Съобщение етика III

Писмо - тежък аргумент в света на бизнеса.

1. Защо има единна корпоративни стандарти в провеждането на бизнес кореспонденция?

• Дали има към вас, така че, когато изпращате електронна поща на колега, има чувството, като че ли са изпращане на писмо до черната дупка, а ти просто не могат просто отговор
• Когато служителите наричат ​​помежду си и да поиска спешно да четете електронна поща, и това се случва през целия ден
• Когато сте категорично не можеш да разбереш какво искаш от електронна поща, за да
• Когато сложни и трудни въпроси по време на дискусията по електронната поща се давят в морето от информация, подробности и въпросът никога не е решен

Ако имате тези въпроси са свързани, можете да спечелите много време всеки ден, за въвеждане на общи правила за електронна поща. В тази статия ще говорим за етикета на бизнес кореспонденция.

2. Седемте основни правила на бизнес кореспонденция етика

Условно се делят на правилата на бизнес кореспонденция с правилата на етиката и правилата за комуникация и обмен на информация.

Комуникации за управление на обмена на информация в рамките на правилата на бизнес процеси и проекти. Те ще бъдат посветени на отделна статия. Етичните правила формират стила на вътрешните отношения на работниците и служителите и неминуемо ще се отрази на формирането на имиджа на фирмата ви в партньори. Така например, наскоро един от нашите партньори, получих писмо, който започва с думите: "Добър ден, Бехтерев." Какво мислите, че се е случило, ако си сътрудничим?

За да не се "губят лице" на фирмата, провеждане на бизнес кореспонденция, трябва да спазва "златното правило" на етиката на бизнес кореспонденция:

1. Писмо винаги започва с лечение
2. Тема за да се уверите
3. Преди заминаването, проверка на правописа, пунктуацията, грешки в говора
4. В писмото трябва да се структурира (вода, не!)
5. В писмото трябва да е точния текст
6. Ако изпращате в писмо инвестиции, не забравяйте да напишете, че има прикачени файлове (този ход ще помогне да се избегнат ситуации, когато изпратите съобщение и файлът не е приложен, получателят прочете писмото и намерени приложения документ може да реагира бързо и да ви пиша, че приложеният документи, които са посочили в писмото, не са налични).
7. Никога не сваляйте кореспонденцията. Един от най-важните моменти. Съобщения история никога не трябва да бъдат премахнати, тъй писмо - документ. Ако е необходимо, ние винаги трябва да е в състояние да взема историята на кореспонденцията. Радислав Gandapas, например, дори се включва искане да не се изтрие историята на разговорите в моя подпис.

3. Видове писма

Има много различни класификации, ние предлагаме да се направи разграничение между букви на структурата на проекта:

1. Letter на комуникация (писмо на отхвърляне, писмо на оплакване, признаване писмо, писмо-обосновка, и т.н.)
2. Документ за съгласие

Писмо за комуникация

В този вид писане ние включваме всички видове писма, които се използват от служител в рамките на професионалната си дейност.

не трябва да се издава Писмото един текст. То трябва да бъде ясно структурирана и добре обзаведени, така че получателят не е загубил от поглед важна информация. писането структура се състои от ясни компоненти:

Тема трябва да съдържа конкретни действия, които да очаквате от ответника "да се съгласи на договор", "предлагат въпросите за разглеждане", "изпрати доклад", и т.н.

Ако изпращате документи, темата трябва да е ясно изявление на документите, които се съдържат в прикачен файл.

Защо е важно да се направи с темата?

На темата на писмото, че е много лесно да се намери необходимата писмото в ежедневния поток от информация. Нито писмото няма да бъдат загубени.

Забележка: Ако изпращате писмо в рамките на компанията, темата на писмото се издава за определен стандарт, ако изпращане на писмо от компанията, е препоръчително да се изготви тема от шаблон: Име на компанията: целта на писмото.

Колкото по-структурни елементи в тялото, толкова по-добре! Една от ключовите умения в способността за провеждане на бизнес кореспонденция, трябва да се развива на служителите - умение, кратко и ясно артикулират своите мисли.

Послепис Ако ние правим писмо, писмото се споменава фактът, на събеседник - той трябва да цитирам чрез отделяне на цвета или шрифт.

Дизайн шаблон корпоративен подпис трябва да бъде една и съща за всички служители.

Послепис Ако искаме да се затопли отношенията с партньор / клиент, е необходимо да се издава персонален подпис. Всеки човек е приятно да получиш писмо с личните отношения, дори и в официалната кореспонденция.

Лично подпис винаги се отнася до тялото на имейла. Пример: Приятен ден / благодаря / Приятно ми е да говоря днес / Благодарим Ви, че отделихте време да толкова важен въпрос / Hi семейство и деца и т.н.

Невярно е "Да" и "Як" запълване на последно място, да не случайно изпрати имейл, когато тя все още не е готова.

Каква е разликата на полето "До" и "копие"?

Послепис Нашият опит е доказал, че полето "Як" е много полезна. Ако водим преговори с обикновен служител, обсъждане на важни въпроси, но не получи отговор по същество и в срок, е необходимо да вмъкнете копие от писмото на директора или по-добър мениджър, както е указано от започва конструктивен кореспонденция.

За съжаление, в много компании, нивото на корпоративната култура не е на ниво, така че има ситуации, когато за един служител вършат добре работата, трябва строг контрол от състава на контрол.

Документ за съгласие

Важен тип писане, който ви позволява да обобщим резултатите от срещата, писмена форма съгласие, да се посочи срок за изпълнение и да стане ясно: и двете страни да са правилно разбрани, което трябва да отговаря?

Тези писма са полезни След срещата разговори и срещи, за да има споразумение в писмена форма и обща визия за своето изпълнение.

писма декорация

Шрифтът в писмото трябва да бъде единна, курсив могат да бъдат идентифицирани в текста на основните точки, заглавията, но не непременно трябва да се придържаме към един стил на регистрация.

Послепис Винаги помнете, че думите, написани с главни букви се възприемат като нараства тон. Те трябва да се избягва.

Всеки единствена мисъл е желателно да се направи в отделен параграф, текстът се приема по-лесно.

Параграфи не трябва да се слеят един с друг. Към писмото е по-разбираемо, пространства трябва да бъдат след поздрава, преди всяка точка и преди подписването:

Писмо до визуално изглеждат по-привлекателни, по-добри връзки в тялото на писмото да се направи хипервръзки:

стил на писане

Саша предлага "мярка" стил на писане по скала от личен към формално. Осъществяване на наблюдението, че "колкото повече трикове в писмото се намира в лявата колона, така че ще бъде по-лично, а не повече от правото, толкова по-официално"

Какви резултати могат да бъдат получени чрез прилагане на правилата на бизнес кореспонденция етикет?

Колко имейли на ден, получавате? Обикновено 20-30, но има случаи, когато и 50 и 60. И за всеки имейл, ние прекарваме внимание ресурс - време, за да се разбере същността на писмото и какво да кажа за него. Ако ще се харчат за разбирането на целите на писане за най-малко 10-15 секунди по-малко (и това може да бъде направено, когато всяка буква е тема, където има глагол, а резултатът), спестяванията на 60-те букви на 10 минути! Ние сме свикнали да се игнорира този път чрез напръскване през деня, но ако го събират заедно и да се подобри, се оказва, толкова много!

Прочети други статии от поредицата: