документи за персонала съхранение и подготовка за доставка до архива

По време на своето съществуване, всяка организация "придобива" огромен брой документи, отразяващи жизнените функции на организма. Кои от тях могат да бъдат унищожени, което трябва да се съхранява при всякакви условия - всичко това ни каза Б. Албрехт, заместник-началник на отдел набиране на персонал, ведомствени архиви и офис на Федералната служба за архивни на България.

По време на своето съществуване, всяка организация "придобива" огромен брой документи, отразяващи жизнените функции на организма. Кои от тях могат да бъдат унищожени, което трябва да се съхранява при всякакви условия - всичко това ни каза Борис Албрехт. Заместник-началник на отдел набиране на персонал, ведомствени архиви и офис на Федералната служба за архивни на България.

Прочетете по-нататък в електронен темата на списанието

Понякога от незнание или неразбиране могат да бъдат унищожени документи, които са единственото доказателство за изчисляване на трудовия стаж. Имате много знаят как и къде да се съхраняват документи, подобни на персонала?

Какво се прилага към документите, по отношение на персонала?

инструкции за работа на персонала

Въпреки това, тези документи не обхващат цялата територия на голямата група от документи, които могат да бъдат разумно, приписвани на документи за персонала. Тези документи включват в пълна степен:

документи от края на следването и оправдателни на образованието (дипломи, сертификати, протоколи от заседания на бордове държавен изпит, регистрационни книги, издадени дипломи и сертификати, трупи, които издават студенти златни и сребърни медали);
документи за сертифициране и създаването на обучение;
Различни документи възлагане (списъци за възлагане, приложения, заключение, списък на лицата, които са получили наградата);
доказващи вредни условия на производство;
списъци на служителите, отговарящи на условията за преференциални пенсии (документи: петиции, запитвания, анкети);
Резервирайте разрешение за пребиваване наематели;
както и издадени на различни форми на счетоводни документи, записи на които могат да служат като основа за потвърждаване на трудов стаж, образование или ползи.

Само една група от документи на персонала може да бъде назначен повече от 40 вида и разновидности на документа. Почти всички от тях, с малки изключения, са дадени в списъка на типичните административни документи, генерирани в дейността на организациите, с посочване на срока на годност.

съхраняване на документи

Поръчка на правителството на България 03.21.94 номер 358-P "за подобряване на безопасността на документи за персонала" препоръчва на институции и организации (независимо от собствеността) включват в техните устави (наредби) специални предмети. Те трябва да се предписва на всички въпроси, свързани с регистрирането и съхраняването на документи за персонала и своевременно да ги прехвърлите на съхранение в случай на ликвидация на юридическото лице.

отговорност

Отговорност за небрежност, невнимание или умишлено унищожаване на историческа информация, предоставена от Наказателния кодекс на Руската федерация.

Работник на обслужване на персонала, надарен с организационни и административни функции, е отговорен не само за правилното управление на документи за персонала, но и за правилното съхранение. Ръководител на организацията, отговорна за съхранение на всички документи на организацията, включително и тези, свързани с офис персонал, ако организацията не е лицето, което отговаря за тези документи.

архив статус

На практика има само развитие на мрежа от архиви и архивно съхранение на Федералната служба (или общини). В други случаи, отделните архиви или хранилища на документи на персонала не е създаден.

Като правило, ако е юридическо лице и създава архив. документи за персонала, се съхраняват в него, заедно с други документи. И това е характерно не само за малки организации, но и за много голяма, където работа и работят хиляди работници, както и документи за персонал, натрупани в продължение на много години, са в размер на един доста дълъг комплекс.

