Документирана информация като ресурс за управление, концепцията и характеристики от документираните

Концепцията и характеристиките на документалната информация

Съвременната организация се разглежда като сложна, всеобхватна образование. Повечето от организациите е отворена система, почтеност, състоящ се от много взаимосвързани части, които са тясно свързани с външния свят. Всяка организация има вътрешно nyuyu и околната среда.

Външни и вътрешни източници на информация, които оказват влияние върху организацията, формират своята информационна среда. На нейна база, в хода на организацията има информационната инфраструктура като специален животоподдържащата система, която предоставя на потребителите съответната информация. Той играе централна роля в този документирана информация инфраструктура. други Негови членове са информационните технологии и информация персонал.

Информационна инфраструктура на организацията е сложна система, която съчетава структурирана и неструктурирана информация, информационни процеси, протичащи във взаимодействието с външната среда на организацията и обхващат потока на информация, предназначена да се съчетаят всички нива на управление, включително и работни места, ефективно действащ въз основа на създаден механизъм информационен ресурс за постигане на целите организация.

Според Федералния закон "За информация, информатизация и защита на информацията" в рамките на информационните ресурси се отнася до отделните документи и отделни файлове на документи, документи и файлове на документи в информационните системи (библиотеки, архиви, фондове, банки данни и други информационни системи). Предпоставка включване на информацията в информационните ресурси е да се документира информация.

По този начин, документът е основата на информационните ресурси.

Концепцията за "документ" се използва в много области на знанието и са свързани с предмета на своите изследвания.

За да се документира ценен историк преди всичко, че информацията за миналото, което той открива в себе си, не само по съдържание, но и на външен вид - .. ръкописен текст, химичния състав на хартията, водни знаци и т.н. Това внимание на формата на историк като емоционален ( "Zeitgeist") и практически смисъл. Той трябва да се справят с документи от различни епохи и екстериорни отразява доста точно времето и понякога обстоятелствата на създаването им. Следователно тълкуването на документа, особено след като носещ материал с фиксиран върху него информация за миналото.

Адвокат, като историк, е потребител на документи, съхранявани в архива. Но те са заинтересовани в случай на конфликт, чиито членове упражняват конфликт на интереси. В този случай, изключителната важност на въпроса за автентичност. Ето защо, на правната стойност на документа, е по-висока, толкова по-трудно е да се фалшифицира или наруши. Документът за адвокат - е преди всичко информация, която удостоверява автентичността и не може да бъде оспорена.

И накрая, за информационни технологии професионалисти на информация - е стока, която трябва да представи, до местоназначението, както и позволява на потребителя да се свърже свободно с този продукт, да го промените бързо и ефективно, или, обратно, да се осигури постоянна и надеждна безопасност. Самата концепция за "документ" се използва тук, а по традиция и изпълнява чисто счетоводен функция. Във всеки случай, документът се представя като набор от интегрирани и транспортируемото (част от) информация. Това разбиране е най-близо до водене на документацията, но доста далеч от историческите и законно.

Възможността за създаване на документи с помощта на компютър, най-силно засегнати от традиционните понятия, характерни за историци и архивисти, тъй като се твърди връзки на документа с конкретен оператор. Тази връзка е загубила смисъл: документът е създаден в памет на компютъра, тя се съхранява на твърдия диск, а след това при обработката и съхранението на многократно презаписани с нови видове медии. И тъй като час и обстоятелствата около създаването на документа вече не може да бъде отразено в нейната форма, е необходимо да се осигури тяхното присъствие в съдържанието. С други думи, на електронен документ трябва да има по-широк кръг от информация (метаданни), в сравнение с хартията.

Правна интерпретация на документа също така се поставя на изпитание, тъй като информационните технологии може да прави промени в текста, без да се оставят следи върху носителя на машина. За да се гарантира по-голяма точност нуждаят от допълнителни мерки: Преброяване на характеристиките за управление на файла от конкретните алгоритми (изчисляване на хеш функция) и предоставя на документ електронния подпис. В същото време все още запазва потенциална възможност, че защитните мерки ще бъдат преодолени от хакер. Ето защо, спешна нужда от тяхната надеждност

управление Records идентифицира три основни компонента в сечене демокрация на термина "документ":

1) документ - материал обект;

2) документът - информационния носител;

3) Документ - документирана информация.

Най-често срещаният наименованието на документа се разглежда като материален обект, с записаната информация върху него под формата на текст, звук и образ да се предава във времето и пространството, за да се съхранява и обществено ползване.

Съгласно чл. 2 от Закона под документирана информация или документи (законът счита, че тези условия взаимозаменяеми) се има предвид, фиксирани върху материален носител с реквизити, които позволяват да се идентифицира (където информацията - е информация за лица, обекти, факти, събития, явления и процеси, независимо от формата подаване).

От правна терминът "документирана информация (документ)", съдържащ споменатите закони, получени три основни характеристики на документа.

Вторият знак е документирана информация идентифицируемостта записано на информация на медиите. Това се постига чрез prisovokupleniem към съдържанието на информацията, данните, посочени детайли, които ви позволяват да зададете информация за източника и кацане, докато документиране, а в някои случаи и за да се гарантира защитата на всеки друг документ (електронен подпис). Детайли трябва да бъдат записани на една и съща физическа среда като информацията за идентифициране.

Процесът на определяне на информацията, т.е. създаването на документ, наречен управление на документация. Важно е да се подчертае, че записването на информация за различни медии (документация) трябва да се извършва в съответствие с установените правила.

В резултат на това в документацията е сякаш материализация и реификация на информацията. Информация "фиксиран" в материален носител или "прикрепен" към него, и по този начин се откроява от информацията за създател. В резултат на това, ние получаваме информацията, както е документирано книга, списание статия, колекция от предмети, документи фонд, база данни или друг документ, файл (данни) на хартиен носител, както и други машинно четими медии.

Не по-малко важно за управлението на документи и на проблема с носители, които се променят с историческото развитие. Научно-техническият прогрес е довело до появата на така наречената електронна документация. Нейната специфичност се крие във факта, че човек не може да приеме на електронния документ в физическата форма, в която е фиксирана към превозвача.

В допълнение, на електронните документи са пряко зависими от информационните технологии, които имат необратим тенденция се промени и да стане остаряла като научен и технологичен напредък в областта на хардуера и софтуера. В тази връзка, голяма опасност от загуба на достъп до такива документи след определен период от време.

По този начин, терминът "информация документален филм" се различава значително от понятието "информация". Феноменът на документирана информация е двойно единство на информация и материална подкрепа, която до голяма степен определя неговата правен режим.