Управлението на риска архивиране на електронна поща - статии за архиви, управление на документи,

В днешния свят на информация, изпратена по електронна поща, често тя е важна част от документацията, която е в състояние да спаси компанията от много нежелани рискове, произтичащи от загубата на информация.

Има толкова много правила, уреждащи видовете и методите на архивиране на имейли. В тази статия, немските специалисти в областта на архивите Патрик Prestel и Макс Келер Лион мислят за това как правилно да архив имейл.

В момента в Германия не съществува закон, който ще събере на едно място всички съществуващи разпоредби, отнасящи се за електронна поща архивиране на. Освен това, с голяма трудност може да се съберат въпроси, свързани с тази позиция на множество сметки.

Това е друг важен фактор, който пречи на факта, че архивирането на електронната поща е станала обичайна практика в немски компании: твърде много остава неясно в правната страна на този въпрос. От друга страна, законът ги задължава да организира ефективна и най-вече надежден архивиране на електронна поща. По този начин, единственият, който знае законите и наредбите, придържайки се към общоприетото схващане на надеждност, може да себе си и вашата организация от нежелани последствия предупредя.

Във връзка с разпоредбите задължителни за архивиране на електронна поща, важно е да се идентифицират следните правни източници:

търговски код
Закон за защита на личните данни Федерална (BDSG)
От Закона за далекосъобщенията (TKG)
Закон Equity (AktG)
Закон за дружества, с ограничена отговорност (GmbHG)
Законът за контрола и прозрачността на фирми (KonTraG)
Немски данъчен кодекс (АО)
Основните разпоредби на събирането на данни и контрол на електронни документи (GDPdU)
Sarbanes-Oxley (в световен мащаб, на правилата за съответствие)

Съгласно закона, всеки публично дружество трябва да бъдат установени от одитния комитет.

Съгласно Закона за публично търгуваните дружества:

Създаване на нова контрола и регулирането на финансовите дейности;
значителни промени в изискванията за управление и оповестяване

В § 238 законодателя задължава организацията да напусне копие от изпратените съобщения на търговски и сигурно ще ги спаси, независимо дали е на хартиен носител, графичен или текстов файл. При продажбите писмо се разбира от всички писма, които са въвлечени в процеса на "подготовката, провеждането и прекратяването на бизнес" (Бон счетоводен наръчник, § 257, ред 34). Това е и бизнес кореспонденция на дружеството, проведено по електронната поща. А именно:

Въпреки това, продажбите писма не се признават:

Отговорност за електронна поща архивиране се определя на всеки агент по продажби (в съответствие с §§ 1, 2 и 3 от Търговския закон), търговски дружества, регистрирани кооперации и юридически лица (§ 33 от Търговския закон). Този закон не се прилага за лица, които не са предприемачи, например, дребни предприемачи и работници nenaemnyh.

Съгласно § 147 от Данъчния кодекс на Федерална република Германия, имейлите, които попадат в обхвата на определението за търговски или бизнес, трябва да се съхраняват в продължение на 6 години. Въпреки това, други закони не позволяват по-малък срок на съхранение. След този период, документите се съхраняват за известно време, тъй като те могат да бъдат необходими за органи за проверка.

В съответствие с § 165 от Данъчния кодекс, че е необходимо да запазите документи от значение за висящи съдебни дела за събиране на данъчни глоби или санкции за предстоящата или в процес на разглеждане на законови нарушения, както и за искове.

Този аспект контрол § 257 HGB и § 147 данъчен код, което означава, че всеки продавач задължава нареди на магазините входящите търговски писма в електронен формат (§ 257 HGB). В четвъртия параграф от същия раздел, законът изисква да се поддържа на писмото в продължение на 6 години.

Считано от края на календарната година, които са били изпратени или получени търговски писма (§ 257, параграф 5 HGB). В съответствие с правилата в края на 6-годишна писмена форма може да бъде унищожена.

§ 147 от Данъчния кодекс предвижда правилата, според които имейли от данъчната сфера трябва да се съхраняват за по-дълъг период от време. В този случай, трябва да се обърне внимание на раздели 1 и 2 от настоящия член.

Забележка: Всички имейли, които имат данък значение, трябва да се съхранява в електронен формат и в пълно съответствие със закона. След приемането на Федералното министерство на финансите на "Основни принципи за събиране и наблюдение на електронни документи данни" вече не е позволено:

съхраняване на имейли само в печатен вид и подадена;
Архивиране на имейли в трудни за четене формат (например, файлове, PDF формат).

