референтни Разглеждане и информационни документи, тяхната подготовка и оформяне
От древни времена, дойде при нас на различни видове документи, от които можем да се научат историята на страната си, особено живота и различни отношения в онези дни.
Документите, заедно с всички писмени език, първоначално като средство за осигуряване на имуществени отношения, както и след това, с развитието на писмен език, са се превърнали в средство за общуване, обмен на информация. Документите са един от най-важните хранилищата на човешката памет.
Работата на всяко от административния апарат, и като цяло никаква работа днес лежи върху основите на научната организация. Всеки процес на организиране на работата трябва да бъде методично разлага на съставните му части, до най-простите операции. От мислещи, добре организирани операции и да се изгради цялостна верига от научна и организационна работа.
Документация подкрепа - важна задача на всички институции, организации, предприятия. Българското законодателство регламентира основните принципи на документални дейности по поддръжката на отделни лица (граждани) и юридически лица. Информация и документационни услуги е основната функция на предоставяне на управление, изпълнението на които изисква специални познания.
В момента системата за офис се натъква на значителни положителни промени, свързани с използването на персонални компютри, което позволява да се реши много проблеми в системата на работния процес.
Писмо (синоними: официално писмо, бизнес писмо, в множествено число бизнес кореспонденция) - общо наименование за голям брой разновидности на фона на документи, използвани за справяне с главно на настоящите проблеми в управлението. Основната характеристика, че писмата се открояват в група от документи, е да ги изпратите по пощата.
Разработчикът на бизнес писмо трябва да се изгради компетентен стилистичен дизайн. Стилът и тонът на писмото, зависи от естеството на бизнеса диалога между фирмите. Писмото трябва да бъде мощен и гъвкав инструмент на икономическата стратегия на фирмата.
Електронната поща е специален формуляр - образец писмо.
писмо до ръководството Текст състои от две логически свързани части. В първата част (въведение) формира сюжетната линия, посочват причините за това са били причината за писмото факти, събития, връзки към други документи. Във втората част (сключване) изразява основната цел на писмото, прави изводи, прави предложения, молби и дават гаранции. Писма по въпроси, които не разбират от само себе, договорени предварително, може да се състои от един заключителен раздел.
Използвани са буквите следните форми на представяне: първо лице множествено число; трето лице единствено число; Първо лице единствено число.
писмо за управление не трябва да надвишава една машинописна страница (до пет страници, ако е необходимо). Ако текстът не надвишава 5 - 7 линии, можете да използвате формата на формуляр А-5 и не представлява право на собственост върху текста.
Официален писмо, подписано от ръководителя на организацията, или негов заместник на ръководителя на структурното звено, е дадено правото да подпише в рамките на своята компетентност.
При съставянето на официални писма с един и същи вид на информация с помощта на стандартни текстове и текстове - шаблони. При съставянето на текста - шаблони трябва да вземат предвид редовността на словоред в длъжностно лице - бизнес стил на българския език: постоянна информация се предшества от променлива. Ето защо, текстът - шаблон не може да започва с интервал.
Пример на получаване и представяне на документа.
Малък Trehgornyi платно. 8/10 R / C в бранша Киев №606326
София, 123 336 028 847 777 264 БУЛСТАТ OGRN 1049287569643
На брой ________ _________
За забавянето на доставката на произведения
Ул. Съветска, 32, София, 163020
От името на нашата асоциация, ние се извиняваме за забавянето на доставките на работата по изпълнението на декорацията на вашия офис.
Бихме искали да ви уверя, че работата ще се извършва в срока, определен в нашите предварителни разговори.
Също така, имайте предвид, че рязкото покачване на цените в страната може да доведе до увеличаване на размера на нашето споразумение.
директор <Личная подпись> SA Khachaturov
Текстът на меморандума обикновено се състои от две части. В първата част на текста се посочват събития или факти, които са послужили като претекст за писане, а втората част трябва да съдържа заключения, предложения, молби.
Пример за подготовката и регистрацията на меморандума.
Директор Споделено отдел Обща Асоциация
МЕМОРАНДУМ Иванов NK
На подмяна на пишещи машини.
Нося на вашето внимание, че басейнът пишете в момента е оборудван пишещи машини остарели модели, много от които са ненадеждни резултати.
Моля, помислете за издаване на допускане на шест нови машини и един компютър с принтер.
Zav.mashbyuro <Личная подпись> GN Kolbina.
Пример на получаване и изпълнение на мотивите.
Обяснителен меморандум Заместник-председателят на АД "Оникс"
На неплащане на заплати
Предприети са мерки за засилване на контрола върху дейността на счетоводен персонал.
главен счетоводител<Личная подпись>II Сивков
Текстът на телеграмата трябва да бъде кратък. Той не посочи цели, каузи, задачи на документи, но само начини за предизвестие за напомняне. Не се препоръчва да се използва обща предложение. Ако пунктуация е необходимо, те се съкращават: pt (точка), PTA (запетая), кВтч (кавички) dvtch (дебелото черво), CSC (скоби). Цифри, "+", "-" и други текстови, се препоръчва да пише думите.
