Условия за проба изготвяне на опис на делата на персонал

Персоналът в никоя организация не само изправени пред съставили опис на делата на персонал за по-нататъшно предаване на архива. В каква форма да се проведе документ? Какви грешки трябва да се избягва? В тази статия ще обсъдим процедурата по изготвяне описи на персонал работи и да представи мостра от тези документи. Имайте предвид и законовите изисквания за този акт и процедурата за нейното изпълнение.

Концепцията за инвентаризация въпроси

Изготвяне описи на случаи и унищожаването на случаи, срокът на годност е изтекъл - е последният етап от работата с документи в офис работа. След тези неща, за да се съхранява, пренася се в архивите на организацията.

По време на производството в организацията са да се направи с различните периоди на съхранение. Припомнете си, че от гледна точка на времето за съхранение в настоящите системите за съхраняване на генерираните документи:

• време (до 10 години включително);
• време (над 10 години), в т ч на персонала ..;
• DC.

Както се съхранява в една бизнес организация на временни периоди на съхранение (до 10 години включително)?

Инвентаризация случаи структурни единици (списък) - приемане на систематичен списък Header въпроси, избрани за трансфер до архивите на организацията. Той съдържа потребител и справка данните за бизнес (бизнес индекс, бизнес заглавие, дата на краен случай на документи, брой страници и т.н.).

На случай на временни периоди на съхранение (до 10 години включително) не са в съответствие с оборудването - като се вземат предвид случаите, проведени в рамките на номенклатурата на делата на съответната година. В този случай, в графата "Забележки" номенклатура на нещата показва името на служителя, който е причина и която е отговорна за неговото съхранение.

Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието

Съставила опис на делата в структурните подразделения на организацията, така че те нарича описите на отдели работи, и заради тях делото прехвърлени към архивите, те се наричат ​​приемане в списъка.

Инвентаризация работи структурна единица (списък) приемане изпълнява функция регистрация и в същото време предлага възможност за търсене на документи.

Структурните звена на организацията представлява отделен опис на делото:
• постоянно съхранение;
• временно (над 10 години) съхранение в т ч на персонала ..;
• бизнес, състоящ се от документи, които са уникални за тази организация (юридически, следствени производства, научни доклади по теми и др.).

В тази статия ще говорим за подготовката и представянето на материалните запаси в документите за въпроси на персонала.

Изисквания за съставяне на опис на делата на персонал

Инвентаризация на случаите на структурни звена, представени във федералните архиви не по-късно от три години след приключването на делата в производство

Отделен списък е списък на случаите със самостоятелно бруто (поредност) номерация. Рубрики случаи се вписват в списъка в съответствие със схемата за тяхната класификация, т.е.. Е. Въз основа на номенклатурата на делата.

Как така, ако организацията не е номенклатурата на нещата?

Ако вашата организация по някаква причина не е номенклатура на нещата. запис е направен директно въз основа на дела подготвени и изпълнени за трансфер на архивно съхранение. В този случай, която трябва да бъде включена в списъка е взет директно от капака на кутията.

Графики на инвентаризация попълват в строго съответствие с информацията, която е доведена до капака на случай.

Организацията установено, че са в различни години, т.е.. Д. Описът не се извършва за няколко години ... Възможно ли е да, например, да се включат в списъка на документи на няколко периода от време, или да се записват за всяка година? И все пак: може да бъде разделена на отделни документи, например, лични файлове на служителите?

Като правило, един списък на документите, включени една година. Въпреки това, ако организацията в продължение на няколко години не са извършвани на работата по подготовка на документи и файлове на архивно съхранение, е разрешено да се включи в списъка на документите в рамките на няколко години.

документи за персонала - в зависимост от техния размер, видов състав, начини на употреба - са включени в един или повече регистри. Отделните документи могат да бъдат освободени:

• лични дела,
• лични карти на съкратените работници,
• поръчки на персонал или други документи (когато те са голям брой)
• непотърсени трудови книжки.

По този начин, няма ограничения при избора или съединение в един регистър, няколко вида документи. Всичко остава по преценка на работодателя и работниците на услуги за служителите.

Един пример за структурата на опис на делата на персонал

Нотариални актове, вписани в списъка, с цялата информация, касаеща в списъка за съответните полета се нарича описателна статия инвентара.

Първо се инвентаризация на делата по отношение на персонала. Това е "Забележка" колона в стандартна форма описа. Какво да пиша в тази графа?

Колона "Забележка" инвентаризация се използва за въвеждане на информация за приемане на нещата, особено външния си състояние, за оттегляне на случаи или прехвърлени на други стопански единици по отношение на деянието, наличието на копия от особеностите на тяхното физическо състояние, както и други действия, извършвани с описаните документи ,

Всеки случай (тази част, ако се състои от няколко тома или части, в т. Н., формирани в отделно приложение към този случай), вписано в регистъра по отделен сериен номер.

