Какви са задачите на главния секретар при подготовката на различни срещи

Във всяка една организация за решаване на въпроси, изискващи колективно обсъждане, проведено на различни видове срещи, срещи, конференции, и така нататък. Н.

Често поради лоша организация и подготовка на заседанията те са необосновано продължителен и неефективна.

Повечето от големите срещи, проведени в организациите от плана, която е от съществено значение за секретар и дава възможност да се мисли предварително комплекс за своите мерки за подготовка.

Ако управителят е поканен на среща на висши мениджъри, секретар изготвя предварително необходимите документи, печатни версия на доклада, за да го своевременно да напомни на ръководителя на датата, мястото и часа на срещата, неговата продължителност.

Кръгът секретар на отговорностите за подготовката на оперативното заседание, което обикновено се извършва в определен ден от седмицата или на дневна база в началото на работния ден, включително уведомяване на участниците, контрол върху тяхното навременно обслужване, идентификация и докладва на ръководителя за причините за липсата на не-шоу на работниците и служителите. Ако има, независимо по какви причини, ситуация, която изисква мениджър непосредствена връзка, секретар трябва да напишете постъпващата информация, влиза в стаята, опитвайки се да не се отклони вниманието на присъстващите да представят бележка за главата и да чака неговите инструкции. По време на срещата, секретар в никакъв случай не трябва да бъде далеч от приемника, като по всяко време на срещата може да се нуждаят от помощ си.

Чрез планиране на конференции и срещи с много участници подготовка започва на 1,

5-2 седмици преди събитието. Заедно с ръководителя на секретаря определя датата, часа и мястото на заседанието и дневния си ред, участниците, лекторите, и изяснява необходимостта от привеждане на подготовката за срещата на различни агенции услуги.

За 1-1,5 часа преди секретар изготвя за членовете на Президиума на папката с конферентни материали, чистата хартия, моливи, и прост цвят среща (в червено), кламери, тиксо, линийка, гарафа прясна вода и чаша (за говорители) или на минерали вода и така нататък.

Регистрация на участниците започва 30 минути преди заседанието.

Когато срещата присъстваха поканените гости, те трябва да се извърши в залата и да седне в първите редове. Останалата част от участниците са поставени на случаен принцип.

глава място - в средата на Президиума на масата, на другите членове на президиума се разполагат според класира своите позиции, места на честта - на дясно и ляво на главата. Те са предвидени основно за жени - участници в срещата.

стенографите работното място трябва да се определят, така че е добре да се чуе това изпъкнали.

Ако секретар участва в срещата, че неговите задължения включват: разпространение на материали в срещата, като избора на материали и документи за главата; съобщение на ръководителя на закъснелите; Съобщение до главата за участниците в срещата, който поиска думата; предотвратяване на възникването на времето за почивка. Секретар да проведе среща минути могат да се прехвърлят.

В края на срещата секретар трябва да се направят корекции в текста на документа с главата и актове за събиране на копия от доклади и презентации, за да се изясни с глава на списъка на лицата и институциите, което ще бъде изпратено заседателни материали.

По време на срещата на уравняването се отстранява обикновено е 2-3 дни. Секретар пишете протокол и го предава на дестинацията. Под надзора на личен секретар и е решаване на въпроси като репродуктивни материали за кореспонденция, обработка на преписи -

В посока на главата трябва да информира за резултатите от срещата на тези, които не е присъствал, но кой трябва да знаете за резултатите.

За малки срещи, задълженията могат да включват сервиране настолни безалкохолни напитки и чаши. Инсталирайте пепелници и други аксесоари за пушене не трябва да бъде за участниците. 12.5.