По-долу хоризонтална линия телеграми да се разбере на обичайните правила на пишеща машина документи: главни и малки букви, пунктуация, разстоянието между редовете, пълното име на лицето, подписало телеграмата, личен подпис и неговото тълкуване, от датата на подписване, печат на организацията.
Пример на получаване и изпълнение на телеграмата.
София Rostokinskiy 7 ОПП Петрова
Документи подготвени Моля, оставете ПРЕДСТАВИТЕЛ PT
Сен - Петербург, 190098
началник отдел <Личная подпись> LB Матвеева
Организационен комитет на "Възраждане" директор на "Логос"
14 часа. 15 мин. 144 28 17
Председател на Организационния комитет<Личная подпись> AL Glebov
Референтна IS Круглов секретар <Личная подпись> AR Usov
329 15 19 144 28 17
Телекси, отпечатани на латиница. perekodirovochnaya специална таблица се използва за записване на българските латинските букви. "++" Вход Последно мнение телекс края. "Плюсът?" в края на телекса се чака отговор.
Perekodirovochnaya маса за запис телекс.
А aZh-ж (й) М-МТ-TSH-SH
Този документ записва напредъка на обсъжданията и вземането на решения по време на срещи, семинари, конференции и срещи на колегиални органи. То се извършва, като правило, по време на срещата. Водете си бележки трябва секретарка или определено лице.
Покритието на завършеност на дискусиите по време на заседанията на протоколите се разделят на:
· Цялостен - съдържат в допълнение към обсъжданите въпроси и решенията, Съставянето казано презентатори и участници обсъждат въпроси;
· Кратко - съдържа информация за името говорител, тема на доклада, имената на изказалите се, взетите решения;
· Verbatim - съдържа пълен запис на целия курс на срещата.
Датата на протокола е датата на събранието, а не окончателно регистрация или подписването на документа.
Регистрационен номер - е поредния номер на колегиалните заседанията на тялото в една календарна година.
Протокол с глава съдържа въпроса "какво?", Посочване на вида на партньорски дейности (срещи, срещи, срещи), името на колегиален орган в родителен падеж.
Текстът на протокола се състои от въведение и основните части. В уводната част на фамилията и инициалите на председателстващия, настоящето секретар, поканените и дневния ред. Основната част от производството се записва.
По-голямата част от текста се основава на раздели съответните точките от дневния ред, и главните букви, на левия границата на полето, всеки на нов ред, след което дебелото черво.
Ако е необходимо, посочва резултатите от гласуването на всяка точка решения. В избора си служители на резултатите от гласуването се записват за всеки кандидат поотделно.
Протоколите от общите събрания на акционери или основатели също така да определят броя и процента от акциите с право на глас.
Протоколът се подписва от председателя и секретаря.
Протоколи от заседанията на консултативните органи трябва да бъдат одобрени от първият ръководител на предприятието или организацията. Одобрението се класифицират, който се намира в горния десен ъгъл на документа от петата позиция на раздела, и се състои от думата "искането", съкратено наименование на седалището.
компания среща мениджър
Председател - Иванов II
Секретар - Петров PP
Настояще: Bugrov SK VA Егоров SS Сидоров Смирнова NN
1. На формирането на функционални звена на информация отдел. Информация съветник VA Егоров
2. сключване на споразумения за икономическа дейност на фирмата. Заместник информация. Директор по икономически въпроси, Сидоров SS
VA Егоров - необходимостта да се образуват функционална единица - отдел на информация - за да се гарантира качество и навременна информация на фирмата.
Bugrov SK - формите и методите на работа на отдела.
1.1. Разпознаване подходящо да се създаде информационен самообслужване.
1.2. Направете промени в структурата и персонала на фирмата.
Сидоров SS - Текстът на доклада е приложен.
Смирнова NN - необходимостта от договор.
2.1. За одобряване на дългосрочния план на отдел развитие
председател <Личная подпись> Иванов II
секретар <Личная подпись> Петров PP
Пример на получаване и изпълнение на протокола.
Този документ, съставен от няколко лица, за да се потвърди фактите, събития, действия. Най-често актове, съставени комисии като постоянно действащи и преотстъпване административен документ (обикновено разпореждане или указание). В някои случаи, актът може да се направи от един офицер (актове на инспекции, одити, проучвания).
Актът отразява само тези факти, които са добре установени лица, подписали документа. Първоначално проведено проекти на документи, определяне количествени данни, а след това получава текста на документа.
Законът е обща форма. Издаден на бланка на организацията като цяло или на празен лист хартия, формат А - 4 с Подробна информация за местонахождението по подобие на обща форма.
детайлите на сертификата: име на организацията, вид документ; дата; регистрационен номер; съставяне на място; одобрение на врата; заглавие на текста; текст; отбележи наличието на заявлението; подпис.