Преди да направи заглавия работи в описа, е необходимо да се провери качеството на образуването и регистрирането на случаи. В случай на нарушаване на правилата за образуване и регистриране на случаи трябва да бъдат отстранени.

Подготвили сме случая на персонал, който да прехвърлите на архива през последната година. След известно време, те започнаха да се направи опис и е установено, че липсва една папка. Случаят е вписана с номенклатурата на нещата, просто не забравяйте, че проверка на начина, по който се формира и запазва в отделен рафт за последващо прехвърляне на архива. Но как да отида в канала! Какво да правя сега?

Ако в подготовката на делата за архивно съхранение и развитие на материалните запаси разкри липсата на изключителните си номенклатурни въпроси, структурно звено заедно с експертната комисия предприема мерки, за да ги търсят.

Ако търсенето не даде резултати, той е съставен (FAQ) за липсата на такъв. Той е подписан от главното устройство и заедно с регистъра се прехвърля в архива на организацията.

Преди да направи заглавия работи в инвентара е необходимо да се провери качеството на образуването и регистрирането на случаи

Основните правила на изготвянето на опис на делата на персонал

Така че, за да се коригира опис на делата на персонала, трябва да спазват следните правила.

Правило 1. организира нещата в списъка по същия начин, както в номенклатурата на делата.

Правило 2. Направете направи всеки случай (тази част от) описа в отделна стая.

Правило 3. Попълнете графики документ в строго съответствие с информацията, предоставена на капака на случай.

Правило 4. Използвайте графата "Забележка" марка за прехвърляне на дела на останалите структурното звено за функциите на формирането на случаи съществуването на копия от физическото състояние на документите, и така нататък. Г.

Правило 5. Ако направите последователни случая със същите заглавия заглавие за първия случай напълно пиша; всички други хомогенна случай обозначена с думата "същото". За повече информация за случая е напълно пиша; заглавие се играе в началото на всеки нов лист инвентаризация напълно.

списание като подарък!

Процедурата за изготвяне и изпълнение на опис на персонала

Регистър на случаите на персонал, изготвени във формата, предписана за списъците на структурни звена (Приложение 1) на задачите. Тя е изработена в два екземпляра:

• един се предава заедно с делата на организацията на архива,
• другият да остане като основен екземпляр в структурното звено.

Ако има структурен разделение на експертната комисия на акта се извършва в три екземпляра, един екземпляр от описа се прехвърля на експертната комисия за преглед и одобрение.

че има линия "Договорена с структурно звено ЕО" под формата на списък на случаите, по отношение на персонала. И какво, ако експертната комисия не е била създадена? И като цяло - дали е необходимо да се създаде? Нашата организация е малък, работи с общо 40 служители.

Подготовка на документи за прехвърляне на архива включва опита на тяхната научна и практическа стойност, регистрация на случаите, изготвяне на описа.

Документи стойност експертиза - определянето на стойността им за целите на подбора за времето на съхранение и срок на на обекта. Този опит в организацията осъществява постоянна експертна комисия (ЕК).

Експертната комисия назначена със заповед на ръководителя на организацията. Структурата на ЕК включва не по-малко от трима служители. ЕО секретар на номинираните, като правило, секретар на организацията.

Независими експерти комисии се създават в единици, които имат сложна структура, голям размер и съответно по-голямо количество документи и файлове. В присъствието на експертните комисии в структурните звена на организацията, за да се създаде централна експертна комисия.

В тази ситуация, заявяват експертна комисия, по наше мнение, не е необходимо. В крайна сметка, броят на организациите, е само на 40 души.

Обърнете внимание на името на организацията в списъка на делата

Този документ трябва да съдържа пълното име на фирмата. Както и съкратено наименование, ако тя е предоставена от Хартата (наредби) на организацията в периода, за който документите, включени в списъка.

Може да има случаи, когато организацията променя името си през периода. После посочи фамилията й по това време.

Под името на организацията се посочва името на структурното звено, документите, които са включени в регистъра.

Последователността на включване на случаите, в инвентара

Рубрики случаи, включени в списъка по определен начин в систематизиран вид.

Ако документите, подготвени за прехвърляне на архива, на системния регистър е един, в който да се включат в него е така?

В този случай, нещата са включени в списъка в следния ред:
• заповеди (разпореждания) на персонал;
• списъци на работниците и служителите (години);
• лични карти (данни, в рамките на една година - по азбучен ред);
• личните работи на разселените работници;
• трудовите договори с работниците и служителите, които не са включени в личните дела;
• регистрация и счетоводни книги (списания);
• минути след конкурс, квалификациите, сертифициращите и други комисии (по години);
• непотърсени трудови книжки.

Личните сметки на служителите, са включени в списъка на счетоводни въпроси. И актове на трудови злополуки, като правило - отдел регистър работи на защита на труда.

Ако организацията не разполага с такова устройство, и тази документация е в сервиза, са включени доклади за произшествия при работа в описа на случаи на персонала; заглавия тези случаи обикновено се поставят в края на описа.

