Препоръки за избор на скенер за електронните системи за управление на документи и поточно предаване на входни системи

Поръчка демонстрация Поръчка

Активно разработване на електронни документи, цифрови подписи и решения за електронен документ не ни освобождава от необходимостта да се сканира хартията.

Отиди на управлението на електронен документ е трудно, защото инсталиране на софтуер и закупуване на оборудване не гарантира пълен отказ от хартиени документи. В продължение на векове, хората, лекувани документ на хартиен носител, като основен носител за съхранение. В допълнение, повечето от процесите не са възможни без документи на хартиен носител - сключване на договори, регистрация на отпуск по болест, прехвърлянето на товарителници.

Ето защо, на всеки етап от реализацията на проекта и електронно управление на документи е необходимостта да се сканира хартията. ще бъдат необходими Дигитализация на документи на хартиен носител в продължение на много години в много организации: за прехвърляне на данни в счетоводната система, сигурно съхранение на важни финансови документи, бързо търсене на необходимите данни, проследявайки историята на използването на документи и т.н.

Често, въвеждането на електронните системи за управление на документи (DMS) и стрийминг входни документи системи (HPMS) клиенти се интересуват от:

• Какво скенери са съвместими и се препоръчва за използване в системата?
• Как да се гарантира качеството на сканиране на документи?
• Как да изберем скенер?

Това ще се съсредоточим върху тези въпроси.

За да изберете най-добрия скенер в съответствие с нуждите на организацията трябва да знаете някои неща за документи:

• Колко страници съдържат документи, които се сканират дневно.
• документи какъв размер (например, A8 (шофьорска книжка), за да A3 (рисунка).
• Какви са образците на документите, които искате да сканирате (паспорт, товарителница, фактура, чек, профил, отпуск по болест, договорът).
• Информацията е от едната страна или от двете.

• Скоростта на сканиране.
• Товароносимост.
• Приемливо размер на хартията.
• механизъм подаване на хартия.

За сравнение на скенерите от различни производители, е необходимо да се помисли за същите параметри.

скорост на сканиране

допустимо натоварване

Броят на страниците, които скенера е в състояние на записа на ден също е важен фактор в работата си. Бърза скенер с ниско натоварване предполага, че не е достатъчно мощен, за да сканирате големи обеми от документи.

Приемливо Размер на хартията

Ако се установи, вашите документи разписки, писма, договори, които са различни по размер и дебелина на хартията, трябва да изберете скенера може да се справи документи от различни формати. Големите размери на документи (например, A3) изискват използването на специализиран скенер, създаден за сканиране на чертежи и карти.

механизъм подаване на хартия

За разлика от плоски скенери, които имат само ръчно подаване поток скенери оборудвани с автоматични хранилки. Възможност за доставка на голямо количество документи е основната разлика между скенерите.

Съвременните скенери оборудвани стрийминг ултразвуков датчик за определяне двойно улавяне лист, който включва метод за определяне три двойно улавяне: дебелината на документ, по дължината на документ и комбинацията от тези два метода. При констатиране на двойно улавяне скенер автоматично спира да работи, така че няма страница на документа няма да бъдат "загубени" при сканиране.

Що се отнася до капацитета на тавата - важно е, че бин притежава всички страници на документа. Например, ако даден документ съдържа 100 страници, а таблата е подходящ само за 50, сканирането на документа ще донякъде проблематично. Има повече от поберат скенера до 200 страници.

Оценка на качеството на документи и проблеми с сканиране на партиди

оценка на качеството показва, че следните проблеми се решават:

• Всички страници успешно сканирани.
• Приемливо качество на изображението.
• Изображенията са в правилния ред.

Въпреки това, този подход при сканиране на големи обеми от документи, не е ефективен, тъй като прегледате изображенията със скорост от 100 страници в минута не може да бъде. И в случай на нужда повторно сканиране на страницата ще се наложи да спрете скенера.

Често, документите се подават за сканиране може да бъде и добро, и лошо качество - набръчкана, faksokopii с лошо впечатление печат и т.н. Не могат да бъдат сканирани, когато ADF улавя повече от една страница. Изображението може да е с лошо качество (твърде светъл или твърде тъмен).

Ето защо производителите на скенер са започнали да се включат в тяхното оборудване специален софтуер, който ви позволява да коригирате дефекти изображения. По този начин, в резултат на сканирането на такива документи професионален скенер много по-висока, за разлика от стандартните техники.

Помислете за резултатите от сканирано изображение от примера на две скенери - непрофесионално таблетка, като част от MFP и професионален стрийминг. За тестване, ние използвахме 2 форми на документи - фактури и Leaf увреждания.

Скенер, като част от MFP

Фигура 1 - смачкани фактура, плосък скенер

Фигура 2 - смачкана стрийминг фактура скенер

Фигура 3 - Skew фактура, плосък скенер

Фигура 4 - изкривена фактура, стрийминг скенер

Има моменти, когато даден документ влиза в скенера, е неправилна. Професионална техника за автоматично коригиране на дефекта на изображението - Фигура 4. При използване на плосък скенер - Фигура 3 - трябва ръчно да се приведе в съответствие документа и повторно сканиране на него.

Фигура 5 - част от увреждане, плосък скенер

Фигура 6 - лист стрийминг увреждане скенер

Често, когато сканирате документ (например отпуск по болест) на фона на полученото изображение се превръща в "мръсни" - Фигура 5. Трудно е да проследи работата с текста. Функцията за почистване на заден план ви позволява да получите по-добра, високо качество на изображението - Фигура 6. Тази функция често е включена в софтуерните продукти стрийминг скенери.

Таблица 1 - Сравнение на сканирани документи непрофесионално плоския скенер, като част от MFP и скенер професионален стрийминг.

Също така, обърнете внимание на факта, че скенер стрийминг включва допълнителни функции за работа с документи:

• Дуплекс сканиране - едновременно сканиране на двете страни с едно минаване на листа в скенера, което е особено важно за сканиране инструменти.
• Конвертиране в .PDF - полезен при работа с документи с много страници. Например, ако плоския скенер ви позволява да запаметите сканираните изображения отделно един от друг в форматите на тираж (.jpeg и .tiff), софтуерът стрийминг скенери разширява възможностите за комбиниране на множество файлове с изображения в един .PDF-документ.

Както можете да видите, че има редица въпроси, които трябва да бъдат взети под внимание при организирането на процеса на сканиране. В съответствие с това, че е необходимо да се разбере не само работата на скенера, но също така и в процесите, които протичат в него.

Преди да закупите скенер за оценка на приблизителния размер на вашите съществуващи документи. Например, една купчина от дебелината на хартията
2.5 cm, съдържаща около 155 страници, и "корона" папка обикновено зашива около 300 страници.

Гласувайте, какво правят документи изисква сканиране. Можете да се съсредоточи върху съхранението на документи е възможно - дали да сканирате документи, срокът на годност ще изтече след шест месеца. Майор време и разходи трябва да бъдат насочени към документите, за които от своя страна организацията най-често и които имат дълъг срок на годност. Останалата част от документите, ще излезе от себе си лечение.

Поради внимание на възможностите на скенера и неговото съответствие с изискванията Ви ще бъде от ключово значение за успеха на организирана система.

Следването на тези указания, ние може значително да се повиши ефективността на инвестициите в сканирането.

В практиката на дейностите по проекта ние сме били експериментират с различни устройства. По наше мнение, най-добре е Високоскоростни скенери за документи Panasonic и Fujitsu компании сред професионално оборудване.