Знайте, Intuit, лекция, семинар

9.8. Планиране и отчитане на проекти

Правилното планиране - половината път към успеха, когато става въпрос за изпълнението на комплексни информационни системи. По време на стартиране фаза на проекта, специалисти на фирмата си заедно с външни консултанти, изпълнителят определи нуждите на бизнес плана и изработката на прилагането на системата. Те също така определя методите на конвертиране на данни и формулиране на рисковете и оценка на успеха на проекта.

Въз основа на информацията, събрана по време на предварителните срещи по проекта, създаване на сборник с графика на проекта. Този план е основен указател към движението от един етап към следващия проект. Планът се актуализира с напредването на проекта, за да отговори на всички изисквания, които не могат да бъдат ясно идентифицирани в ранните етапи. В допълнение, експертите на екипа по проекта наблюдават всички възникващите трудности и ограничения - да присвои чрез система за управление на дадена заявка за да прави промени в графика на сборника на проекта и документация.

Всичко това се прави с цел да се осигури "Управление на очакванията", т.е. направи процеса на изпълнение на проекта възможно най-прозрачни за всички участници. Във всеки един момент, независимо от това колко далеч текущия план проект се разви по отношение на първоначалната концепция на бизнеса, проектът отговаря на очакванията на клиента по времето, обема на извършената работа, функционалността на системата. Когато този проект е в съответствие с очакванията на компанията и доставчиците на решения по времето, бюджет, натрупване на професионален опит.

График на събитията, представени в графика на проекта, въз основа на ключови контролни точки, които се определят от изискванията на бизнеса и корпоративни правила. Например, може да искате да се помисли корпоративни събития или празници, които попадат върху продължителността на проекта, определя времето за инсталация и конфигуриране на хардуер и софтуер, в съответствие с графика си за доставка да завърже крайния срок на проекта като цяло или на някой от нейните етапи на ключови събития (най-горе продажби сезон, сливане, общото събрание на акционерите, и т.н.).

Планк-лесният начин за създаване на график за проект в среда Microsoft Project или друга автоматизирана система за управление на проекти, които са били приети във вашата компания или изпълнителя. От съществено значение е, че тази система може да създавате отчети на всеки аспект на текущото състояние на проекта, следене на основните контролни точки, забавянето в програмата, за да се сравни с първоначалния план съществуващата в момента напредък.

Мониторинг на напредъка на проекта се осъществява въз основа на официален доклад за състоянието (доклад за състоянието), както и неформални срещи и дискусии. Този подход позволява да се разрешат всички проблеми и противоречия в ранните етапи на техния произход и да се гарантира, че усилията за въвеждане на подходящи задачи, определени в документи източници.

Чрез използването на графика на проекта се постига със следния текст:

  • Управление на взаимодействието между членовете на екипа по проекта, координацията с висшето ръководство.
  • Идентифициране на потенциални проблеми предварително, за да намерите най-евтините и най-ефективните начини за справяне с тях.
  • Помощ професионалисти изпълнител и участие на клиента в процеса на планиране на времето на служителите си по проекта, за да се осигури предварително отпуск, празници и други график конфликти.
  • Изчистване на изчисляване на необходимите ресурси на клиента и изпълнителя за изпълнение на задачата, контролира отговорност - кой е отговорен за това, което задачи и какви ресурси са по този начин участват.
  • Официализиране приемане на резултатите от процедурата.

9.9. Основните етапи на изпълнение на

CRM проект внедряване на системата се състои от следните стъпки (някои от тях могат да се извършват паралелно):

