Регистрация на входящи документи
Дейности на всякакви текущи бизнес е немислимо без кореспонденция. Множество документи, отчети и служебна кореспонденция изискват максимално внимание и да се съсредоточат за улавяне на всеки документ. Правилата за управление на записи, които да ви помогнат да се справи с този проблем, най-важното, за да ги знаят и да могат да ги използват. В първия етап, входящи документи, трябва да се регистрирате.
Регистрация на входящата кореспонденция изисква потвърждаване на получаването му, за всеки документ, който се определя с входящ номер и въведете ключовите данни в регистрационния формуляр, предоставена от компанията (тя може да бъде дневник или карта).
Необходимите стъпки, преди подписването на документа
В случай на повреда или целостта на опаковката изчезване откриване на важни документи, представлява акт. в свободна форма, в два екземпляра (първо предава на изпращача, вторият зашити за входящото писмото).
Спасяването на плика не е необходимо с изключение на:
Когато разпределението на документи, които да бъдат разграничени от тези важни документи, които са изключително оперативно значение. В тази първа вид документи трябва да сте сигурни, за да премине на ръководството, а вторият - само при необходимост.
Правила за регистрация на входящи документи
- Регистрирайте входящ документ в деня на получаването му. За да направите това на първа страница в долния десен ъгъл, за да направи марката, която ще включва: сериен номер на документа, дата на регистрация, както и името на фирмата (в случаите, предвидени в нормативната уредба на организацията). Направи знак с химикалка или с помощта на печат. Тогава основната информация за документа, се вписват в регистрационния формуляр, създаден от самото предприятие. По-долу е образец на проба.
Има такова кореспонденция, която не изисква регистрация. За удобство на сортиране тези писма може да се направи списък, в който да организира всички видове поща, не подлежат на регистрация. Едно примерно изпълнение на такъв списък:
Тъй като процесът на регистрация на входящи документи не е напълно регулирани от нормативната уредба, на самото дружество определя за себе си по реда на изпълнение на процеса. За тази цел компанията е създадена инструкциите на водене на документацията. При липса на такъв документ най-важните аспекти, които трябва да се определи документите за регистрация чрез издаване на подходящи заповеди.