Седмичен директор на информация, изкуството среща на одиторите
Предварителна информация събиране
Ако дружеството все още е под подозрение, информацията за него се събира чрез всички налични средства. Какво признаци показват, че "процесът е започнал"?
На първо място, служителите започват да се обадя в работно време от неизвестни хора. представляващи работниците органи или да се опита да остане анонимен. Те са помолени да предоставят конкретна информация за колегите, на директора, за да ги запознае с целеви конкретни хора и т.н.
Тъй като това е "неформален" разговор, по-добре е да се прекъсне разговора, като предлага цялата информация от интерес да се свържете с властите. Всяко колебание, объркване служител даде шанс на тези лица продължават да общуват и да получат поверителна информация.
Това не изключва ситуацията, когато излизате да се работи с хора, на работниците и служителите могат да дойдат неочаквано в цивилни дрехи, както и предлагане на "пас". Тъй като в повечето случаи не се варанти или призовка не се показва, че имате право да откаже тази оферта.
Дори и това би изглеждало доста банални надзор на персонала имат шанс да станат сериозни "куки" за заинтересованите лица. Никой не може да гарантира, че един разкъсан на две части хартия хвърлени в кошчето, не попадат в неподходящи ръце. Ако организацията е "под капака", ще бъде обект на внимание, дори и най-близкото сметище, което по принцип е по-чист изхвърля отломки.
Ето защо, всички ненужни документи трябва да бъдат унищожени чрез нарязване на лентички. Тя не трябва просто да изрежете хартията на ивици (при желание те могат да бъдат залепени заедно), но за да го превърне в глоба троха, че при никакви обстоятелства не е оригиналният текст не може да бъде възстановена.
Посещение на организацията
Посещението на проверяващи органи - стресова ситуация. Поради това, на директора и служителите на фирмата, трябва да знаят как да се държат при такива обстоятелства.
На входа. Първите гостите ще бъдат посрещнати от сигурност. Основната задача - да унищожи "ефект на изненада", т.е. да предупреди властите. Въпреки бързи и бързи действия на разположение за незабавно преминете на територията на персонала, осигурява психологическа и физическа защита на налягането трябва да изпълни преди края на дълга усърден подчинен:
- да докладва, че не е бил информиран за посещението;
- да поиска да види документите, заповед за претърсване;
- оферта да изчака, докато охранител ще се обадя и да докладва на главата (като по този начин го предупреди за тревожната ситуация);
- разкажа за тяхното незавидно положение, ако аутсайдери пропускат обявяват.
Тези непретенциозни, но доста правилни действия за защита ще бъде в състояние да спечели две или три минути, за да се даде възможност на ръководителя да събере мислите си, успокой се.
Някои фирми, установени в стаята:
- двойни метални врати - "трудности" с отключване на няколко врати по пътя за централния офис, направени от другата страна, ще даде допълнително време;
- предупредителни светлини - оборудване работа незабележими непосветените "мигащи светлини" ще бъдат уведомени предварително за защита на всички работници и служители на инспекцията;
- звукова сигнализация - това не трябва да бъде сирената - да информира кофата за персонал и с помощта на сравнително слаб, но отчетлив звук.
Можете също така трябва да се разработи система ясно предупреждение. Трябва да сте наясно, където в момента са "гости" и колко време имате на разположение, така че трябва да преговаря с пазачите, че, например, за един сигнал означава "да мине" двойно - "вече е на територията", и т.н. ,
Търсеното. Веднага след пристигането на компетентен персонал инспекция защита сигнал започва да се подготвителни стъпки.
Всички поверителна информация трябва да бъде винаги под ръка, в отделна папка, в едно чекмедже. Това ще усложни ежедневните операции, но в извънредни ситуации ще ви помогне да се съберат необходимите материали бързо. От вас се изисква да се покаже като сте проверили всички стаи и отключване на всички сейфове. Но, ако се опитвате да ги предпази от посегателства на конкуренти търговски тайни, в никакъв случай не е възможно да ги държи в сейфа, който компанията е известна на всички. Тайната място трябва да се прикрият, и достъп до нея за непосветените хора трябва да бъде трудно.
Вие не само трябва да показва проверка на всички стаи и отворете всички кутии, но включване на компютъра, отворете всички интересни "гости" документи, дори и ако достъпът е защитен с парола.
За да го предпази от любопитни очи важна информация: на клиентската база, бъдещите планове и т.н. тя се събира в един компютър в специална папка. Достъпът до него е объркващо, но името не трябва да е ясно, че, за непосветените, тя може лесно да се изгуби сред други имена.
