Законно значителен електронен документ

Повечето съвременни ECM разработчик ще гарантира, че всички документи, в тяхната система е законно значителни. Въпреки това, този термин често всеки интерпретира по свой собствен начин.

Какво имаме предвид под правното значение на документа? Що се отнася до хартията и за електронен документ е неговата доказателствена стойност, например, в арбитражни съдилища. В определенията на ГОСТ Р 51141-98 "канцеларската работа и архивиране. Термини и определения "правна валидност на документа -" свойство на официален документ, изпратен му от приложимото право, компетентността, издава неговия авторитет и установена процедура за регистрация ".

Как е правната валидност на документа, по принцип? На първо място, чрез задължително присъствието в него на определени данни (в зависимост от вида на документа) и правилата на техните записи дисплей комплект стандарти и други нормативни актове. На второ място, с помощта на компетентност на съответствието, т.е. правото да подписва официални документи от този вид. И, трето, правния статут на документа, предвиден от гаранцията на нейната цялост и автентичност.

Защото ни харесва или не, на хартиен документ е исторически основно, всички условия, необходими за неговото "доказателствена стойност", се прилагат и за електронния документ. Въпреки това, той не би бил такъв, ако тя не съществува за него, между другото, си, допълнителни условия, които да гарантират правна значимост поради специфичния начин за създаване, прехвърлянето, обработката и използването на документа в електронен вид.

Така например, необходимостта от регулиране на използването на електронни документи за взаимодействието на участниците в автоматизираната система чрез създаване на специален документ: регламент за използването на електронните подписи в отделна SED или Споразумението за използването на електронни подписи, условията на които трябва да бъдат приети от всеки участник на системата. В този документ, включително разпоредбите, трябва да се направят в следните направления:

Електронните документи, сертифициран електронен подпис, и използва взаимодействието на играчи, имат валидност, равна на документи на хартиен носител с оторизиран подпис и печат на организацията.
Като част от системата за обмен на електронни документи се извършва само между регистрираните участници.
По време на обмена на електронни документи и проверка на тяхната автентичност страна да спазва последователността на действията си.

В допълнение, трябва да се гарантира, че условията за признаване на еквивалентността на електронни и саморъчен подпис, законодателството:

сертификата за подписване ключ, принадлежащ към електронен цифровия подпис, не е загубил силата (сила) по време на инспекция или в момента на подписване на електронния документ в присъствието на доказателства, за да се определи времето на подписване;
потвърди автентичността на цифровия подпис в електронен документ;
електронен цифров подпис се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата на ключа за подпис.

Най-успешното изпълнение на тези изисквания чрез използването на инфраструктурата от надеждна трета страна, която с помощта на специална услуга осигурява удостоверяване на подписа чрез проверка на сертификата за подписване ключ към момента на подписване на електронния документ и обезпечаване на доказателства, за определяне на момента на подписване (т.е. поставило печата време).

Електронните документи, създадени и подписани от външна система за електронен документ, в който автентичността на електронен подпис потвърдена от надежден услуги на трети страни, имат достатъчна доказателствена стойност, които се използват в съдебни производства.

В резултат на производството Арбитражния съд, предоставена от претенцията на ищеца за възстановяване на глоби. Делото е спечелил голяма степен се дължи на факта, че жалбоподателят е имал всичко правилното документи. По този начин, на практика, тя е била потвърдена от правния статут на електронни документи, да създавате и да влезете в управлението на външен документ, когато изпълни всички тези условия, за да се гарантира правната стойност на електронен документ.