Дата и място на подготовка трябва да съответстват на датата и мястото на aktiruemogo събития. Но ако работата на комисията е продължило в продължение на няколко дни, в подготовката на акта се посочва крайната дата на експлоатация.
Tex инструмент се състои от две логически свързани компоненти: въвеждане (инжекция) и Установяването. Текст, въвеждане във всички актове формализирани: основа за изготвянето на доклада; лица, представляващи акт; лица, намиращи се в същото време.
Във встъпителната част на акта може да бъде зададен и лица, намиращи При проверка включи в работата, но не и членове на комисията. Тя обикновено проверява участващите ръководители на катедри.
В съображение определя целите и задачите, природата, методите и естеството на работата, извършена от авторите на деянието, неговите резултати, установените факти. Понякога съображение съдържа заключения и препоръки, но често действа облицовки с излагане на факти.
Почти всички видове актове подлежат на одобрение:
· Ръководителят на организацията или негов заместник, по нареждане или заповеди, които Комисията е получила техните пълномощия.
· Органи за колективно управление (общо събрание, управителен съвет, управителен съвет).
Одобрението се класифицират, който се намира в горния десен ъгъл на документа.
Броят на случаите се определя от практически акт необходимост.
Усъвършенстването на текста, за да подпише сертификата. Документ, подписан от председателя и всички компилатори. При подписването на поста преди имената не са изброени.
Лични подписи председател и всички членове на комисията се появяват на всяко копие на акта.
Член на Комисията, която има специално становище относно съдържанието на акта, подписан акт и приложените към него коментарите за отделен лист.
Пример за подготовката и издаването на доклада.
Кепитъл Мениджмънт Строителство
относно проверката на безопасността на документи в Службата
проверка на безопасността на документи в офиса. "
Съставена от комисия в състав:
Председател: заместник. Ръководител на IP Miroshnichenko
1. заместник. Главен счетоводител Kopylova NA
2. заместник. Ръководител на икономическия отдел Meadow IA
3. Началник на сектор Отдел Nezlobin рамки EV
Комисията препоръчва специална стая за архивите, оборудване рафтовете си.
Произведено в два екземпляра.
1 копие. - насочени към комбиниран архив на службата;
2 копия. - в случая №01-11.
председател на борда <Личная подпись> IP Miroshnichenko
Членове на комисията: <Личная подпись>NA Kopylova
<Личная подпись> IA ливада
<Личная подпись> EV Nezlobin
Пример за подготовката и регистрацията на сертификати.
Ръководителят на комисията за архивите. социална отдел. защита на населението
Държавният архив на област Петровски от област Иваново
ЗАПИТВАНЕ Krintsovu
Наличието на документи за трудов стаж
В документите на Държавния архив на региона Иваново има документи, които потвърждават Стажът на граждани, които са работили в 1941-1950 двугодишния период. на предприятия и организации област Петровски:
Растителни пробивни машини - за 1941-1944 ,,.
Ферма "Сендеро Луминосо" - за 19480-1950-те години.
архив директор <Личная подпись> RP Sukontsev
Бизнес кореспонденция по електронна поща се превърна в неразделна част от бизнеса, така че тя се простира на някои от правилата на бизнес етикета.
Е-мейл, както и традиционен, той започва с задължителните поздрави и лечение по име и презиме. Добра практика е да се уточни предмета на съобщението. Погрижете се за партньора си чрез кореспонденция, не използвайте електронната поща, ако подозирате, че компютърът ви може да бъде "заразен" компютърен вирус. Редовно следи чистотата на пощенската си кутия: дори най-големият обем може някога да се напълни.
Въз основа на материала, представени следните изводи могат да бъдат направени по време на опитите, че:
· Писмо (синоними: официално писмо, бизнес писмо, в множествено число бизнес кореспонденция) - общо наименование за голям брой разновидности на фона на документи, използвани за справяне с основно настоящите предизвикателства в управлението;
· Телеграма е документ, предаден чрез кабелна връзка;
· Телекс - телеграма се предава чрез телетип (teleprintu) - уреди, използвани за директно телеграфа;
· Протокол - документ, който улавя хода на дискусиите и вземането на решения по време на срещи, семинари, конференции и срещи на колегиални органи;
· Закон - документ, изготвен от няколко лица, за да потвърдите факти, събития, действия;
· Сертификат - документ от информативен характер, съдържащ описание на производствената дейност на организацията и потвърждаването на всяка от - всички факти, събития;
· Бизнес кореспонденция по електронна поща се превърна в неразделна част от бизнеса, така че тя се простира на някои от правилата на бизнес етикета.
Благодарение на създателите на сайта! Починете си, студент се забавляваме: На изпита по физика професор се опитва да изтегли от положителната оценка на безгрижни студент: - Можете ли да назовете името на най-малко един виден физик? - Разбира се, вие - професорът. Между другото, анекдот е взета от chatanekdotov.ru