Предварителен преглед и разпространение на документи

Основната цел на процедурата по предварително разглеждане - изберете документите да бъдат разгледани от ръководството. В сравнение с останалите документи, трябва да се определи коя единица или някой от художниците, те трябва да бъдат изпратени. По този начин, документи са разделени на няколко групи - в зависимост от това колко заместник-ръководителите и които имат разрешение да разгледа някои документи. Такъв график значително намалява времето и модел на преминаващите документа. Все пак, това е възможно само ако делегирането на определени права и правомощия на заместник-ръководителите и ръководители на структурни подразделения.

По време на предварителното разглеждане на работа кореспонденция вътрешни директории: примерен списък на документите, които се считат за главата; в списъка на длъжностните лица и техните задължения; препращат диаграми обработка на потока и разпределение последователност на различните видове документи и т.н.

о значението на съдържанието;

о вида на документа (закон, наредба, заповед, писмо, доклад и т.н.);

о сложността на въпросите, свързани;

о място на изпращане на институциите в структурата на управление, ролята на обществените организации в обществото;

о спешността на изпълнението на документа.

задача на служителите, които извършва предварителен преглед, за да се освободи главата от прекомерна поток от документи, отчитане на незначителни проблеми.

Понякога, за да информира ръководителя на институцията да се състави списъка, който показва какво кореспонденцията, получена на ден, на седмица, до които е прехвърлена, това, което е било направено.

С тази глава е в състояние да прочете документите, които са от най-голям интерес към него. Освен това, в момента с много документи, прочетете главата на институцията, подписване отговори. В същото време той ще бъде в състояние да прецени дали някои служители са в състояние да реши този въпрос.

Заместник-ръководители могат да се предават документи, решение за което те имат право да. Други документи се прехвърлят в структурните звена или директно към представление.

Те се предават на посоката или изпълнителите в деня на приемане на институцията. Ако документът е следвало да бъде извършена няколко структурни звена или лица, а след това се отстранява от копията или да даде приоритет на изпълнение.

В големи институции предварителен преглед на документи осигурява опитен служител, който притежава необходимата квалификация и идентификационни данни за това, като правило, - офис услуги на главата. В по-малките заведения такава работа, възложена на секретаря.

По този начин, един служител, който преди разгледат документите, да имат достъп до цялата кореспонденция, които влизат в институциите. Мениджърът трябва да разчита изцяло на такъв работник, който, от своя страна, - се придържа стриктно към професионалната етика и да не разкрива информацията, която се съдържа в официални документи.

По време на предварителното разглеждане на кореспонденцията трябва да бъде чрез файл с карта (автоматизирана база данни), за да разберете, е проведено по-рано кореспонденция с вълнуващ въпрос.

Ако документът се повтаря, а след това го вдигна по-рано представените документи и, ако е необходимо, всички заедно да прехвърли главата. В случай на намиране, че решението може да изисква допълнителни материали (като административни документи на органите на по-високо ниво, които са споменати в документа), която е компетентна за разглеждането лицето за кореспонденция (секретар), трябва да вземете тези документи и да осигури надзора.

При четенето на кореспонденцията с цел указания препоръчително да се разпредели в него се подчертава. Можете да се подчертае важната фраза, направи кратка бележка, че съществените черти на кореспонденцията, която се проведе по-рано.

Търси документи, офис трудов стаж (секретар) с молив в предвидения място (обикновено от дясната страна на горната страна на първия лист от документ) бележат символ на структурното звено, в което водачите на документа, художник фамилното име (на запис практика съхранение, тази операция се нарича маркиране). Символът на структурното звено, е неговия номер в списъка на агенциите. Например, 05 - Човешки ресурси, 10 - отдел доставки. Всеки човек от офисите на управление на персонала може да бъде условно определя един от първите десет числа (01 - Head, 02 - първи заместник, 03 - заместник-началник).