Въз основа на архивната работа

4.1.8.6. Индексирането на материалните запаси

Показалки - архивни справочници, които са азбучен, систематичен или изготвен в някой списък друго основание на имена (наименования) на обектите, посочени в архивни документи, с посочване на техните данни за търсене).

Показалки са част референтна система опис на файлове, документи 1 и се приготвят да се осигури бързо търсене на необходимата информация в списъка.

Указатели към запаси попадат общи и специфични [2]. Честите признаци могат да включват: предмет, име, географски, хронологичен. Специални знаци - институции, периодични издания и др

За една инвентаризация, групови запаси един фонд няколко различни указатели могат да бъдат формулирани, за да се допълват взаимно.

Наименование на видове и сортове на документи, които не могат да бъдат включени в индекса на описа.

Основните изисквания за изготвяне на насоки - пълнота, т.е. отражение на най-важните понятия в текста, както и точността, т.е. Правилното определяне на понятието, а местоположението му в списъка.

Строителни признаци

Основният елемент е индикатор за позиция, състояща се от обективни понятия и данни за търсене.

Позиция могат да бъдат:

Химическа промишленост ... оп. 1, д. 12, оп. 2, д. 17.

Иванов VI ... дд. 3, 7.

комплекс. като определение или подпозиции към категорията;

Химическа промишленост, управление на производството ... оп. 1, д. 12.

Иванов Владимир Иванович (1900-1973), член на Съюза на писателите. DD. 3, 7.

жена. т.е. имате две или повече подтеми.

- Силикатна ... дд. 22, 19.

- производство амоняк ... дд. 8, 17.

В зависимост от структурата на различни колони Указатели глухи и обяснителни бележки (къси и дълги).

Глухите се наричат ​​показалки позиции, които включват само имената на концепции и справка информация.

Пример: School ... оп. 1, д. 12, оп. 2, д. 17.

Анотирани наречени указатели в графата, която, освен че се отнасят за концепции и референтните данни включва обяснения и определения.

Накратко анотиран индекс - Шереметев Борис Петрович (1652 - 1719), граф.

анотиран пълен индекс - Шереметев Борис Петрович (1652 - 1719), Българската Командирът на Великата Северна война, дипломат, фелдмаршал (1701). През 1706, издигнат до достойнството на графа българска държава.

Между синонимни понятия понятия в сбит и пълна форма, видове и родове концепции и т.н. връзката се осъществява чрез използването на обща референтна - "види." и частния - "виж. както добре. "

- от синоними не се приема като позиции и подпозиции: виж заемен капитал заем ;.

- от редуцираната форма на концепцията за пълна и обратното: вижте НЕП Нова икономическа политика ;.

- от частни, концепцията за вида на доставката. ако индексът прие система за получаване на данни за сравнение само в една сложна категория: плувен см водни спортове ;.

- от втория и следващите групи понятия свързани съюзът "и" или запетая, на първия, фабрики и фабрики см ;.

- от концепцията изрично понятието в обърнато форма: виж банковия капитал на банковия капитал, данните от търсенето в този случай се появяват за ключова дума (на капитала на банките) на ..

- да комуникира с родово понятие за видове. ако представляват отделен индикатор на статията:

иглолистни гори, виж също смърчови гори, борови гори .;

- за понятия, свързани асоциативни връзки:

политика за храните см. и икономическа политика.

предмет индекс

Имената на елементите на индекса са подредени по азбучен ред.

Автор индекс

индекс име съдържа имена, имена, псевдоними, прозвища, прякори. Тя може да бъде скучна и кратко анотиран анотиран пълна. Имената на име индекс на лицата, вписани във формата, в която те са включени в указателя. Това наименование има предимство. Ако основното заглавие се дава непълна (само първото име, прякор, псевдоним), но това е добре известно, пълното име е последвано от името на човек, в скоби. В същото време пълното име е вписано в индекса под съответната буква от азбуката, във връзка с основния обозначаване на лицето в индекса.

- Троцки (Bronstein, LD);

- LD Бронщайн см. Троцки

Ако една и също лице, посочено в индекса под няколко имена, всички данни от информационни и справочни за него са концентрирани под главната името на лицето, за което пословичните приетите имена, споменати в текста. Всички други имена са посочени в скоби след първичната, и където е подходящо указател за справка:

Фамилия, име и презиме, се прехвърлят към показалеца на текущата фонетичен нотация. Стари писане в текста са посочени след датата. в скоби, а също така влезе в указател, отнасящи се до модерната форма.

- Олександър види. Александров.

При споменаването в текста на хора с една и съща фамилия и инициали, имена и бащиното са напълно прави и обяснение, колкото е възможно:

- Фьодоров Матвей Фьодорович (Москва търговец).

- Fedorov Михаил Fedorovich (поет).

- Rozhdestvenskiy Всеволод (поет).

- Коледа V. (художник).

Двойни имена са вписани в специален указател към първата дума, без инверсия:

Чужди имена са прехвърлени на руски транскрипцията, частиците (фон, село, ле уа Ал ди де, и т.н .....), достъпен в тях, са предвидени в последния името и инициалите, ако те не са израснали заедно с името:

географско указание

Дисциплини позиции в географския индекса са имена на държави, административни и териториални единици, морета, реки и други географски имена. Статутът на административно-териториалните единици и т.н. (G - R Orodes М -. Село ...) след името, дадено. Ако определено географско място е преименуван и в текста тя преминава под старото и новото име, наименованието, приета за основна, който е последният в хронологичен ред. Старото име в този случай е показан в непосредствена близост до новото, в скоби. Той също влезе в указател към съответния азбучен ред, във връзка с ново име:

- Ekaterinburg (Свердловск), R .;

- Вижте Свердловск. Екатеринбург.

Трудни географските имена са вписани в индекса, като първата дума:

- Бяла Черква, град

Имена обобщаващи географски или административно-териториални единици са включени в индекса, без да уточнява, във формата, в която те са наречени в текста:

хронологичен индекс

В хронологичен дата индекс събитие или датата на документите са подредени в хронологичен ред. Индексирането е глух.

Пример хронологичен индекс: