организация офис услуги

Организация на офис услуги.

1. Организационно изграждане офис услуги.

Има три форми на офис на организацията: централизирана, децентрализирана и смесени.

В централизирана форма на организация на всички операции по обработката офис документи са концентрирани (централизира) в единен център за цялата установяването - офиси, общ отдел или на секретаря. Децентрализирано форма на водене на документацията включва разпространението на операции между службите на институцията; в същото време във всяка от тях изпълняват по отношение на единен набор от технически операции. Да не се смесва с децентрализирана форма на водене на отчетност организация, в която чиновнически операции са извършени в различните подразделения институция, организационната структура на службата за обслужване, която е специализирана единици: експедицията, пишете басейн, контролни групи и т.н. Когато смесени formeoperatsii извършват централно (на рецепцията, регистрация, контрол, възпроизвеждане на документи) и децентрализирани (референтни и информационни услуги, съхранение на документи, образуване на дела).

Форма офис на организацията е избран въз основа на размера на институцията, обемът документ, съставът на структурните звена. В малки съоръжения (когато документация се извършва директно в единици), както и географски разделени (на разстояние, например, в различни области на голям град) избиране на централизирана форма. В повечето институции и организации използват смесена форма на офис на организацията.

Най-рационален начин за организиране на индивидуална рекордни процесите и операциите съхранение е централизирана, тъй като ви позволява да:

намаляване на разходите за технически операции;

подобряване на организацията на труда, чиновници и по-специално, да се въведе оценка;

гарантира, специализация и взаимозаменяемост на служителите;

използват прогресивни и продуктивни съоръжения;

за да се гарантира единството на организационно и методическо ръководство.

В съвременните условия на напълно централизирани услуги за съхраняване на документация само в относително малки институции. В големи институции трябва да се търси подходящо офис централизация на определени функции, като например изпращане и получаване на документи, регистрация и контрол на изпълнението на документи, стенография и машинопис документи, тяхното размножаване, насоки офис администрация.

В по-малките институции, които не разполагат с общи звена, отдели на офис, канцеларска служба осъществява административен асистент-мениджър.

Ако една организация или институция има голям обем от документи, въведена структурно звено отговаря за водене на отчетност: канцеларски материали, общ отдел, отдел за управление на документи и т.н. Активността на тази структурна единица е отразено в специално проектирани положение (виж фиг. App. 1.1).

За да се регулира процеса на водене на документация, определяне на техники и методи за създаване и обработка на документите в отдела за организация офис разработва инструкции за управление на записи, които са установени със заповед на ръководителя на институцията (вж. Прил. 1.2).

2. разделението на функциите между отделите и офис изпълнители

В основата на организацията на труда чиновници е дълбок и ясно разделение на функциите между отдели и изпълнители. Това е отразено в нормативната уредба - наредби за съхранение на документацията звена и длъжностните характеристики на служителите.

Позицията на отдела за офис разработва и поддържа главата на началник отдел на една институция. Разпоредбите на подразделения отдел развива ръководителя на звеното, заедно с ръководителя на катедрата и одобрени от ръководителя на отдела, бизнес мениджър или ръководител на друго отделение, което включва офис отдел.

Наредба за отдела или нейния структурен раздел включва следните раздели:

Основните функции и задачи;

мита, права и отговорности на главата (тази точка е случаят, в случай че не е развит длъжностна характеристика мениджър);

Предоставяне трябва да съдържа ясна формулировка не позволява разлики в въпроса кой какво ще прави, който е подчинен на когото и т.н. Точки разпоредби, които определят отношенията между офиса на отдел с други лица, следва да се координират с тези единици.

При проектирането на офис универсални разпоредби на позиция на модела. Тя е допълнена (ако е необходимо - нарязани) и се регулира в съответствие с конкретните условия на работа на апарата за контрол и съхранение на документацията му услуги.

За всеки запис на служителите отдел водене разработена длъжностна който определя организационната и правния статут на работниците и служителите в структурното отдел и осигурява условия за нейното ефективно функциониране (вж. Прил. 1.3).

Инструкция се състои от следните раздели.

Общо chast.Ustanavlivayutsya основен работник задача (например, деловодители osn9vnaya задача - документите за регистрация), процедурата за подмяна позиции (т.е., който се назначава и освобождава от служителя), професионални изисквания към служителя (ниво на образование, професионален опит, трябва да знаете. трябва да бъде в състояние да.), човек, който е на пряко подчинение на работника или служителя, основните документи и материали, които трябва да се ръководи от служител в работата си.

Отговорности rabotnika.Ukazyvayutsya задължения, свързани с подготовката на документи, придобиване, обработка и доставка на информация, включваща задължително използване на определени форми и методи на работа (например, периодичен мониторинг на образуването на дела в подразделения, брифинги и т.н.), които изискват спазване на реда изпълнение на конкретни действия, за определяне на реда на изпълнение на поръчките, етичните стандарти трябва да се спазват в групата. Понякога в този раздел описва елементите на технологията работи.