  1. планиране на изпълнението:
    • Срещата за стартиране на проекта (Първа среща).
    • Събиране на изискванията на бизнес потребителите.
    • Създаване на структура разпределение на работата.
    • Разработване на обобщен график на проекта.
    • Одобряване на подробното описание на обхвата на работа.
  • Идентифициране на потребности и проектирането на системата:
    • Разработване и документиране на високо ниво архитектура на системата.
    • Разработване и документиране на модела на данни.
    • Разработване и изгледи на документи (екрани) приложения - предприемачи, контакти на потенциални сделки и др ..
    • Определяне на потребителите и техните права за достъп.
    • Разработване и документен формат да се интегрира със съществуващите информационни системи.
    • Анализ и усъвършенстване на модела на данни.
    • Проектиране и документиране на схеми за преобразуване на данни (логично, съдържаща препратки таблици и полета за данни в интегрирани системи).
    • Одобряване на окончателната документация на архитектурата на системата.
  • преобразуване на данни:
    • Разработване на подробна схема за преобразуване на данните.
    • Внос Script развитие.
    • Развитие на пречистване / скриптове преформатиране на данни (ако е необходимо).
    • Изпълнение на преобразуване на данните.
    • Валидиране на преобразуване на данните.
    • Работещи архивиране на данни механизъм.
    • Одобряване на резултатите от конвертирането.
  • Монтаж и внедряване на системата:
    • Конфигуриране на сървъри, мрежи, инсталиране на софтуера на системата.
    • Инсталиране на базата данни.
    • сървър Настройка синхронизация на данни (ако е необходимо).
    • Създаване подобрения алфа и новоразработени компоненти.
    • Инсталиране на конвертираните данни.
    • Тестване на алфа версия изпълнения и компоненти.
    • Конфигуриране на системата за потребителите на бета тестване.
    • Въвеждане в експлоатация на първата група от потребители.
    • Одобряване на окончателните версии на приложението.

    Срещата за стартиране на проекта (Първа среща)

    Много важно събитие в историята на изпълнението на проекта. Напрежението, свързани с процеса на подбор и система за доставчика, вече е зад нас. От друга страна, участниците в проекта все още не са се сринаха в една рутинна внедряване, мнозина дори не са наясно с тяхната роля в проекта. Правилно проведе среща за стартиране на проекта може да спести нервите и ресурси в следващите етапи, когато оправдания от рода на "мислех, че (а) какво да правя takѕ" и "никой не ми каза, че трябва (да) се подготвят тези dokumentyѕ" започват да се рушат с всички страни.

    По време на среща за стартиране на проекта се разглеждат следните въпроси:

    • Специфични цели на проекта, които следва да постигнат.
    • планове за развитие и графици за изпълнение.
    • Разпределение на отговорностите и ресурсите.

    Наличието на ясна представа за поставените цели, професионален екип на изпълнителя по-добре да се идентифицират ключовите етапи и събития. Приоритети в момента на стартирането на проекта могат да се променят значително в сравнение с тези, които са били формулирани по време на предварителните дискусии. По време на срещата за стартиране на проекта се определят с помощта на взаимодействие между членовете на екипа, както и формата на отношенията с други членове на фирмата-клиент.

    график на проекта

    След среща за стартиране на проекта, екипът на проекта трябва да има необходимата информация за оформлението на процеса изпълнение, разпределението на ресурсите, график и разпределение на задачите между изпълнителите - за идентифициране на потребности, конфигурацията преобразуване на данните, монтаж и система, тестване и интегриране. Графика на срещите на екипа на проекта, интервюта с ключови мениджъри и персонал по проекта, наличието на хардуер и софтуер - всички тези параметри не могат да бъдат пренебрегвани, за да се гарантира, че процесът за създаване, тестване, инсталиране, обучение и интеграция ще продължи в рамките на предвидените граници.

    Планът включва ключов момент за контрол, действията на отговорните служители от двете страни. Първоначалният график, който може да се направи на сцената на решението за подбор трябва да се разшири и се актуализира в съответствие с текущите нужди на бизнеса. След одобряване на графика за клиента е основа за по-нататъшното развитие на проекта.

    Определяне на функционалните изисквания

    Като част от тази фаза на проекта е необходимо да се определят нуждите на всяка група от потенциални потребители на системата. Определяне на функционалните изисквания включва серия от интервюта, проведени от членове на екипа на проекта с мениджърите и служителите на различните отдели на компанията. Чрез тези интервюта ние определяне и описание на следните елементи на бизнеса:

    • Общото време на бизнес процесите.
    • Съществуващите затруднения преминаване на бизнес процесите.
    • Подробно познаване на най-критичните нужди.
    • Системни параметри на системата.
    • до работното място изисквания за безопасност.
    • Има нужда в системните настройки.
    • Общи функционални изисквания за интеграция с други приложения;
    • Изисквания, които попадат извън възможностите на софтуера (като например промени в процедурите и работните норми).
    • доклади на главния иск.

