Rybena - основните понятия на офис
Канцеларската работа като ръководна длъжност
Документи, е документирал дейността на организацията (предприятието), въз основа на научната организация на труда с използването на модерни технологии.
В момента, терминът "Документи" често звучи като "документален поддръжка на управление" (DOW).
Такова определение по-точно отразява пълната гама от работа с документи в организацията.
софтуер за управление на Документален изпълнява специална услуга, която действа от правата на самостоятелно структурно звено. Това може да бъде: за управление на делата, генерална дирекция, офис или на секретариата. В организации с малък документ изпълнява същите функции като секретар на главата или друго длъжностно лице, определено.
За всички организации, институции, българските предприятия, независимо от собствеността или функции, определени единни изисквания за подготовката и регистрацията на документите и да работят с тях. Тези изисквания са определени в основните разпоредби на държавната система на управление на документацията (Несъстоятелност), а гостите, инструкция за работа в офис, от порядъка на случаи и други документи регулаторни насоки за водене на документацията.
Работата на административния апарат, като всяка работа днес, е построен върху основите на националните органи на началното организация на труда. За да се подобри ефективността и намаляване на сложността на процеса на водене на документацията се въвежда механизация и автоматизация на работата с документи.
механизация разделят на:
- технически средства за документи за формулиране и производство (писане на машини);
От рационална организация зависи ефективността офис мениджмънт, надеждност, ефективност на разходите за административна работа, културата на апарата, за използването на информационни документи в бъдеще.
В зависимост от контролните функции са различни видове и разновидности на документа.
Вид на документа трябва да бъдат разграничени от неговите разновидности.
Преглед на документа - това обозначение на името на документа. Например, протоколът - вида на документа. Вариация на това - протокол от заседанието, протокол от заседанието, доклада за разпит и др.
Или акт - вида на документа, неговото разнообразие - актът на случаите, приемане и предаване, акт опис, акт на ревизия и др.
дейности по управление е фиксирана в главните административни документи (OSA), които обикновено се разделят на три групи:
Дейността на всяка организация, се урежда от правни документи. На първо място, това е - организационни документи, които се разработват от основателите и са нормативно. Организационни документи регламентират задачите и функциите на организацията, структурата, организацията на работа, права, задължения и отговорности на управление, отдели и служители. Структурата на организационни документи включват: подзаконовите и другите учредители, документи, инструкции, набирането на персонал, вътрешни правила и др.
За да отговори на основните цели на организацията, издадени заповеди, инструкции, наредби, решения, заповеди. Това е втората група - административни документи.
Третата група - референтните и информационни документи - включва официални писма, запитвания, коментари, бележки и т.н.
Всички горепосочени документи принадлежат на управлението или OSA. Изключение са финансовите и счетоводни документи, които имат определена подготовка и изпълнение.
С цел да се създадат възможности за хармонизиране и стандартизация на документите, за да се изработи правила за тяхната подготовка и представяне, форми и методи на работа с тях, документите са класифицирани в съответствие с определени характеристики.
Чрез метод за производство (извършване на информация) документи се подразделя на:
Тъй като стойността на съдържанието: научни, исторически, оперативна и т.н. Със среща: .. За да заключите събития за предаване на информация за изпълнение на основни задачи.
- документ с постоянно (вечно) на съхранение (от интерес за науката, история, планове, доклади, протоколи, резолюции, решения и т.н.);
- документи, които имат по-дълъг срок на годност (над 10 години), - лични файлове, медицински документи, техническа документация и др.;
- Някои документи са временни периоди на съхранение (до 10 години).
По степен на прозрачност: (с. Вратовете ПДЧ, Кънектикът, а други поверителни) конвенционален, тайна.
Правна сила: естествена (валидни и невалидни), невярно.
Съгласно метода на представяне: примерно, индивид, модел.
По професия: документация банковата система, система за докладване и статистическа документация, системата на система за външна търговия документиране на организационна и административна документация и др.
В форма: табличен, текст, лични, ситопечат и др.
- регистрирана, или личен (идентификация);
- обслужване (отразяващи работата на институцията от оперативна дейност и персонал).
Според условията на производство: спешно, не спешно.
Име на продукта: поръчка, писмо, писмо, сертификат и други документи.
Според степента на трудност: Лесно (считан за един въпрос), сложни (няколко броя).
Място на приготвяне: вътрешна и външна; външен, от своя страна, са разделени на входящи и изходящи.