Ето защо, когато създавате архиви в организацията трябва да основно решаване на проблема, че във всеки случай, документи за персонал трябва да се съхраняват отделно от другите документи. Най-добрият вариант, особено за по-голяма организация, ще бъде създаването на специализиран магазин, където се съхраняват тези документи. Но тъй като в повечето случаи не отговаря на реалните възможности на организацията, е необходимо да се осигури обща памет, изолирани съхранение на документи на персонала в заключителните шкафове, сейфове и др. D. Това означава, че има един принцип е разделянето (изолация) на документи на служители от други документи. Това се дължи главно на факта, че документите за персонала са поверителни, достъпът до тях трябва да бъде строго ограничено, както и процедурата за допускане до документите, определени сервизен персонал във връзка с организацията и начина на обслужване, одобрена от ръководството.

Основните технически изисквания за архива

Не е необходимо да се опише по-подробно на техническите изисквания на помещението за архив. Всички параметри са достатъчни, ясно е посочено в специфичните регулаторни и процедурни наръчници. Ние само се отбележи, че в тази стая трябва да бъдат изолирани, за да отговори на изискванията за пожарна безопасност основни, той е оборудван с охрана и пожароизвестяване. Необходимите размери на помещението, за да поставят документи, включително персонал и сравнително лесно да се изчисли въз основа на размерите (дължини) архивно рафта и средната дебелина (1-1,5 см) на стандартен случай, като се вземат предвид, че стандартната архив багажник височина 2 м 30 12 см има такива полици. работно разстояние между рафтовете трябва да бъде най-малко 80 см, пожарни стелажни коридори. - 120 см поотделно, се считат за площта, заета от метални шкафове и сейфове, а средният брой на случаи, които могат да бъдат поставени в тях. След като прекара всички тези изчисления, можете да доста точно, посочете кои архив мястото, необходимо за настаняване на вашите документи.

Файловете се подготвят за подаване на архив организация

Отделни голям парцел на архив работа са въпросите за подготовка на файлове за подаване на архива на организацията. Те заслужават сериозно внимание, защото тя е на този етап често са извършили сериозни методологически и практически грешки, които по-късно да доведе до негативни последици в архива. Комплексът на работата по предаването на документите в архива. включително на персонала, се разделя на следните етапи:

1. Създаване на случаите, след като през текущата водене на документацията.
2. Регистрация на случаите, в съответствие с установения ред.
3. Документи експертни стойност и предприятия.
4. Описание на случаите по архивите на организацията.
5. Прехвърляне на документи в архивите на организацията.

Така че, помислете за характеристиките на образуването на някои видове документи на персонала в системите за документални (бизнес).

1. Поръчките за персонала, свързани с различни аспекти на организацията на служители с различни периоди на задържане, се формират в различни случаи.

Това е необходимо, тъй като поръчките за персонал, с малка, посветен на истинските проблеми, които засягат на работното място, движейки се мнения, възлагане на работниците и служителите. Тези документи трябва да се съхраняват в продължение на 75 години. Въпреки това, повечето от поръчките на персонала отразява оперативните въпроси на работниците: .. поръчки за бизнес пътувания, почивки, мита и др Тези видове поръчки се съхраняват в продължение на 5 години. Препоръчително е в началото да възложи поръчки 75-годишен срок на годност и 5-години срок на годност отделни стаи, за да се улесни формирането им в различни неща и последвалото търсене на необходимата информация.

2. Личните сметки на работниците и служителите за заплати са групирани в бизнеса през дадена година, и ги поставят в азбучен ред по фамилия.

3. лични файлове. В личните дела на всички документи, са разположени само в реда на тяхното пристигане. Всички документи, съдържащи се в личното дело. непременно представлява вътрешен списък, който съдържа следните данни:

серийния номер на документа, включена в списъка;
номер и дата на документа (ако е необходимо);
наименование на документа;
броят на листа в документа;
имайте предвид;
запис за резюме на броя на документите, включени в един личен въпрос.

Осъществяване министър

За всички случаи на персонала дългосрочни продължителност на съхранение на случаи на дизайна е задължително включва:

на корицата дизайн на нещата в установената форма;
номерацията на листовете в случая;
Изготвянето свидетел лист, потвърждаващо броя на бланка, в случай;
изготвянето на опис на вътрешните работи на документите (когато е необходимо);
свързващо вещество или свързващ случай.

