Унищожаване на документи, различни от секретаря

Професионален блог Евгения Kozhanova

В началото на годината - това е време, за да освободите малко (или много) от търговска площ, унищожаване на старите документи. В рамките на "старите" се отнася за случаите, в които периодът на задържане е изтекъл. Но дори и така не може просто да се вдигне и да се хвърлят тези документи. В тази статия, нека да поговорим за това как да се унищожи документите с изтекъл срок на годност. На пръв поглед, процедурата за регистрация на случаите на унищожаване изглежда сложна и почти неуправляем. Това не е така. В архивите, може би повече, отколкото навсякъде другаде в документирането принцип на работа на "очите се страхуват, а ръцете са прави." Повярвайте, че провеждането на тази работа, ще се справят с него доста бързо.

Отлично училище Секретар:

Веднага трябва да се отбележи, че случаят не е бил разрушен изчезват без следа. Дори и след няколко години може да дойде необходимо да се потвърди, че те са били просто унищожен, а не, да речем, тайно продават на конкурентите 🙂 работи за унищожаване на оръжия и срока на годност, се потвърждава от следните документи:

Дръжте посочените по-горе документи трябва да се съхраняват!

Проби от тези документи ще намерите по-късно в тази статия.

След изтичане на периода на задържане?

Нека да си припомним какво срока на годност на документа. В статия за номенклатурата на нещата, ние говорихме за това, че срокът на годност - броя на годините, през които организацията е длъжен да пази в един или друг документ. Как да се определи срокът за съхранение на документите. нали знаеш, кликнете на линка.

Ако се оказа, че една част от документите по делото все още се нуждаят, а останалата част може да бъде унищожен, той е с бродирани и да го променям с назначаването на различен срок на годност.

Закон за разпределение на унищожението

Според резултатите от изследване на стойността на акт относно разпределението на унищожаването на документи, които не трябва да се съхраняват.

акт формуляр е на разположение в основните правила на архивите на организации (Приложение 4).

Изтеглете примерни попълнения акт относно разпределението до унищожаване на документи

Няколко важни нюанси:

1. Формата на акта, който е изложен в основните правила на ..., има предположение, че: "Опис на случаи на постоянно съхранение на ______ години, одобрени по отношение на персонала, договорени с ___________________________________ по СИП (от __________ № __________ протокол)." Тази фраза е необходимо само организацията, която изпраща документи за държавна опека! Всичко останало може безопасно да се направи без него.
   
2. Обърнете внимание на текста на "Документи _____________ брой единици. ч. ______ тегло кг бяха пуснати в ____________ за преработка от приемането на законопроект номер _______ _______ ». Ако организацията се унищожават документите си, този фрагмент се заменя в акта (вж. Sample). Ако е бил замесен изпълнител, полетата са пълни, в съответствие с документа, който беше след този факт. По желание, това е законопроект, може би акт и договора.
3. Независимо от това дали организацията е източник на придобиване на държавни архиви или не, документ за одобрение лешояд ръководителя на организацията на е изпълнен последно, след като всички необходими одобрения. След това бездействие записват.
4. Актът, както е видно от формата, изисква одобрението на експертната комисия на организацията.

Експертната комисия на (ЕО) на организацията включва редица длъжностни лица, които са в състояние да поеме отговорност за едно просто решение: имаме нужда от този документ и в бъдеще или не. Може би най-оптималния състав на експертната комисия е:

• Главен счетоводител;
• Главен секретар,
• както и Генералния Съвет или главен офицер на персонал.

Трима души са достатъчни дори за много големи организации.

ЕО секретар обикновено е лицето, което отговаря за съхранението на документи, или чиновник. Като правило, той инициира среща на комисията, и поддържат своите записи. Ако е необходимо, ЕК може да се консултира с други служители на организацията.

На практика, в експертните комисии са много редки и само в относително големи, често от публичните дружества. Въпреки това, се препоръчва да бъде домакин на експертна комисия, поне пред своите участници са имали представа какво документи на организацията ще бъдат унищожени в близко бъдеще, и ако е необходимо, може да го засегне.

Изравняване акт относно разпределението на унищожаването на документи, представени на заседанието на ЕО. Решението, взето е отразено в протокола.

протокол за изтегляне проба ЕО

След акта на отделяне от унищожаването на документи напълно подписано и одобрено, накрая можем да преминете направо към процедурата за унищожение. Ако документът е малко, можете да го направите сами по себе си - просто ги управляват чрез шредера. Когато големи обеми от случаите те са изпратени да унищожат специализирана фирма, с която е необходима на договора. Приемане и предаване на документи на изпълнителя или фиксирана в самия договор или в акта, който е приложение към договора.

Какво точно не мога да направя, е да се изхвърлят на делото за най-близкото кошче в общ вид и да ги бродира и да споделите в проектите.

Фактът, че самоунищожението работи потвърдени от друг акт, който е направен в свободна форма. Унищожаването на документи от страна на договорните дружества потвърди договора с него и акта на приемане и трансфер случаи за унищожаване.

Изтеглете примерни акт на унищожаване на документи по своя собствена

Изображение от winnond / www.freedigitalphotos.net