизайн на сигурно място
Актуализиране с плана в съответствие с действителния напредък
необходимостта от планиране преди началото на проекта не е под съмнение. Въпреки това, много хора погрешно вярват, че този план не свършва. Първоначалният план е добре обмислено, разбира се, на която трябва да бъде разработена по проекта и качеството на проучване, което току-що проверих в реални условия на проекта. Почти всеки проект се осъществява в условия на несигурност, условията се коригират като промяна на влиянието на външни фактори, което от своя страна създава необходимостта от актуализиране на плана.
Нежелание да прекарват време актуализиране на плана няма наистина да ви помогне да завърши проекта в срок. А инат придържане към първоначалния план, който вече не отговаря на реалната ситуация в проекта може да доведе дори до неговия провал. Успешните мениджъри на проекти знаят, че можете да продължите да се придържат към основния курс, а когато е по-изгодно да се адаптира.
Постоянно повторна проверка на времето на завършване
Проектът е за неопределен период - това е целта, без дата, кога трябва да се постигне. Известните методи за спиране цели SMART твърди, че те трябва да бъдат специфични (СПЕЦИФИЧНИ), измеримо (М easurable), постижими (А ttainable), допринасящи за цялостния дизайн на (R elevant) и имащи период постигне (Т imely). В противен случай, те са само илюзии или мечти. Неспособността да се установи датата на целевата завършване на проекта и нейните ключови етапи в крайна сметка води до сериозни забавяния или постоянно "недовършен".
Процесите трябва да бъдат проектирани така, че всеки член на екипа по проекта е мотивиран постоянно да проверява времето на всяка задача и да се положат допълнителни усилия, за да се съобразят с тях. По-специално, тази дейност може да бъде насочен към синхронизиране на екип усилия, взаимната помощ и координация, за да се избегнат евентуални забавяния на екипа, поради проблеми в един или няколко участници. Както е известно, веригата мощност се определя от най-слабата си връзка.
Сътрудничество с членовете на екипа на дневна база
Значението на ефективна комуникация между членовете на екипа на проекта не може да се надценява. Но при това взаимодействие е по-малко разбира комуникация и обсъждане на проблемни ситуации, и още - така проектът когато всеки изпълнител да прецени добре ролята и другата си, през целия път до изпълнение на проекта. Без такова разбиране, проблемът може да се дублира, преоценявани или игнорирани. Освен това, ние все още не се вземат под внимание, когато членовете на екипа не управляват една или две задачи и множество задачи едновременно. Правилно организира взаимодействието пред създава условия за най-добро използване на уменията и способностите на всеки член на екипа, за да постигнат целите си. В крайна сметка, въпреки че задачите, изпълнявани от всеки експерт поотделно, резултатите се оценяват в екипа като цяло.
Насърчаване на подчинените си за качество и производителност
В повечето случаи, че има пряка връзка между признаването на човешките заслуги и за резултатите от нейната работа. И това не е само, че това е голяма мотивация за работа с пълна сила и дори да направи допълнителни усилия при изпълнение на задачи в срок и на правилното ниво на качество, но също така, че тя създава положителна обща атмосфера в екипа в дългосрочен план.
За разлика от санкциите, или глоби, които могат да причинят на човек да направи това, което трябва, парични поощрения и заслужена похвала натискане персонал, който да направи повече и по-добре, отколкото е записано в длъжностната характеристика. В допълнение към личните резултати от голям ефект е признаването на качествата на всеки, като принос за общия резултат от екипа на проекта.
Съхранявайте информация за дизайн на сигурно място
Важно е, че екипът на проекта да поддържа и актуализира всички документи по проекта в един публичен и безопасно място, където гарантиран достъп по всяко време. Наличие на информация трябва да се организира така, че всеки член на екипа може да се използва и актуализиране на данни, които са организирани от контрола версия на документи и правилно разпределени права за достъп, както и на възможността за проектната документация не е ограничено до технически затруднения.
С други думи, липсата на достъп до проектната документация, необходима за решението, корекциите на плана на проекта, или да предлагат оптимизация е един от основните грешки на проекти за управление. Това също води до негативните настроения в екипа на проекта, да не говорим за факта, че тя може да доведе до прекъсване и пропуснати срокове. Тези рискове могат да бъдат лесно избегнати с помощта на подходящ софтуер - платформа за сътрудничество проект. За тези цели, например, е съвършен Comindware проекта.
В заключение следва да се отбележи, че не е "Златен ключ", за да отворите всеки проект. Но има нещо, което може да се разчита в по-голяма или по-малка степен - на компетентен управление на проекти минимизира времето на престой и намалява рисковете. Не подценявайте прости принципи, описани по-горе - те са служили много фирми, мениджъри и дори за първи път предприемачи.