Колона инвентаризация «№ P / N" подпечатан сериен номер на брутния запис (нотариални актове). В графата "случай индекс" посочи номер счетоводство дело по номенклатурата на делата налага и на корицата на делото.

Заглавия на дела, съдържащи лични въпроси (лични карти) служители са включени в списъка за годината уволнението на работника или служителя. При влизане в списъка на случаите, в един ред със същото заглавие, написани на пълно заглавие на първия случай, както и всички други хомогенна случай посочва с думите "едни и същи", както и друга информация за делата на инвентаризацията се извършва в пълен (при всеки нов лист опис позиция представя в пълния си).

Списъкът може да бъде допълнително да включва горни открити случаи

Примерен попълване на съществена част от описа на случаи на персонал

списък Графики (2-6) са попълнени точното съответствие с информацията, че е доведен до капака на случай.

Multi-обем бизнес в Описът се по ред на номерата звука. В този случай, по описа е написано името на само първия том, както и имената на всички останали обеми, ако те са поставени на една и съща страница, посочва с думите "В същото." Ако името на случай многотомен движи към следващия лист, е необходимо да се повтаря заглавието на случая напълно. При влизане в описа на последния том се добавя думата "последен", след като му номер (Приложение 2).

Описът между имена (заглавия) от случаите запазва интервал от най-малко 1 см.

съвет
Ако файлът се предава лични файлове, всеки от които е украсена като отделен случай, да ги направи отделен опис

Оставя се да се включат в заглавията на инвентаризация допълнително разкрити случаи не са включени в обхвата. Тези заглавия са включени в списъка на най-буквени номера в съответствие с систематизиране на схема или в края на документа.

Лични файлове на съкратените работници за преминаване към архивно съхранение могат да бъдат конфигурирани като кит, когато едно нещо се включва няколко лични дела (Приложение 3), но могат да бъдат и отделни случаи.

Ако всеки един от личните досиета на служителите в подготовка за прехвърляне на архива приготвя отделно, по-добре е да ги направи отделен запис.

В случай, че титлата в описа на фамилия, име и фамилното име на служителя (Приложение 4). Ако имената са същите наети лица, на личните дела са систематизирани по азбучен ред на име и презиме.

По същия начин влезе информация за непотърсени лични документи (трудови книжки, дипломи, сертификати и т.н.) (приложение 5).

В края на документа, след последната описателна статия е пълна с окончателния протокол, в който се посочва (с цифри и думи): броят на случаите, включена в списъка, първия и последния брой случаи в описа, както е специфицирана изброяване на случаи, в описа (наличие на буквени и пропуснати номера) ,

бивши случаи регламентът за съхранение на персонал

Буквални номера в описа на случаи на персонал

В някои случаи, буквални номера ще се появят в крайния запис?

Надпис на номера се появяват в списъка, в случай че заглавието на случай е включена в списъка вече след номерацията на членовете на описателен инвентаризация се извършва, или ако по погрешка две или повече дела са обозначени с един номер. Пропуснати номера също показват грешка в номерацията.

Така например, по описа на статии са преброени, както следва: ". 17, 18, 20 .. " Това означава, че в този случай "19" - пропуснатата броя.

Инвентаризация структурното звено работи, подписани от създателя посочва позицията си (списък на персонала, подписани от ръководителя на услуги за персонал). По-нататък тя се съгласи с офис службите на главата и одобрена от ръководителя на структурното разделение.

Грим документа в два екземпляра. Един остава в структурен отдел. На второ място, заедно с дела прехвърлен в архивите на организацията.

Трансфер инвентаризация работи на персонал в архива на организацията

При получаване, прехвърлянето на дела на архив организация архив служител в присъствието на служител на структурното звено, подпечатан от наличието на всеки отделен случай в два екземпляра инвентара. В края на всеки екземпляр на определен брой случаи действително е получил, датата на приемане и предаване, както и подписването на файла на служителите и на лицето, което изпраща делото.

Инвентаризация Брой структурни звена възлага организацията архив. В съгласие с архивите на кориците на случаи мек черен графит остави случая номера (обеми, части) в списъка.

В архива на базата на регистри случаи на структурни единици (т.е.. Е. приемане запаси) събрани архивни запаси. Те се архивират директории и съдържа систематичен списък на елементите архивен фонд. Те са предназначени за отчитане на случаи и разкриване на съдържанието им.

Архив изпълнява функция инвентаризация и в същото време предлага възможност за търсене на документи. Това е основният извод помощта до документите на фонда (събиране).

Форма опис на делата на персонал

Пример на инвентара с няколко обема случай

Пример за опис на делата по отношение на персонала, когато едно нещо се включва няколко лични дела

Пример за опис на делата по отношение на персонала, когато личните дела се образуват в отделни случаи

Пример за опис на делата на персонала, съдържащи непотърсени оригинални лични документи