Документ като носител на информация

Предпоставка за добро управление, осигуряване на устойчиви конкурентни дейности на фирмата е неговата информационна сигурност. Има два вида информация:

- технически, технологични - методи за производство, продукти, софтуер, ключови показатели за изпълнение, резултати от изпитвания и др.;

- бизнес - прогнози, стратегия за действие, изследвания, база данни и други [15, s.16-20].

Според информацията се отнася за информация за лица, обекти, факти, събития, явления и процеси, независимо от тяхното представяне. Всяко решение за управление винаги е въз основа на информацията по въпроса или на управлявания обект. От обективност, надеждност, навременност и пълнота на информацията зависи от навременността и правилността на решението. носител на данни (т.е., в резултат на отражението на факти, събития, обекти, явления от обективната действителност и човешки умствената дейност) изпълнява документ.

Документи - основен предприятието информационни ресурси, работата, която изисква правилната организация. Документите предоставят информация за управление на подкрепа на вземане на решения на всички нива и се придружават със запазване на всички бизнес процеси. Документ произхожда главно за осигуряване на информация и да я даде правна сила. Латинска Documentum - удостоверение за доказване ТА.

Какво е документът?

Терминът "документ" се използва широко във всички сфери на обществения живот и се разбира по различен начин в различни дисциплини, и поради това е необходимо всеки път да се уточни коя стойност е вграден в него, за решаване на теоретични и практически проблеми. [27, стр.25].

JN Stolyarov предложена му определение на документа: "Документ - обект, който позволява да се извлече от него необходимата информация" [36, стр.17]

В края на XX - XXI век. - време информация "бум" се превръща в едно общество на информационните процеси и създаването на глобални компютърни мрежи. Промяна на ценностни ориентации на компанията, преструктуриране на книгоиздаването система доведе до растеж на видовете, както и разнообразието на документи на съдържание, придобиването на нови обекти се дължи на материали, които да отразяват реалностите на днешния живот (например, нетрадиционна медии, публикации, и така разрушително съдържание. Г.).

Документи са разнообразни по съдържание, влезте информация записване и възпроизвеждане на система, основана материали и конструкции, т.е. те са класифицирани, и това е залегнало в стандарта ГОСТ. В документа се класифицират според:

- тип документ по своето предназначение.

Има няколко възможности за класифициране на документи.

По произход - официален и личен

По спешност - спешно, не спешно

Според публичност - тайната, най-добре тайна, за служебно ползване, некласифицирани.

В форма - модел, индивидуално

Според условията на съхранение - временно съхраняване, в дългосрочен план, постоянно

Поради естеството на информационните връзки - входящ, изходящи и вътрешният

Според вида на носителя - хартиен, електронен

Особено необходимо е да се направи разграничение класа на административни документи, които включват:

- организационни документи (устав на инструкциите на предприятието с персонала, служителите на работни места);

- регулаторни (директиви, заповеди, решения);

- документи за персонала (трудови книжки, договори с работниците и служителите, лични въпроси на работниците и служителите).

Така фиксиране документ (показване) информация, е осигурено гарантира, нейното съхранение и натрупване, възможността за прехвърляне на друго лице, повторна употреба, се връщат към информацията в BPE-За себе си. Като документ среда за съхранение служи като основен елемент от вътрешната организация на всяка институция, вх-среда, компанията, която осигурява взаимодействието на техните части. Информацията е etsya основа за вземане на управленски решения, е доказателство за тяхната ефективност и източникът на обобщения, както и материали за справка и изследователска работа. Управлението процент Dey Flow и документ служи като предмет на работа, и в резултат на работата, тъй като решението е записано, е прикрепен към документа. [27, стр.28]

В документа се да има правно действие, процесът на създаването му е в регулация и се извършва в съответствие с установените правила. Това се подчертава в дефиницията на даден документ в закона "На информация, информатизация и защита на информацията", "документирана информация (документ.) - информация, фиксирани върху носител материал с реквизити, които позволяват да го идентифицират" [2]

Термините "документа" и "документален информация" в закона се третират като синоними. Документирана информация, определена като фиксирана върху материал приносител с реквизити, позволяващи идентификацията му. Съгласно данните на документа се отнася до "задължителен елемент на официални документи" [35, s.18-23]

Някои изследователи, подчертавайки важността на детайлите на документа показва, че документирана информация означава предпочитаната форма на организация, която се определя като единен набор от:

а) информацията, съдържание;

б) подробни данни позволява да се установи произхода, пълнотата на информацията, степента на сигурност, собственост и други параметри;

Изискванията за водене на отчетност и има общи правила за регистрация на административни документи, които са инсталирани правителствените регулации [8]

Извършване на общи правила документи гласи:

-валидност на документите;

-бързо и точно изготвяне и изпълнение на документи;

-организиране на бързото извличане на документи;

-по-широко използване на компютъра при изготвянето на документа.

Всеки документ се състои от няколко от неговите съставни елементи (дата, текст, подписи и т.н.), които се наричат ​​основни елементи.

Най-важните детайли на документите, използвани в настоящата практика са [Приложение 1]

Особено важно е правилното изпълнение на такива подробности. като дата, подпис, печат, одобрение на врата, която дава правно обвързващ документ.

Всеки документ може да бъде разделена на три основни части:

- заглавната част (която включва информация, разположени в текста);

-по-голямата част (текст и приложения);

-е направен от (документи, намиращи се под текста и приложенията).

E mblema предприятия - конвенционална (символично) графично изображение, регистрирано по предписания начин. В запазена марка изготвяне съкращение комбиниран буквено-цифров и графичен образ може да се използва като организация, лога и т.н. [29, стр.35]

Всички форми на административна дейност, изразени чрез съответните документи: планиране - чрез изготвяне на различни планове, като се вземат предвид - под формата на подготовката и обработката на статистически Coy, счетоводство и оперативно-техническа документация; Ръководство -publishing административни документи; организация - организационни документи; инструктира - под формата на инструкции методичен-кал показания; контрол - чрез събиране на информация в писмен вид, и т.н. По този начин, документация, която е пряко свързана с всички коефициентите-Мами на управление, контролиране на апарати, използвани-нето, като начин и средство за изпълнение на функциите, възложени му. В допълнение, документация често е задължително, се изисква от закона и подзаконовите нормативни актове на държавни ин-систематичен начин.

Но създаването на документ, все още имате много работа с него, за да се вземат под внимание EV-Stegeman, така че за него може да направите запитване, трансфер на художника, наблюдава изпълнението му, освен, и т.н.

Глава II Теоретично основа за изграждане на документ