Премахване на скрити данни и лична информация на офис документи - офис бюро

В тази статия,

Какви скрити и лична информация, която се съдържа в Microsoft Office документи?

Скрити данни могат да включват данни, добавя прилагането на Microsoft Office файл, за да позволяват споделя с други потребители, за да съставят и редактират документа. Те могат да включват информация, специално маркирани като скрити.

Microsoft Office документи могат да съдържат скрити и лични данни от следните видове.

Footers и "водни знаци" в Word документи и Excel работни книги могат да съдържат информация в горни и долни колонтитули. В допълнение, документ Word може да се добави "воден знак".

Скрит текст в Word документи може да съдържа текст, който е форматиран като скрит текст. Търсене на скрит текст в документа, може да се направи с помощта на документ инспектор.

Невидим съдържание Презентации PowerPoint и Excel работни книги могат да съдържат обекти, които не са видими, защото те са форматирани като невидими.

Данните извън PowerPoint презентации на рамката могат да съдържат обекти, които не са видими, тъй като те са били завлечена слайда. Това са извън данните на рамката може да включва текстови полета, видео, графики и таблици.

Бележки към представянето на бележки раздел PowerPoint презентация може да съдържа текст, който не може да се изисква да предостави на всички потребители, особено ако тези бележки са били създадени само за внасяне на презентации.

Документни сървъри имоти Ако документът се запазват в сървър за управление на документи, като например документ Workspace сайт или в библиотеката, въз основа на документ Microsoft Windows SharePoint Services може да съдържа допълнителни свойства или информация относно местоположението на сървъра.

Персонализирани XML-данни в документите, могат да съдържат потребителски XML-данни, които не са включени в документа. Тези XML-базирани данни могат да бъдат открити и отстранени от документното инспектор.

Каква информация може да се намери и отстрани чрез използването на документи инспектор?

За повече информация относно видовете лични и скрита информация, която може да бъдат открити и отстранени от документното инспектор в конкретното приложение на Microsoft Office, можете да получите в таблиците по-долу.

Забележка: Ако вашата организация на инспектора документите добавят допълнителни модули инспектори могат да проверяват документите за наличието на тези допълнителни видове информация.

Ако дадена книга е скрил колони не съдържат данни и са разположени между колоните, които съдържат данни, празните колони ще бъдат скрити и открити и отстранени.

Инспекторът не намери фигурите, таблиците, органи за управление, обекти и Microsoft ActiveX контролите, изображения и графики на SmartArt, които могат да се съдържат в скритите колони.

Как да откриете и премахнете скрити и лична информация от Microsoft Office документи?

Отворете документ на Microsoft Office, която искате да изследвате за скрито или лична информация.

Щракнете върху бутона Microsoft Office. кликнете Save As и въведете име в полето Име на файл. да запазите копие на оригиналния документ.

Документ инспектор да бъде приложен към копието на документа, тъй като за възстановяване на данни изтрити от това означава, не винаги е възможно.

Копие на оригиналния документ, щракнете върху бутона Microsoft Office. решите да се подготви и да изберете Документ инспектор.

Кликнете Test.

Щракнете върху бутона Delete All до резултатите от теста за видовете скрити данни, които трябва да бъдат отстранени от документа.

Скрити информация премахнат от документа, не винаги могат да бъдат възстановени с командата Undo.

Инспекторите за бележките и бележките. свойства на документи и лична информация, както и горни и долни колонтитули не могат да бъдат използвани в Excel работна книга, която беше запазена като споделена работна книга ( "Преглед", за отбор сподели книга). Това е така, защото общите книги използват лична информация, за да се даде възможност на различни хора да работят заедно на една и съща книга. За да премахнете тази информация от споделена работна книга, можете да копирате една книга, а след това щракнете върху Не споделяйте. За да спрете споделянето на книга върху "Преглед" в раздела, щракнете върху споделена работна книга. На "Редактиране" в раздела, махнете отметката Enable да промените файла на няколко потребители едновременно.

Ако искате да премахнете скрити и лична информация от документи, съхранявани във формат (ODT, ODS формат. ODP), вие трябва да изпълните Документ инспектор всяко запазване на документ в един от следните формати.

Опитайте най-новата версия на Office

Най-новата версия на Microsoft Office е подобрило инструменти за контрол на метаданни и лична информация в Office документи и файлове.