Необходимо е да се привлече вниманието към факта, че в никакъв случай не може да се инструктира персонала за поведение в такива ситуации:
- опитва да унищожи документи в последните секунди, когато на "гостите" вече са на коридорите. Най-често служител идва в акта в момента, когато поставя шредера е важен документ;
- създаване на паника на работното място. Персоналът трябва да докаже, че работната атмосфера в офиса, за да дойде на "гостите" не предварително не е готова, което означава, че организацията няма какво да крие;
- събере всички "боклуци" документи в един пакет и да се опита да го направи през "задната врата". Когато внимателно планирана операция, този сценарий се взема предвид на първо място, защото това е вероятно да получите в ръцете на избраната информация от персонала.
Всички подготвителни действия, служителите имат само две или три минути: от момента на появата на първите сигнали, че защитата на "гостите" на входа на втория, говорим за подхода си към централния офис. Ясно е, че този път не е предназначен за генериране на нови начини за защита по време на път, и за прилагане на предварително установен модел на подготвителни действия.
Ако нищо не може да се променя и хартията е любопитно в десния шкаф, можете да вземете само едно нещо - да се отпуснете и да чакаме. Само вие и вашите служители знаят за важността на документа. Има възможност, че тя просто няма да забележите сред многото Книжата разглеждани.
Разпит. Агенции по заетостта, които се интересуват от вашата организация, обикновено не се ограничават само до търсения в офиса. Веднага започнете разпит служители. За да бъдат най-ефективни процедури за персонал са развъждани за различни помещения. Целта на рецепцията - не само на въпрос на служителите индивидуално, но също така и за бързо идентифициране на "лъжата" - разликата в реакциите на отделните служители по същите въпроси. Разговори по какви теми обикновено помагат да се "хване" човек?
- Директор и функции. Ако човек заема позиция документи, но всъщност изпълнява друга работа, той може да не знае неговото "официален" статут.
- Заплати. Не е тайна, че в някои организации е обичайна практика за издаване на заплатите в пликове, както и в областта на счетоводството документи се появяват много различни, много по-малки количества. Най-често те не знаят на работника или служителя.
- За информация относно други служители. Случайно спадна с около един колега говори за несъответствието и истинските "официални" позиции и функции го прави възможно да се повлияе на служителите ( "Но Петър каза, че ...").
- Детайли на директорите. Поради особената важност на тази информация на работниците и служителите често задавани въпроси за директора: той отговаря, където листата на които пише за него в компанията и т.н. Цялата тази информация ще се използва в разговор с главата и да се обърне срещу него. Затова нищо служител трябва да знае за шефа си. Най-многото, той може да каже: "Иван Иванович идва в началото на работния ден, цял ден, прекаран в офиса и последният да си тръгне." Това е всичко.
Какво щеше да го вземе за себе си и служителите предпази от грешки?
Адвокат. Най-простото решение - да откаже да даде показания и да настоява за кани собствения си адвокат, ако той, разбира се. Разходи се обосновава в такива екстремни ситуации. В допълнение, адвокат може да ви посъветва служителите относно правните техническите подробности, които се съдържат в документите, които те предлагат да подпише, както и на въпросите, задавани на органи.
Вътрешен orgkonsultant. Има случаи, когато структурата на организацията и начини за управление на него не отговаря на официалната документация. Така например, служителите с недвижими но неизречена орган официално заемат много малък офис, както и официален контрол с твърди позиции в действителност - само номинална стойност. Тази техника позволява да се отнеме от партизанското разпити на ключови служители. Някои фирми начисляват упълномощени лица, които знаят истинското състояние на нещата в компанията и да имат уменията на организационно консултиране, помислете за формалната структура, за да нарисува всички позиции и задълженията на работниците и служителите, функции, разделения и природата на икономическите отношения между двете. В екстремни случаи, тази информация е основа за дискусии с одиторите.
Показания служител. Преди всяко роб трябва да носи цялата необходима и достатъчна официалната информация: каква е неговата позиция и отговорности; в какъв отдел е регистриран, на когото и кой работи прекия си ръководител; Каква е заплатата му и кой номер е издаден. Ако вашата фирма работят хора, които не са регистрирани в държавата, тази информация трябва да бъде предоставена и за тях. Някои преводачи на свободна практика, които се намират в офиса по време на тестове, които се опитват да се избегнат усложнения, представени от служители на друга фирма, които дойдоха на познатото се консултират по конкретни бизнес проблеми. В същото време колегите "не знаят" го в лицето.
