Търсене на базата данни се отличи с данни - трикове и техники в Microsoft Excel

На първо място, ние трябва да се реша на основни познания за бази данни на Excel. Такава, че в една база данни на Excel се състои от данни, представени в табличен формат. Всяка колона на тази таблица е едно от полетата с данни, а всеки ред е един запис на база данни. Основните елементи на всяка база данни са показани в примера на мониторинг дневника за промяна на Грант Св проекта Преместете.

В този случай, договорени заглавия списания за контрол обхваща клетъчни промени на A14 H14. Този низ съдържа полетата име (или колони) за всеки един от елементите на данните. Линии 15, 16 и 17 включват запис на база данни. Всеки ред представлява един запис. Не забравяйте, че между записите в база данни, трябва да бъде не празни редове!

За да използвате DCOUNTA. ние трябва да се образуват две линии, които ще служат като критерии за търсене в базата данни. Да предположим, че искаме да се брои в областта на Разпределение (решението) броя на записите, за които (приложена) определения активен статус. За да направите това ние се нуждаем от следното.

1. Наборът от два реда. Първият от тези редове съдържа точно копие на информацията в заглавната лента, а на втория ред - информация за критериите за търсене в базата данни.
2. Формула DCOUNTA (BSCHOTA).

Ще забележите, че всъщност сме създали три отделни клетки от с критериите за търсене в базата данни: A6: H7, A8: A10 и H9: H11. Всеки от тях се състои от два реда детайли, които служат като нашите критерии за търсене в база данни (както е описано в точки 1 и 2 по-горе). Ние сме създали три отделни двойки критерии за търсене в базата данни, тъй като искаме да търсите едновременно три части от информацията.

Обърнете внимание на факта, че ние имаме три линии с формули: A25: B25, A26: A27 и B26: B27. Синтаксис DCOUNTA функции (А25 клетки) се показва в лентата на формула. Този механизъм работи по следния начин. Критерии Excel линии разказват за вида на информацията, която искате да намерите. В този пример, ние се опитваме да намерим информация за текста. В първите редове на критериите A6: H7, за думата "Отказан достъп» (Отхвърлени) ние с нетърпение. Cell F7 съдържа текстова информация от интерес за нас (отхвърлен). Въпреки това, тъй като искаме да намерите информацията, текст, трябва да използвате два знака за равенство, както следва: = "= отхвърлен."

Ние трябва да се въведат две знак за равенство, сключване и от двете страни, цитиран втория знак за равенство и самия текст. Ако се въведе "Отхвърлено" с един знак за равенство, по същата логика, тъй като това са били помолени да се сложи съдържанието на границите Excel име "отхвърли" в клетката. клавиатура случай (горната или долната) в този случай няма значение дали въведеният от вас текст в точно съответства на текста, който искате да търсите. При търсене на цифрова информация, която ще трябва да въведете само един знак за равенство и номера, който искате да търсите (= 16). В този случай, тя не изисква никакви кавички или двойни знака за равенство.

Сега ние трябва да въведете DCOUNTA формула (BSCHOTA). Формулата в клетка A25, = DCOUNTA (A14: Н20, "решение", А6: H7). Той казва: "Влез в базата данни, състояща се от клетки от А14 до H20, и да се намери в" Решението "необходимата информация. Както критериите за търсене да се използва линията от А6 до Н7. Имам нужда да разчита на броя на редовете отговаря на посочените критерии, както и показване на резултата. "

клетка A25 Excel показва броя 1, тъй като сме намерили само един запис, който отговаря на посочените критерии за търсене (думата "Отхвърлени" в графата "Действие"). Въведохме знаците "= Отхвърлените" в клетка B25 "= Одобрени" - в клетка B26 и "= Анулирани" - в клетка B27 за да стане ясно какво формула е използвана по никакъв начин. Забележка: Ако е взето решението по искането за изменение и определена в ред 15, се заменя с "одобрени", а след това на броя на записите в "Решението", който заяви: "Отхвърлени", ще стане равна на нула, докато броят на записите в "решение", което е посочено като "Одобрена" са се увеличили с две.

Няколко бележки за използване на функцията за DCOUNTA

Използвайки функцията DCOUNTA (BSCHOTA) и други функции на базата данни, не забравяйте, няколко важни неща.

• На първо място. не е нужно да се използва цялата заглавния ред като критерии. Направихме го за по-голяма яснота, обаче, ние сме като се има предвид примера лесно бихте могли да се използват като критерии за клетка F6: F7.
• На второ място. база данни критериите за търсене и DCOUNTA формула (BSCHOTA) не е задължително да бъде на същия работен лист. Например, самата формула DCOUNTA (BSCHOTA) може да бъде на същия лист, и тази формула позоваване - от друга.
• На трето място. бихте могли да се свържат тази електронна таблица със списък на SharePoint. Това ще ви даде възможност за създаване на филтри, групи и специализирани изгледи за решаване на едни и същи проблеми, без да пишете някакви формули.

функции на Excel

Фиг. 1. За да се покаже списък с вградени функции за работа с текстови фрагменти, просто кликнете върху бутона Text (текст)

Освен това, можете да кликнете върху бутона Wizard функция (Insert Function). Това е първият от групата на функционални бутони Library (библиотека от функции) в раздела функция (вж. Фиг. 1). В резултат на това на дисплея се изписва Insert Function (Функция Wizard) диалогов прозорец.

Фиг. 2. Първите съветника диалогови функции

В Excel, има много функции за работа с бази данни, които се използват като критерии за вземане на проби на данни в клетка в работния лист, който сте въвели. За да получите по-подробна информация за функциите на DCOUNTA (BSCHOTA), отворете система Excel Помощ и търсене на името на функцията. В резултат на действията ви ще бъдат следващите страници от ръководството със списък с връзки към описания на функции, предназначени за работа с бази данни. Кликнете върху линка с името на функцията, които ви интересуват, за да отворите следващата страница на системата за помощ. На тази страница ще бъде дадена подробна информация относно характеристиките и примери за неговото прилагане.

Сега, че знаете как да се направи доклади за искания за изменения в проекта, както и решенията, взети на тези искания, ние трябва да помисли как да се направи оценка на възможното въздействие на тези промени.