управление на офис

Работата в офиса - дейност, която обхваща документи и работа с документи, които са определени като материалните обекти, проектирани в съответствие с установената процедура, трябва, в съответствие с приложимото законодателство и правна сигурност, съдържаща информация в определен формуляр за предаване във времето и пространството. Обикновено документи в предприятията и организациите, изпълняващи длъжност - специална услуга, в качеството за правата на независими структурни звена и на пряко подчинение на ръководителя на организацията или негов заместник. Структурата на офис могат да бъдат включени: за счетоводна единица, регистрация, контрол, подобряване на работата с документи и преглед букви (жалби, приложения), спедиция, секретариат, на пишеща машина и репрографски офис мениджър и др.

В своята дейност, услугата се управлява от закони и други нормативни-правни актове на държавната власт и контрол, административните документи на висшите органи и предприятието, правила, наредби, указания на националните агенции архив услуги и други нормативни актове за управление записи. Организационната структура на управление на работната служба в дружеството се определя в зависимост от обема на документ, наличието на средства и институционална компютри и други фактори.

Организационна и административна документация - система за документиране, която осигурява организирането на процесите на управление и административна работа. Той се използва при проектирането на регулаторни действия по прилагане на административния персонал и не зависи от характера на властта и нейното разпространение. Изолиране на тази система се определя от факта, че не всички връзки, които съществуват в компанията, са посочени в неговото управление организационна структура.

Организационна и административна документация се разделя на:

организационни документи, носещи нормативни и регулиращи правния статут на дружества и техните поделения, функции, права и задължения на длъжностните лица (правилници, наредби, инструкции, правилници, протоколи);
административни документи, чрез които издават административни проверки дейност извършват, като правило, въз основа на единоначалие и колегиалност (заповеди, наредби, инструкции, решения, инструкции);
допълнителна литература, включително и служебна кореспонденция (писма, бележки, и услуга, справки, отчети, актове, поучителни писма, телеграми, факсове и т.н.);
документи за персонал за регистрация и движение на персонала на дружеството (приложения, анкети, презентации, препратки).

В практиката на документиране на документите се класифицират според други критерии:

за други цели (оперативен и производство на стандартни образци, индивид, нестандартни);
по отношение на предприятието (входящи, изходящи, вътрешен);
от раждане (официални и частни);
по отношение на производителност (спешно, не спешна);
от време на задържане (постоянни, временни време на съхраняването);
от степента на отвореност (ограничен, тайна, некласифицирана, от особено значение);
в зависимост от степента на достоверност (оригинални копия, дубликати, екстракти);
правна власт (истинско и фалшиво); сложност и поддръжка (прости, комплекс);
образуване на последователност (първични, производни);
степен на адаптивност към автоматична машина за обработка и (mashinoorientirovanny документ пригоден за обработка на компютърни данни означава, документ за машинно четене, пригодена за автоматично отчитане на информацията, съдържаща се в него) и т.н.

Системата документира връзката се проявява в процеса на управление. движение документ за организацията от самото му създаване или получаване за завършване на изпълнението или изпращане наречен документ. Тя трябва да се основава на добре разработена, стабилна технология за управление на предприятието документация, която се определя като технически и помощни услуги на специфични функции за управление, пиеси, обаче, важна роля в подобряването на ефикасността и ефективността на целия блок за управление. Оптимизиране на работния процес води до намаляване на броя на единиците и формите на продуктите от документи, опростяване на процедурите за регистрация, за подобряване на скоростта на изпълнение, мениджъри и специалисти освобождаване от извършване на второстепенни функции на технически изпълнители.

Функциите на главното управление на офис са следните:

предоставяне на единна процедура за документация и организация на работата с документи, включително изпълнението на обработка спедиция, документ за регистрация и регистрация и справочна литература;
Организация и подготовка на своевременното разглеждане на доклада на ръководството на входящи документи;
да следи за точността на представените документи за подпис;
организация на производството, копиране и бързото размножаване на документи; проектиране и разработване на форми на документи;
Развитие на обхвата на предприятието работи;
предоставяне на информация на документи за съхранение и случаи оперативно използване;
организация на работата по предложенията, молбите и жалбите на гражданите;
организация на работата на архива в съответствие със закона за архиви и други подзаконови актове;
Контрол на документи включва: регулиране на удара им преминаване, изпълнение и изпълнение в срок;
работа с документи, коректност на форма и техните структурни подразделения;
системно информиране на ръководството по тези въпроси; компилация от информация за напредъка и резултатите от изпълнението на документи;
оценяване на състоянието и ефективността на - производителност дисциплина.

Изпълнение на сложни функции на организация на работата с документи и осигуряване на еднаквото документация на поръчката се извършва в съответствие с действащите национални стандарти, насоки отраслови указания и стандарти за управление на записите компании. В допълнение, фирмите, които сътрудничат с чуждестранни компании, в подготовката на документи следва да се вземат предвид спецификата на офис на страните, е отразено в техните национални стандарти. Редица въпроси решен в офиса на международните стандарти ISO.

В необходимия брой традиционен печатен регистрационна карта на копия на картите, които могат да бъдат най-различни на подаване: информация, контролни листове, писма от граждани, азбучен, кодификация и други, в зависимост от задачата за сканиране или типа (овете) на регистрираните документи. раздел карти екзекутирани документи в референтния файл са групирани в номенклатурата на делата. Избор на атрибути за търсене се определя в зависимост от видовете документи, както и естеството на искането. Име на атрибути за търсене, посочени в специалните сепаратори карти.