    На този етап експертите не се опитват да изградят подробно проектиране на системата, а просто се идентифицират ключовите функционални изисквания и приоритизират по важност и сложност на изпълнение за всяка от изискванията. Те също се опитват да определят най-ефективните начини за постигане на целите на управлението на взаимоотношенията с клиентите. Предизвикателството е не просто да се движат съществуващите процеси към новата платформа, но също така и да се намерят начини за подобряване на тяхната ефективност чрез използването на нови технологии и системи функции.

    В края на поредицата интервю подготвя документ за функционалните изисквания. Тя определя всички основни функционални изисквания. Тя също така идентифицира най-важните изменения трябва да се направят в системата преди това ще бъде възможно да се проведе обучение на потребителите и инсталирането на приложения на работното място.

    Този документ е от съществено значение не само за формално определи функциите, които системата трябва да изпълняват. Той също така дава възможност на дружеството за управление на клиента, за да вземат информирани решения за използването на съществуващия бюджет за тези задачи, които са най-висок приоритет и по този начин имат минимална цена на изпълнение.

    Ревизираната система CRM

    По време на екип за изпълнение на проекта извършва преразглеждане на системата в съответствие с изискванията на бизнеса. Всички промени и подобрения са разделени на етапи, в зависимост от приоритета на задачата и сложността на изпълнението му. За всяка фаза определя кои функции да бъдат приложени. Доколкото е възможно, всяко изискване е разделена на минималните единици, които могат да бъдат използвани и тествани индивидуално. По този начин, максималната скорост се достига разбрах функционалност в експлоатация за крайните потребители да им предоставят възможност да изпробвате тази функция, и да започнете да го използвате.

    Всяка ревизия е документирано и одобрени преди започване на изпълнението му. Всяка промяна в оригиналната система с оценка на ресурсите и периода от време, необходим за изпълнението и тестването на функцията. подобрения Форма документиране включва следните опции:

    • Кратко описание на необходимите промени.
    • Пример форма екран, шаблон за отчет или друг материал, който описва най-желаните промени.
    • Приоритет ранг на тази промяна.
    • Оценка на необходимите ресурси за изпълнение (в човекодни).
    • Прогнозната стойност (ако е приложимо).
    • Оценка на възможното въздействие върху графика на проекта като цяло.

    След одобрението на промените от страна на клиента, той е включен в графика на проекта, за да ги предостави на съответните ресурси. След това клиентът получава актуализирана график на проекта, като се отчита новата задача.

    Ние вярваме, че най-добрият начин да се създаде добра система - в постоянен контакт с крайните потребители на системата в процеса на вземане на подобрения в него и промяна. Когато задачата да финализира одобрена и въведена в експлоатация, специалистът прави необходимите корекции в системата и веднага ги представя на потребителите да получат обратна връзка от тях. Често, необходимите промени могат да бъдат направени в рамките на няколко минути и веднага на мястото са представени за разглеждане, ако вградени архитектурни инструменти за проектиране (като SalesLogix архитект или Siebel Tools) го позволява. По този начин, потребителите имат възможност да участват в процеса на изграждане на системата, преди да обучава използването й.

    За всяка фаза на въвеждане, който извършва усъвършенстване на системата, изпитванията се извършват въз основа на данни от изпитвания във формата и структурата на съответните реални данни. След това, системата е тествана с помощта на копие от действителната база данни. След достигане на необходимите целостта и ефективността на системата параметри в него да се направят съответните подобрения, които след това бяха тествани на данните от изпитванията, и след това - върху копието на актуалните данни. Само когато е постигнат целостта на системата, то се инсталира за тестване в настоящата бизнес среда на предприятието (успоредно със съществуващите бизнес процеси).

    преобразуване на данните

    Ако не съществува информация за клиентите в електронен формат, той обикновено може да се превърне видът на всеки CRM-система. най-удобните файлове с формат за преобразуване е ", разделени със запетая текст" (* .csv). Повечето програми за управление на информация за контакт - като Microsoft Access, Excel предоставя възможност да изнася.

    Възможно е също така да се свърже данните директно от таблицата на отдалечена база данни, като например достъп, Oracle или Microsoft SQL. В бъдеще, тези връзки между таблици могат да бъдат използвани, за да импортирате данни.

    Във всеки случай, интегратори имат нужда от вашата помощ, за да се определят специфичните изисквания за преобразуване на данните. За да се избегнат всякакви неприятни изненади, само в крайните етапи на проекта, е необходимо както за определяне на изискванията за преобразуване и обема на работата, в ранните етапи на проекта може да бъде по-подробна.