На корицата на делото заяви:

името на организацията;
бизнес индекс на номенклатурата на делата на организацията;
заглавие бизнеса;
дата бизнес (датата на личното дело е подписване датата на приемане на поръчки и освобождаване от длъжност на служителя);
броят на бланка, в случай.

След изготвянето на списък на делото да бъде сложен на корицата на броя на опис и срок на годност на случая.

Експертна оценка на документи и дела

Разглеждане на случаи, извършени в няколко етапа:

в подготовката на обхвата на случаите и определяне на срока на годност на всеки отделен случай. въведена в номенклатурата;
по време на формирането на нещата;
при получаването на случаи за прехвърляне на архивно съхранение.

Изготвяне запаси

Опис на дела, включително и на персонала, се изготвя по установената форма отделно от инвентара на случаи на постоянно и временно съхранение. Осъществяване опис на делата, следва да се има предвид, че, в зависимост от обема на делата може да представлява отделни поръчки опис на персонал и финансови документи и лични файлове или образуват Т-2 карта. Където всяка карта се вписва в описа като отделна единица за съхранение. При изготвяне на описа необходимо да се спазват редица изисквания:

всеки отделен случай. въведен в описа, трябва да има независим поредния номер;
Граф попълване описа трябва да отговарят на спецификациите на корицата на делото;
ако описът е доведен повече от същия заглавието, заглавието е изцяло написан първия случай. и вместо другия маркирани с думата "също".

В края на описа е последното ниво за определяне на броя на делата, включени в този списък.

След изготвянето на опис, подписан от създателя, парафирана от ръководителите на структурните подразделения на документите, които са включени в списъка, одобрен по предписания начин с експертната комисия на организацията или, ако организацията е регистрирана с държавни (общински) архивни институции, от експерт и комисионна инспекция управляващ орган архивна дейност в дадена територия и одобрена от ръководителя на организацията.

Във всяка структурна единица (обслужващ персонал, счетоводство) се изпращат един майстор копие на описа на прехвърления файл случаите. Архивът на организацията трябва да остане поне две копия от списъка - един работник, другата - безопасността. Трябва да се има предвид, че в организацията на файла прехвърля частни въпроси и карти под формата на Т-2 само съкратените работници, предприятия, работещи служители, се съхраняват в рамката, която е единствено отговорен за осигуряването на тяхната безопасност и издаването на необходимата информация.

Работа с Заявки

Примерни счетоводни документи, получени от кандидата за необходимите години на заплата прави организацията на счетоводители, които подават работник. ако е необходимо, представя необходимите счетоводни документи. заплата Sample задължително заверени от счетоводител, останалата информация - архив служителя. Мотивационно писмо, върху бланка на организацията се подписва само от ръководителя на организацията, или негов заместник. препратки Архив задължително подпечатани организация.

документи за персонала от архива могат да бъдат дадени за временно ползване само на организации на работниците, ръководителят на структурното звено, в която работи, или ръководителя на организацията. Останалата част от работниците в документите на персонала не е нужно права за достъп. Издаване на нещата само до получаване на работника или служителя, който е издаден по делото, в списание или картотека издава счетоводни въпроси.

Архив ликвидирани организация

Когато една организация или организации, на документите, предадени правоприемник или правоприемници функции. В тяхно отсъствие (например поради несъстоятелност) - депозирани в държавни или общински архив. Преди прехвърлянето на дела на задължителните проверки за наличието на документи, както и тяхната Научно-техническа обработка. Документите се изпращат наследник организация или на държавни (общински) архива само на материалните запаси. След като прехвърлянето е в резултат на установената форма, се изготвят в която фиксираната сума, техническото състояние на прехвърлените случаи е налице липса на делата. И по описа на делата са приложени към акта. който се подписва от председателя или от Комитета по ликвидация или синдика.

Обявления за бъдещи номера