Когато автоматизираното търсене регистрация се извършва за всеки един от нужните данни, или тяхната комбинация.

При предаването на документите в архивите се прехвърлят и търсачки: регистрация в традиционен карта - картотека с данни изцяло запълнени; когато автоматизиран - от банката данни за регистрация са взети информация за документите, датите, за които е изтекъл на онлайн място за съхранение; отпечатва и предава отделно, за да шкафове архив регистрационните файлове блокове за документи, които да бъдат, а не да бъдат прехвърлени на държавна опека.

Целта на наблюдението е да се осигури навременно и качествено изпълнение на инструкциите, изложени в документите; правилното формиране и поддържане на нещата в звена на предприятието (организации). Контрол се изисква за всички регистрирани документи: входящи, изходящи и вътрешни, които по своята същност трябва да бъдат разгледани (отговора), и устни решения и управление на поръчки се одитират от мениджъри, отговорни изпълнители, офис услуги единици или да бъде назначен.

Необходимостта за контрол на документи, срокове, изпълнители и служители, отговарящи за контрола се определя лидер в резолюцията или в текста на документа (за поръчки, протоколни, директиви). срокове могат да бъдат типични или индивидуални. Типични срокове документи, установени от нормативните актове на държавните органи, на централното правителство.

Отделните термини са установени лидер. Позволени сроковете за регулиране, както е указано от супервайзор. В документа се счита за да бъде изпълнена и отстранен от контрол, след като задачи, заявка, докладват резултатите на организации и лица или друго потвърждение на изпълнение.

Мониторинг на напредъка на изпълнението на документи и управление на процеса е да информира хората на изкуството и лидери на приближаващите крайни срокове. Информация за изпълнението на документите, събрани и предадени на управлението под формата на доклади за изпълнение на документи и поръчки за периода, определен с правилника. Контрол върху изпълнението на документи се базира на регистрационната карта или банката на техните данни за автоматичен контрол. Файлът за контрол е систематизирана от условията на изпълнение на документи, артисти, групи, документи (заповеди, решения, входящи, изходящи, писма и т.н.). В един успя документ може да бъде запълнена с няколко карти за тестване в съответствие с броя на певци, командировки или различни срокове. Контролът е контрол на услуги.

При прилагането на автоматични сигнали за работния процес могат да се изпращат под формата на mashinogramm на информация "имейл" или локална мрежа, в зависимост от това, което на софтуера и хардуера на системата се реализира, например, на изхода на екрана на дисплея на компютъра мениджъри и изпълнителни директори. Карта с изпълнени материали появява отговорен за контрол, за да се установи представянето и отстраняване на документ от контрол. Когато изпълнението лошо качество или прекъсване на времето на контрол на документацията не е отстранена, и се движи в категорията на не изпълни в срок. Той може да бъде взето решение за необходимостта от отлагане на изпълнението на такъв документ.

Електронните документи и дела и се нуждаят от специализирана електронен архив. В чужбина той е активно развиващ се пазар за специализирани системи (софтуер и хардуер), електронно архивиране, системи за обработка на изображения, образци на документи. Единична технология електронно архивиране, разработена от когнитивна Technologies, Hewlett-Packard, LVS и Oracle (версии на софтуера с мрежово сканиране и OCR системи и системи за архивиране, хардуер, като част от високоскоростни скенери, принтери и съхранение на данни тип червей).

През последните години, приложни изследвания в технологията на електронния обмен на данни (Electronic Data Interchange-EDI) се развиват бързо, непрекъснато се разширява обхватът на прилагането му. EDI технология се основава на възможността за използване на хартия, вместо стандартните електронни съобщения с различна дължина. При изработването на детайлите за електронна поща на предава документа, доколкото е възможно да се представи под формата на кодове, използващи стандартни класификации и справочници, униформа синтаксис.

Въпреки това, при експлоатация на местни предприятия и недостиг на средства за закупуване на скъпи системи, не можем да се изключи възможността за подобряване на формите и методите на работа с документи, включително разработването, изпълнението и поддръжката на албума и листа на унифицирани форми на документи на организацията, извършването на промени в тях; разработят съвместно със съответните структурни звена на организацията на мерки за подобряване на формите и методите на работа с документи, както и за подобряване на дисциплината на изпълнението; въвеждане на съвременни технологии за поддръжка документален филм. Друга посока на рационализиране на работния процес в предприятието е неговата редукция, включително броя на образците на документи, разработване и прилагане на правила и ръководства за подобряване на работния процес. Всичко това изисква непрекъснато управление на обучение документите и архивите, сервизни работници, тяхната психологическа адаптация към новите условия на труд и прилагане на дисциплината.

В бъдеще ще се върне на технологията "електронно офис", в резултат на развитието на системата за управление на делата. Въпреки това, прилагането изисква солидна организационна подготовка, тъй като промяната не само документите и тяхното технология за обработка, но и организационната структура, отговорностите на служителите, изисквания за квалификация на тях. В съответствие с необходимия преглед на всички организационни и методически, нормативни и инструктивни документи на предприятието. По този начин, няма да има и нова професия - за управление на управление на документите.