Счетоводни и данъчни регистри: как да бъдат архивирани имейли

С изключение на баланса за I тримесечие на и годишния баланс, §147 от Данъчния кодекс не забранява друга архивиране на електронна поща на фасцията (например, фотокопиране, микрофилм) или други носители (като магнитни ленти, дискове или дискети). При условие, че той е в съответствие със счетоводните правила и отговаря на всички изисквания за безопасност, както и снимки и данни за средствата за масово осведомяване по форма и съдържание съвпадат с оригиналите остават четливи през целия период на съхранение и поддържани от основните програми за четене.

Основните принципи при провеждане на счетоводство, включват принципите, заложени в Търговския закон: принципите на разбираемост (§ 238), за да се поддържа целостта (§ 239), надеждност (§ 239), уместността (§ 239), ред (§ 239) и неизменност ( § 239).

В допълнение, лицето запазва важно за имейли данъчно обслужване на фриз и други информационни носители, в съответствие с § 147 от Данъчния кодекс, трябва за своя сметка да осигурят необходимите документи за четене на помощи. Също така, по искане на финансовия орган, той, за своя сметка да се направи частична или пълна разпечатка или да предоставят четящи версии, които не се нуждаят от допълнително финансиране.

съхраняване на имейли само в печатен вид и подадена;
Архивиране на имейли в трудни за четене формат (например, файлове, PDF формат).

Съгласно § 147 от Данъчния кодекс, трябва да бъдат архивирани следните данъчни имейли природата: Заедно с търговски или бизнес писма се архивира тези изходящи писма, които са значително от данъчна гледна точка (§ 147 от Данъчния кодекс). По-специално, те включват следното писмо:

счетоводни книги и записи
опис
годишни баланси
оперативни доклади
баланса за първото тримесечие, както и приложените към него инструкции и организационни документи
изпратени и получени търговски или бизнес писма
записи
Други писма са важни за данъчно облагане

Email Архив: често задавани въпроси

Като се има предвид сложността на тема електронна поща архивиране на, по-долу ви представяме най-често задавани въпроси.

Въпрос номер 1: Необходимо ли е да архивирате приложения за търговски или бизнес писма?

Често, не е ясно дали законът изисква, предписан в § 238 от Търговския закон, архивни приложения за търговски или бизнес писма. Обикновено е необходимо, когато прикачен файл се използва като обяснение, без които писмото ще бъде лишен от специфично значение.

Въпрос номер 2: Трябва ли да архивирате бизнес писма, свързани с делото, разположени на изпълнението?

В този случай, ако организацията не е завършил всеки бизнес или работа, свързана кореспонденция не е обект на архивиране.

Въпрос номер 3: Казва дали правото на определени видове и методи за архивиране на електронна поща?

Не, законът не поставя конкретни природозащитни технологии. Всичко, от което се нуждаете, е защита срещу измами и да се осигури по-продължително съхранение на информация в електронен вид. В тази връзка, да се обърне внимание на "основните разпоредби за DV-система на счетоводство» (заряди). (DV - Digital Video)

Въпрос номер 4: Направете съхраняване на имейли в кодирана форма е приемливо?

Да, това е приемливо, ако последващото четене на буквите на съдържанието му могат да бъдат декодирани без проблеми. Законът обаче не позволява да се прехвърли криптирани имейли до финансовите органи, дори и при наличието на специална разшифроването софтуер.

Въпрос номер 5: Каква е гаранцията за одит при архивирането на имейли?

Асоциация за създаването на организационни и информационни системи разработени 10 правила по отношение на сигурността на преразглеждане на електронните комуникации и архиви:

всяка електронна поща трябва да бъдат архивирани в непроменен вид;
неприемлива загуба на електронна поща като по пътя към архива, както и в архива;
Всяко писмо трябва да се намери лесно с помощта на общи технологии за търсене (като индекс, базиран на метаданни); Тя трябва точно да бъде точно това, писмото, което търсите;
не електронна поща не могат да бъдат унищожени до изтичане на срока на съхранение;
Всяка буква трябва да бъде запазен в оригиналния си вид, лесно се показва и отпечатва;
Всяка електронна поща трябва да бъде бързо отново след кратък период от време;
всички процеси в архива, водещи до организационни и структурни промени, необходими за сеч. В този случай, той трябва да бъде заверен от факта, че възстановяването на първоначалното състояние резервната осъществимо;
електронен архив трябва да бъде поставен по такъв начин, че да се подпомогне прехода към нова платформа, медии, софтуер и друг софтуер, без загуба на информация.

Въпрос номер 6: Трябва ли да се извършват плащания на резервния фонд на архивиране?

Въз основа на материали www.computerwoche.de