Обучения. Тъй като информацията, че служителите ще докладва на властите, трябва да бъде вярна, точна и "отскача зъбите", вътрешен консултант трябва да създава и провежда обучение, чиято цел - един от друг и губят характерните екстремни ситуации и репетират отговори на най-често задаваните въпроси. Прекалено развълнуван работник ще доведе до неразумни подозрения за инспектори, да ги въведат в заблуда. Не забравяйте, че добрата импровизация, която е внимателно подготвена!
Тест ситуации. С оглед на постоянна вътрешна мобилизация на персонала е необходимо да се разработи тест система ситуации за работниците и служителите. Ръководители на отдели се насърчават да организират ежедневните си дейности. Например, когато издаването на работната заплата счетоводител може изведнъж да поиска от служителя кой ден тя получава авансово заплата и какви са точните размери на тези суми.
Методите на психологическо влияние
Разпит - това не е разговор, при равни условия, като начин да се получи необходимата информация чрез предоставяне на психологическото въздействие. Трябва да знаете, как да се държат в тези ситуации. Най-често представители на правоприлагащите органи използват няколко ефективни начини за въздействие.
"Добър", следователят. Добре известен със своята детектив фантастика форма на натиск, което е в опозиция на конкретен служител и неговите началници. Обикновено "добро ченге" първо да се говори за общи теми, да установи контакт и да влезе в доверието. Тогава един служител да каже: "Администрацията командва парада, печалбата от работата си, а ти си просто един изпълнител. Не е честно. Кажи ни - те ще отговоря, и вие ще бъдете нищо. " Достойни хора трябва да се опита и да отговорят правилно на въпросите, както и защита на себе си - да играе заедно с "добра" следовател. от време на време може да каже: "Аз - един малък човек, може би това е така, но аз не знам."
Заплахата от загуба на репутация. Един от най-ефективните начини за постигане на признание - налягане чрез семейството и родителите. В този случай, описан в подробности, ще кажа, старата дама на вратата, когато се оттегли от дома в белезници, тъй като това би било жалко да си семейство като вашите деца ще сочат с пръст и казват: "Баща ти - против" и т.н. Това засяга най-впечатлителни хора с въображение, трудности в личния и семейния живот. Необходимо е да се подготвят персонала за такава психологическа атака.
Разговорът в повиши глас. Cry, псуват, заплахи - това е начин да се въвеждат на работника или служителя до истеричен състояние. Залогът е, че човек може да загуби контрол, "разстроен". В никакъв случай не може да се "спускат" в отговор, органите на персонала - същите хора, и това поведение им вгорчи само. Как да се държим в такава ситуация?
- Да се каже, че подобен език няма.
- Попитайте замени олово разследване на някой друг.
- "Играя Заедно": плачи, изпадат в истерия, моля да се свържете с лекар или "линейка".
Това поведение дава възможност да се оттегли временно от травматична ситуация. В болницата ви едва ли някой ще отиде. През това време ще бъде в състояние да се мисли за ситуацията, за да направи необходимите разговори. Най-важното нещо - да "играят", че е необходимо най-добрия. Ако сте влезли в ролята трябва да бъде да играем до края. Да речем, че има "болни" корема, ще бъдете попитани: "Колко е часът", погледнете часовника си и отговори: "половина обяд" ... и да се измъкнем от пътя.
Желателно е, че всеки служител е наистина медицинска експертиза, че те страдат от едно или друго заболяване.
Нападение и побой. Стенобойна ситуации са рядкост. Въпреки това, трябва да се подготвят за тях. В този случай, се препоръчва да се намери подслон (крие под маса, стол) и се опитват да привлекат вниманието на другите крещят и вика за помощ. Най-често тя се отрезвяване обратна посока. Ако тялото се следи трябва да влязат на всички получени синини и рани, получили потвърждение в спешното отделение или болница.
Ако ситуацията е наистина започва да се предизвика страх, тази емоция е необходимо да се унищожи другия. Това чувство за хумор помага в критични ситуации. Например, можете да подадете страшно човек ... с рога на главата си, представете си, които биха могли да ги инструктира за него, и т.н. Смях облекчава стреса.
Какво да се прави в случаите, когато служители на властите предлагат да се повозим с тях в управлението?
- Трябва да се научите колкото се може повече за това, къде ви заведа, име на проверка.
- Информирайте всички заинтересовани в освобождаването на хора и да им предоставят информацията, събрана.
Не може да бъде взета за проверка на вашата организация от страна на данъчната полиция, служители на икономически престъпления, или ФСБ като нещо невъзможно. В бизнеса, има всичко, така че най-добрият начин да се предпазите - колкото е възможно повече, за да се подготвят за такава ситуация в момента.