Чуждестранна делегация, за да не се загубят лицето

Чуждестранна делегация: как да не загубят лицето

Разграничаване посещение официална и бизнес, офис, има определена дестинация и включително преговори, консултации и други подобни

Така че, сте научили, че делегация на чуждестранните посетители пътуват до вас ...

Като правило, подготовката започва през месеца: в списъка на членовете на делегацията, както и планираните организационни въпроси. Лицата, отговарящи за събитието не трябва да са много - не повече от 3-4 души, в противен случай рискувате да се изгубите в разпределението на отговорностите.

Трябва да предупредя, че гостите българските закони позволяват безмитен влизане на територията на България до 35 кг товар на стойност до 65,000 рубли. Всичко, което свърши, трябва да се плати в размер на 30% от митническата облагаема стойност и 4 евро на килограм. Що се отнася до пари в брой, не е обявен в размер на 10 000 щатски долара Не забравяйте, че в случай на нарушение на правилата на наказателна отговорност.

Могат да внасят до 2 литра алкохол на човек. Незаконни наркотици и психотропни вещества, могат да носят един човек, страдащи от рак, по отношение на разположение от лекар (в размер не по-голяма от тази, посочена в сертификата).

Обикновено, гости и партньори, които са пристигнали на посещение в България, се срещнаха на летището с табела, че "проблемите" в теб, получаващи страна. Запознаване, като правило, се провежда в залата на официална среща на делегациите. Служителят, отговорен за това събитие, трябва да:

1) резервирате маса, след като поръчате чай / кафе за гостите;
2) да се съберат на паспорта за регистрация;
3) да се грижи за багажа;
4) да организира трансфер от летището.

На първо място, водачът трябва да знае точно къде да се вземе посетители. Също така трябва да бъде готов да Ви помогне и място за багаж.

От друга страна, ръководителят на делегацията се разпределят отделна машина. Ако поръчате седемместен микробуси, брой на броя на автомобилите в размер на 4-5 души на миниван.

Трето: в транспорта е необходимо да се осигури присъствието на вода. Можете също така да дават на гостите програма на посещението, така че те имаха възможност да се запознаят с набор от събития, по-рано.

В офиса, като правило, делегацията се срещна с ръководителя на протокол служба. Задача асистенти - предварително книги лифтове. Ако един асансьор или недостатъчен брой лифтове, някои от гостите могат да бъдат настанени в общата стая, изпращане на "страните", за да избегнете тълпите близо до асансьора. Погрижете се и за отделния човек (ако е възможно) в тоалетната на ръководителя на делегацията.

На първо място, винаги е представена от делегация на страната домакин.

Като правило, целта на пристигането на чуждестранни гости е договарянето. Трябва да се има предвид, че различните броят на служителите може да бъде включен в преговорите - но, ако дойдете да посетите три вицепрезидента, тогава трябва да има широк състав. И обратното. Също така имайте предвид, че ако част от страните, преговарящи гостите включва асистент-мениджър, той трябва да е на ваша страна.

преговарят знамена са поставени, ръцете също без значение, ако не се отчете поне министър.

Преговори в тесен състав може да продължи до 40 минути, в широк - до 1 час и 20 минути. Обикновено, когато един тесен структура на преговорите на участниците не се проведе на кръглата маса.

"Къщи" с имената не са необходими, ако броят на хората, не надвишава осем души, особено ако една малка заседателна маса. На българските двустранните преговори постави "къщи" на руски по rossiyskoinostrannyh - двуезично. Font - Arial, 65-70, мазна. На "къща" референтен тип госпожо / господине, не се изписва на български версия изисква imyaotchestvo!

Например:
Петров
Петър Петрович
или
Petr П. Петров.

Лидер трябва да има план за сядане, че е съставен от мястото си за по-лесно четене. Гостите са направени за сядане с лице към прозореца.

В центъра - основният гост на делегацията, от лявата му страна преводач, след това в дясно от главния гост - вторият човек е от значение, в ляво - на трето, и така нататък. Ако състоянието е един и същ, а след това за сядане хората правят по азбучен ред. Жените не могат да седят на ръба, дори и ако това съответства на официалното командната верига.

Що се отнася до размера на масата, всеки човек трябва да бъде най-малко 70 см ширина, рецепция - не по-малко от 90 см.

Предварително трябва да бъдат загрижени за наличието на вода на масата (не газирани, за предпочитане в стъклена бутилка и българска продукция), очила (в никакъв случай не е необходимо да ги включите), моливи и тетрадки, както проведен в един функции корпоративен стил. Ако има храна, предимство се дава бонбони в опаковки и nerassypchatomu черния дроб.