права на работника или служителя за правата rabotnika.Opredelyayutsya за изпълнение на функциите, които са му възложени.

Връзки (служебно съобщение). Определени звена и служители, от които изпълнителят получава, и който предава времето на предаване на информацията, която се занимава с изпълнението на определени документи, с които те се съгласиха, и т.н.

Raboty.Perechislyayutsya оценка на критериите за оценка на степента на задълженията на служителите и отговорности, използването на права и т.н. Основните критерии са качеството и навременността на неговото прилагане.

Описание на длъжността, подписан от ръководителя на отдел на офис и одобрен от ръководител или заместник, който ръководи офиса отдел.

3. Организация на работата на секретар референт

Основната фигура на чиновнически процеса - административен асистент. Неговата най-важна задача, която се изпълнява при изпълнението на много функции - да се осигури максимална помощ на главата и му спестява време.

Наличието на длъжностната характеристика - най-важна предпоставка за рационална организация на секретарска работа. Да разгледаме характеристиките на административен асистент длъжностна характеристика (вж. Прил. 1.4).

В раздела "Общи" трябва да бъде строго ограничен кръг от лица, които са на пряко подчинение на секретаря. Оптималното решение - на пряко подчинение на административен асистент на един човек. Трябва да се има предвид най-пълния списък на методически документи, ръководен административен асистент в своята дейност, справки и други предимства.

Необходимо е да се определят изискванията, свързани не само с професионалната грамотност административен сътрудник, но и за своите професионални познания (например, за печат, да изготви документи с помощта на копирни машини, да притежавате компютър и т.н.).

Изчерпателно трябва да се определя от длъжността секретар за всяка от функциите, изпълнявани от тях (чиновнически, пишете, комуникация, приемане на посетители, мениджър обслужване и т.н.). При изброяването на задълженията, които трябва да бъдат изложени ясно, точно и недвусмислено, че е препоръчително да се посочи действията, които произтичат от тези или други условия или резултати от набор от отговорности.

Секцията "Отговорност административен асистент" трябва да посочат отговорност, която секретар има за непълно или неточно изпълнение на задълженията си, за неправилно използване или неизползване на правата си. Трябва да се има предвид, че управляващият блок не е да се работи за изпълнението на които никой не е отговорен.

Организация на приемане на гости - един от най-важните функции на главния секретар. Когато се изпълнява секретар упражнява такт и умение да влязат в контакт с посетителите, за да реши някои проблеми. Необходимо е да се направи разграничение на три групи лица, на които главата на семейството е в постоянни или случайни контакти - е агенция персонал, представители на други организации, граждани, чиито ръководител предприема при разглеждането на въпроси, свързани с компетентността на институцията, което той оглавява.

Организиране на персонала рецепция, е препоръчително да се придържате към следните насоки.

Ако служител настоява за необходимостта от среща с ръководителя по никакъв предвидено за приемане на времето, административен сътрудник е длъжен да съобщите това на главата, да общуват и имената на служителя и има интерес от въпроса му; допълнително административен сътрудник действа в съответствие с инструкциите на главата, като ги информира за служителя.

При никакви обстоятелства не трябва административен сътрудник директни пристигания до главата, без предизвестие. Представяне на посетителя, административен сътрудник трябва ясно да го име, длъжност, организация наричат.

Ако предварително определеното време, за да получите главата отсъства поради причини, известни административен сътрудник, е необходим административен асистент от името на управителя да се извини, обясни причината за отсъствието му (закъснение) и се споразумеят за следващото заседание.

Значително се различава от посочените задължения на секретаря на организацията на прием на граждани. В повечето случаи, тя изпълнява следните функции:

поддържа регистър на гражданите, които искат да бъдат приети от главата, докато в регистрационната форма (карта) трябва да съдържа информация за посетителя и по представените от тях документи. Опитен административен сътрудник може да означава липса на документи, необходими за разглеждане на делото;

предвижда процедура за приемане по време на рецепцията (регламентира реда, взима по искане на ръководителя на необходимите документи, кани работници на машини и т.н.);

ако е необходимо, да води разговора запис главата с лице пристигането на рецепцията, да направи отпечатък върху хода на производството в картата или списание.

При подготовката и провеждането на заседанията на административни функции асистенти са както следва:

изготвяне на списъка с участниците и осигуряват на гостите с необходимите материали и материали за писане;

дизайн мениджър на доклада, подготовката на илюстративен материал;

Регистрация на участниците и да докладва на ръководителя на броя на участниците са закъснели, липсва, от съображения за отсъствие и др.;

водене минути или препис на събранието;

избор на материали за главата;

изпълнение на оперативната програма за управление на поръчки, получени по време на срещата;