Какво се е променило в архивите на правилата за работа

Статус на нови архивни Правила

Н и че вече се поддържа в областта на нормативната и методическа подкрепа на архиви?

Трябва ли да се съхранява документи?

На първо място, ако има организация, която има работници, което означава, че на пълния набор от документи на персонала за всеки от тях.

На второ място, ако има една организация, което е, и неговите записи данък, представени като хартия или електронни документи.

На трето място, дори ако всички от горепосочените документи трябва да се съхраняват в определения срок. Източници на срок на годност - специални списъци:

Съхранение на електронни документи

2.30. Обвързване на електронни документи, условия за съхранение са:

наличност на архивно организация в продължение на поне две копия от всеки елемент на паметта на електронни документи (първични и работни копия трябва -Recruiting на различни физически устройства);

наличност на хардуер и софтуер, предназначен да играе, копиране, пренаписване на електронни документи, контролира физическата и техническата изправност;

в които се съхраняват в режим на електронни документи, с изключение на загуба, неразрешен бюлетина, унищожаване или фалшифицирането на информация.

2.31. Изпращане на текстови електронни документи за архивиране организация, която е източник на придобиване на държавни и -munitsipalnogo архив се извършва в PDF / A формат.

Процедурата за прехвърляне на електронни файлове и документи, описани в раздел 4.34 от Правилника. От текста имаме следното:

И накрая, "за бърз достъп до електронни документи за справка и търсене на архивно използвате фонд на електронни документи" (т. 2.33). използват концепцията на фонда не се разкрива.

счетоводни документи

3.5. Организациите на архивни са основните (задължително) и в подкрепа на записите. Съставът и формата на основни счетоводни документи, определени в съответствие с тези правила. Съставът и формата на помощни документи -uchetnyh определени архиви на техните собствени.

Счетоводни документи в организацията на архива - определянето на количеството и състава по отношение на установената счетоводна и запис (регистрация) доставя всяка единица се отчита пред специфичен комплекс _L U, а общият брой на записите 2.
счетоводен документ архив система - набор от взаимосвързани регистри и бази данни отразяват размера и състава на архивните документи на организацията и на климата, са неразделна част от системата на държавна регистрация на документите за архивен фонд -Bolgarii 3.

получаване книга и унищожаване на файлове, документи;
списък на средства;
Механизъм лист;
опис на файлове, документи;
запасите регистър.

Експертна оценка на документи

4.12. Организациите, чиито дейности не са създадени от архивен фонд на българските документи, създаване на опис на делата на персонала и опис на делата време (над 10 години) срок на годност и да гарантират тяхната безопасност.

Тази разпоредба се прилага в разговора, че независимо от това дали организацията на архива и членството на редица източници на придобиване на държавни (общински) архиви, ангажирани в документите, поне минимална степен тя дължи. В крайна сметка, може би, малко хора ще имат възможност да направи опис на делата време (над 10 години) срок на годност, не достига предварително гама от случаи.

номенклатура въпроси

"Номенклатура на делата засилва класификация (групиране) на изпълнените документи по делото (е-бизнес)";
номенклатура на нещата е в приложената форма;
номенклатура на организацията на нещата се извършва на базата на номенклатурите на нещата структурни единици (форма прикрепен, обаче, таблица на съдържанието, за да намерите това няма да стане: то съдържа две приложения с името "Номенклатурата на нещата" се отнася до структурна -podrazdeleniyam номер 26);
номенклатура на организацията на нещата е разработен на базата на стандарта, ведомствени и други списъци на документи с дати за съхранение, други нормативни правни актове, както и стандартни и -primernyh номенклатури на делата;
организации - източници на придобиване на държавни (общински) архиви го съгласува с "съответното СИП или държавни (общински) архиви, в съответствие с правомощията, които са му предоставени";
организация - не на източниците на придобиване на държавни (общински) архиви координират своята гама от случаи самостоятелно.

Осъществяване министър

4.19. Завършен чиновнически работи постоянно и временно (над 10 години) срок на годност, включително персонал, след края на календарната година, в която са били отворени, подготвени за прехвърляне на архива на организацията и които подлежат на вписване и разкриване.

В зависимост от времето на съхранение за провеждане на пълно или частично уравняване на случаите. Пълен регистрация подлежи на случаите на постоянни и временни (над 10 години) срок на годност и на персонала.

върху хартия за декорация работи гласи:

халки или свързващ бизнес документи (неформатирани документи се съхраняват в затворени твърди папки или кутии);

номерирани листове от случая;

При изготвянето свидетел лист (приложение № 8);

изготвянето на опис на вътрешните работи на документите (приложение номер 27);

дизайн случай покритие (приложение номер 28).

Подгответе електронни файлове за прехвърляне на архива на организацията включва изготвянето на опис на електронни файлове, документи (приложение номер номер 17, 18).

Това включва частично изчистване на случаите, в които се намира, в зависимост от времето на подаване, не се отчитат.

Електронни файлове трябва да опишат и не всички, а само тези, които имат временен (над 10 години) и постоянен срок на съхранение (форми -opisey - в приложения 17 и 18, съответно).

изпълнение на исканията

В областта на изпълнение на исканията на организации и граждани, съхраняват в архивите, е новост: ". Да бъдат дадени на електронен носител в електронен вид или изпратени на информационни и комуникационни мрежи" архивното сертификат, екстракт и копирайте новите правила биха могли да Сертифицирани от такива удостоверения, копия и извлечения от "електронен подпис на ръководител на организацията или друго упълномощено лице -dolzhnostnogo".

Приложения: Форми на документи

Опис на електронни файлове, документи, време (над 10 години), срок на годност;
Приложение към описа на електронни файлове от време (над 10 години), срок на годност;
Актът на приемане и предаване на архивни документи на депозита (от отделните организации - изд ...)
Инвентаризация работи;
Опис на електронни файлове, документи към заявлението за описа на електронни файлове, документи.

Последните две форми на приемане са предназначени да заменят инвентаризация и всъщност представляват действия по приемане и предаване на документи в архивите на организацията.

Опис на случаи на постоянни, временни (над 10 години) за съхранение и персонал от структурните подразделения на организацията - (Приложение 12 от основните правила на);
Обобщение на свидетелстване и етикет запис (Приложение 13);
Корица лист инвентаризация постоянно съхранение на документи (Приложение 14);
Поръчка (искане) за издаване на документи (Приложение 17);
Документите за книга за емитиране (Приложение 19);
Опис на ценни работи (Приложение 23);
получаване Леджър и обезвреждане на каса и използването на Фонда (Приложение 27);
Инвентаризация каса (Приложение 28);
архивни организации паспортните съхраняване на административни документи (приложение 29);
Паспорт на организацията, която държи сектор документи фонд (Приложение 30);
Счетоводната единица за отчитане електронни документи карта (ED) (Приложение 31);
Закон за миграцията и презаписване на електронни документи (приложение 32);
Регистър на входните и изходни на електронни документи (приложение 33);
Вестник Счетоводни миграция или презаписване електронни документи (приложение 34);
Актът на описване на документи от личен произход (Приложение 38);
Законът образование единен архивен фонд (Приложение 39);
Вестник на регистрация издава копия, извлечения, удостоверения, материалите по делото (приложение 44);
Потребителите Присъствие лог в читалнята (Приложение 45);
Годишен план за работа архив (Приложение 46);
Извлечение с организацията (Приложение 47);
Актът на приемане и предаване при смяна на мениджъра на файлове (Приложение 48).