Храни, чай и кафе се изведе отдясно, се изкачи на ляво. Ако броят на участниците повече от 15 разговори, не се сервира чай / кафе.

Първо, обслужвана от главата на гостуващите делегации, а след това на ръководителя на приемащата страна, а след това на жените, след това останалата част от гостите на хотела.

Желателно е, че договарянето е шкафове. Трябва също така да се гарантира наличието на отделен лъжици кафе и чай.

Размяната на подаръци, най-често се появява в края на преговорите или на церемонията по подписването. Подаръци обикновено са представени в ясно.

По закон, България подаръци на стойност по-малко от $ 40 Желателно е, че подаръците са направени в България и най-важното, дали са подходящи по размер. Не забравяйте, че цветята не дават на мъжете в бизнес средата. По-добре е да се предвиди подаръци наведнъж, че не е доказано копчета за ръкавели с диаманти, от една страна, а от друга карта. Не забравяйте да предупреди за необходимостта от писмена декларация на картини и статуи (често това е взето на културните ценности на подарък) при пристигането си в България.

Често посетителите дават черен хайвер. Имайте предвид, че можете да вземете повече от 250 грама на човек.

Визитки за подаръци не трябва да съдържат всякакъв контакт, само името и заглавието, това е по-добре да се залепи двустранен лепенка. Да не забравяме, че "изпълнителен директор" на правилата на българския език (и все още не е бил отменен) написан с малки букви!

На церемонията по подписването може да има тържествена форма. В този случай се препоръчва да се практикува по-рано. От организационна точка - това е необходимо за получаване на таблетка, писалка (синьо мастило, въпреки че Кремъл - черно). След подписване става за пиене шампанско (1 бутилка за 6 души).

В допълнение към преговори и делови срещи, гости, разбира се, ще осигури забавления. Те са разделени на ден и вечер. До деня (9-12) включват закуска, чаша шампанско, чаша вино. Тези събития могат да бъдат посетени в работни дрехи. Вечер (от 12 до 21) - обяд, вечеря, коктейл, бюфет, закуска, вечеря и др. - предполага специално покана и форма на дрехи.

Ако мястото, което сте избрали една стая в неговата компания, аз веднага се сблъскват с въпроси като: кой служи, къде да се вземат мебелите, ястия, храни, къде да ги съхранява, и т.н. Затова е по-добре да се свържете с най-специални ресторанти, хотели и кетъринг компании. Трябва да се отбележи, че понякога службите за обществено хранене е по-висока от цената на събитието в ресторанта.

Разбира се, бюджетът зависи от финансовите възможности на фирмата. Но все пак не се препоръчва прекалено скромен, или, напротив, надут събитието.

Не забравяйте да направите непланирани разходи от 10-20% от общия брой. Всъщност те са в дългосрочен план не може да се харчат, но какво ще правиш, ако изведнъж се увеличи броят на гости или на цените ще се покачват.

При организиране на събития, не забравяйте да обърнете внимание на такива важни аспекти като

• Паркинг (ponadobitsyavremennoe да отцепят района)
• чистотата на територията (отстраняване на сняг, лед, мокри листа)
• гардероб (наличие на огледала в стаята, броят на закачалки, банкети, за да промените обувки)
• Санузел чистота (струва си да се обръща специално внимание на персонала в този момент)
• украса на залата, маси,
• работи (не забравяйте да проверите на микрофона).

Желателно е да се осигури присъствието на доставчиците на сигурността и здравеопазването.

По отношение на поканите за гости, поканени да се обади няколко пъти, като се уточняват тяхното присъствие, проверете дали вашето име, длъжност. Ако една жена е главен гост на събитието, и съпругата му трябва да бъде собственик на банкета, и неговото обкръжение. Въпреки това, ако вместо гост на няколко идва с секретарка, приятел или дори дъщеря - би било Mauvais тон.
Не забравяйте, че когато сядане двойката не трябва да седне до техните съпрузи.

Необходимо е да се вземат под внимание религиозните и медицински характеристики на организацията на вечерта, особено когато поръчване на храна. Високи нива банкети обикновено включва набор от студени и топли храна, супа, втора антена за избор (месо или риба).

Меню ако сред присъстващите - на гостите повече от две националности, че е по-удобно да се направи папка с вложки на различни езици. Ако двустранен меню вляво на опцията е поставен на руски, в дясно - на езика на народа.

Спазвайте стриктно поддържане на списъка на присъстващите, тъй като се основава на заключението на събитието, което ще бъде в състояние да направи оценка на целите на банкета и да се избегнат грешки в е постигнат в бъдеще.
На добър час!

Kamasutra за говорител - Радислав Gandapas