Организиране и провеждане на срещи
Съществуват няколко вида дейности, които се извършват за определена група от хора на едно място за обсъждане на различни теми или да вземат решения по конкретни въпроси. Така например, на тримесечие събрание на акционерите или общата корпоративна среща. Тези дейности са разделени на няколко вида:
ü Работна среща:
Ø Бизнес разговор
Среща се провежда за някои регламенти (от порядъка на срещата), който е регистриран в устава на организацията. Провеждане на срещи и решения, които са направени по него, написани на специален документ, наречен протокол на срещата.
Среща се различава от срещата, че срещата е обикновено покани на тесен кръг от хора. Например, хората, които представляват различни части от една и съща организация или представители на различни компании и фирми.
Среща обикновено се провеждат редовно от събранието. Те се свиква в един момент здраво, обикновено веднъж седмично. Среща там да се мисли за актуални въпроси и въпроси. Такива срещи могат да бъдат непланираните в природата, ако те са оправдани от спешна необходимост. Протоколи от заседанията обикновено не се провеждат, но резултатите със сигурност, наложени резолюция.
Срещите са разделени на бизнес разговори и преговори.
Бизнес разговор се провежда под формата на свободен разговор и се провежда, за да обсъдят различни спешни краткосрочни проблеми, но в крайна сметка е задължително присъда.
Преговорите включват решаването на по-фундаментални проблеми и предизвикателства за съвместната дейност на фирми, организации или предприятия, като: определяне на кръга на взаимодействие, ограничена сфера на влияние, и така нататък. Преговорите завършили подписването на окончателното споразумение или устно изявление.
Всеки предприемач, бизнесмен, търговец, поради естеството на тяхната дейност, често се изисква да действа като участник или да се организират различни срещи, конференции и бизнес срещи. Налице е установена процедура за провеждане на тези дейности, които трябва да се спазват, тъй като засяга пряко за успеха и развитието на бизнеса.
Какви условия трябва да бъдат изпълнени, за да се подготви и осъществи мерки за качество на данните?
1. Важно е ясно да се определи темата, и боя в дневния ред.
В дневния ред да бъде включен важни въпроси 2-3 и 3-4 незначителни. Защо такава връзка? В случай, че основните въпроси, малко, след което ще бъде в състояние да им даде повече време да се помисли и да ги развива в по-голяма дълбочина. Ако ще има много, а след това, поради ограниченото време, основните въпроси ще бъдат разгледани повърхностно и много нюанси ще бъдат загубени.
2. Направете списък на конкретни лица, поканени на срещата, на срещата, преговори.
Изключение е производство събрание. Тя се провежда редовно и да представи списък на неизменни.
3. Задаване на дата и определено време за събитието.
Дата и час на преговорите трябва да бъдат съгласувани с всички страни.
4. Задължително уведомяване на всички заподозрени лица за датата и часа на събитието.
За изпълнението на тази среща трябва да се направи най-малко една седмица. За тези хора, само предупредени предстоящата продукция среща, които не са членове на това непроменени.
5. Определяне на времевата рамка, през който ще се проведе това събитие, и ги уведомява за всички участници.
Както показва опитът на крайния час на събитието предупредителни време дисциплини всеки и намалява времето, в продължение на 10 до 15%.
6. Необходимо е да се подготви реч. Тя може да бъде доклад или малко съобщение. Присвояване необходими на участниците да обсъдят.
Реч трябва да се направи стриктно по темата, както и за разкриване на разглеждания въпрос. Аргументи и заключения следва да бъдат обосновани и подкрепени с факти. Пародия и неяснота ще доведе слушателите само небрежност и безразличие.
7. Взема решение за помещенията и да го подготвят за събитието.
Работата трябва да започне стриктно в уговореното време. Закъснения само ще доведе до факта, че последващите действия ще започне дори с големи закъснения. Докато организиране на преговори с всички страни - участници възприеха безусловно се съобразят с началото на работата. Вашият безпричинна късно за разговори партньори ще се счита за ограничаване на степента на пренебрегване и по-нататъшни резултати ще бъде трудно да се предскаже.
Погрижете се за цялостната атмосфера на събитието беше приятелски. Отиди на личността, шоудаун, обиди и провокации са неприемливи.
За да се проведе среща, трябва да се избере най-председателя. Това се прави с помощта на обща явно или с тайно гласуване. Тази стъпка е задължително посочени в протокола.
Председателят е длъжен да контролира регулирането и да разкрие името и фамилията на всеки високоговорител, позицията и името на фирмата, от името на която действа като участник.
Избраният говорителя трябва да бъде лице с определени качества. На първо място, председателят трябва да бъде лице, компетентно и безпристрастно. Тя трябва да бъде в състояние да се ясно и точно изразена, за да бъдем толерантни към противоположното мнение. Той няма право да се даде предимство на някой, и да наложи своите възгледи. Ако той има предложения му по време на срещата, председателят има право да изразява само след като всички говорители.
Най-важният момент за всяко събитие - обобщаване и вземането на решения. По-често, отколкото не, в този момент има някаква загуба на енергия и безпомощност. Причината за това е психологически аспект: участниците не са в състояние да осъзнаят, че времето е към своя край и на необходимостта да се постигне някакво решение. Те започват да се съмняват, се колебайте, не смеят да направят своя избор. Ако това се случи, най-добрият начин за излизане от нея - да се вземе едно изречение и да го разгледа. Важно е да не пропуснете момента, когато трябва да спрете дискусията. Това изцяло зависи от уменията на председателя. Налице е и практиката на междинното гласуване, когато обобщава обсъждането на всяка стъпка. Но окончателното решение, тъй като не е необходимо да побърза, ако решението е отхвърлено от малцинство. В този случай е необходимо да се продължи дискусията да се стигне до решение, което да удовлетворява всички страни дебат.