влезте входящи документи за какво е и как да се попълва

Малко правила за регистрация на кореспонденция

регистрация поща се извършва в деня на пристигането им в офиса. Всеки ден в офиса има десетки, а понякога и стотици различни пликове, пакети, електронна поща, включително и на "спам": вестници, брошури и други безполезни хартия. Разбира се, всичко това не е необходимо да се регистрирате. Mail, която не е свързана с дейността на дружеството, е необходимо да се филтрира и документи, получени "по случая" - сортиране по темата и не подлежи на регистрация.

Списъкът на документите, които се веднага прехвърля на единицата, заобикаляйки регистрация книгата, обикновено се предписва в инструкциите на документи.

Изключения - официални покани на заседанията и документи на последния параграф на списъка, получени заедно с придружително писмо. Всички други документи, свързани пряко с организацията, които изискват внимание и отговор, не забравяйте да се вписва в корабния дневник. Затова първото правило: всеки важен документ, за да бъдат регистрирани.

Правило три: сериен номер на документа трябва да бъде уникален. Недопустимо е да се регистрирате в една и съща входящо различен брой букви. Това уникален код идентифицира конкретен документ и по-късно проследява съдбата му.

Продължете направо на въпроса за попълване на регистрационна книга. Вход на входящите празни документи, определени в нормативните актове и са еднакви за всички организации, това не е така. В тази връзка, компанията доброволно се установи формата и включват както списание много области, като той се нуждае.

Разбира се, трябва да се спазват от ключово значение за изискванията за списанието:

• Стартира единен вход за всички регистрирането на кореспонденцията да идва на предприятието;
• Номерирането на документи в книгата последователно, започва наново всяка година (началото на новия списание не е задължително да е възможно да се продължи в същата книга).

Що се отнася до броя и имената на колони, всичко зависи от спецификата на организацията, редът на производство, наличието на контрол за изпълнение на документи.

Не забравяйте да направите резервация трябва да бъде графики, което позволява на записи на минималната работна заплата, получени кореспонденция:

Ако входящи документи са много, за да не загубят важни документи осигурява графики, за да правите изходящи имейли подробности (дата, номер, който той бе удостоен с подателя). Това не помага "zadvaivat" еднакви документи (не забравяйте второто правило).

С строг отчет е отделна колона, за да се посочи броят на страници в документа и списък с наличните приложения. Ако вашата организация е решил да наблюдава изпълнението на писма, изпратени до работата, няма да попречи на информация за художника, срок на изпълнение, и слага край на работата с документа. Все още можете да изберете областта за бележки.

Електронно или хартия?

Мнозина все още водят старите списания в тетрадки. За малко количество включен, този метод е доста изгодно. Но за да се проследи съдбата на хартия е трудно: да се намери документ, понякога трябва да преминете през polknigi. Ето защо, в големи организации от хартия трупи дълго изоставени, и водят регистри в компютърни файлове. Можете да Електронна поща дневника на входящите документи, за да изтеглите или да създадете свой собствен в Excel или Word. Тези програми позволяват да търсите, сортиране, задаване на подходящи филтри. В таблицата е удобно да поставите линк към сканирано копие на документа. Достъпът до редактирането на списания, ако те се съхраняват на сървъра на интранет във вашата организация, при условие, един или двама членове на персонала, които отговарят за приемането и обработката на кореспонденция.

Въпреки това, в някои случаи, списание хартия и - особено важно да се регистрирате документи с дълъг срок на годност. Физическата въплъщение на списанието е оправдано в този случай, тъй като тя осигурява по-надеждно съхранение на данни, отколкото електронните медии.

Ние не сте намерили отговор на своя въпрос? Научете как да се реши точно ти е проблема - Обадете се сега:

+7 (499) 703-35-96 (София)
+7 (812) 309-82-63 (София)

Това става бързо и безплатно!